Contract de inchiriere spatiu – model actualizat pentru anul 2026

Contract de inchiriere spatiu – condiții, obligații și clauze esențiale

Contract de inchiriere spatiu este documentul prin care proprietarul sau un alt deținător legal acordă unei persoane dreptul de a folosi temporar un imobil ori o parte din acesta, în schimbul unei chirii. Spațiul poate fi utilizat ca birou, sediu social, cabinet, depozit, atelier, garaj sau pentru o altă destinație stabilită de părți.

Contractul trebuie să identifice exact spațiul, durata folosinței, chiria, garanția, utilitățile, reparațiile și condițiile de încetare. Locatorul are obligația să predea bunul, să îl mențină într-o stare corespunzătoare utilizării și să îi asigure chiriașului folosința liniștită și utilă pe durata locațiunii.

Destinația spațiului trebuie precizată expres. Un imobil închiriat pentru birou nu poate fi transformat automat în restaurant, atelier sau unitate medicală fără acordul proprietarului și fără autorizațiile necesare activității respective.

Ce trebuie verificat înainte de semnarea contractului

Chiriașul trebuie să verifice dacă persoana care oferă spațiul este proprietar, uzufructuar sau deține un alt drept care îi permite închirierea. Pentru un imobil este utilă consultarea actului de proprietate și a unui extras de carte funciară actualizat.

Dacă spațiul aparține mai multor coproprietari, trebuie stabilit cine semnează contractul și dacă este necesar consimțământul tuturor. În cazul în care locatorul este el însuși chiriaș, trebuie verificat dacă închirierea principală permite subînchirierea.

Înainte de plată trebuie analizate și starea instalațiilor, accesul, utilitățile, suprafața reală și eventualele sarcini. Pentru un spațiu destinat desfășurării unei activități economice trebuie verificat dacă destinația juridică și tehnică permite obținerea autorizațiilor necesare.

Elementele care trebuie clarificate înainte de predare

Ce trebuie să conțină un contract de inchiriere spatiu

Documentul trebuie redactat suficient de clar pentru ca drepturile și obligațiile să poată fi aplicate fără negocieri suplimentare. Descrierea imobilului numai prin adresă poate fi insuficientă atunci când este închiriată doar o parte dintr-o clădire.

• datele complete ale locatorului și chiriașului;
• actul din care rezultă dreptul locatorului asupra spațiului;
• adresa, suprafața și identificarea cadastrală a imobilului;
• destinația permisă și activitățile interzise;
• durata contractului și condițiile de prelungire;
• chiria, garanția, utilitățile și penalitățile aplicabile;
• regulile privind reparațiile, amenajările și accesul proprietarului;
• condițiile de încetare și obligațiile la predarea finală.

Contractul poate avea ca anexe planul spațiului, inventarul bunurilor, fotografii, indexurile contoarelor și procesul-verbal de predare-primire. Aceste documente ajută la stabilirea stării inițiale și la diferențierea uzurii normale de deteriorările produse de chiriaș.

Durata contractului și prelungirea sa

Închirierea poate fi încheiată pentru o perioadă determinată sau fără o dată finală precisă. Codul civil stabilește că locațiunea nu poate avea o durată mai mare de 49 de ani; dacă părțile înscriu o perioadă mai lungă, aceasta se reduce de drept la 49 de ani.

Pentru un contract determinat trebuie precizată data exactă de început și de sfârșit. Părțile pot conveni că prelungirea se realizează numai prin act adițional sau că raportul continuă dacă niciuna dintre ele nu notifică încetarea.

Dacă după expirarea termenului chiriașul continuă să folosească spațiul, își îndeplinește obligațiile, iar proprietarul nu se opune, poate interveni reînnoirea tacită a locațiunii, în condițiile Codului civil. Pentru evitarea incertitudinilor, contractul trebuie să precizeze dacă această posibilitate este acceptată.

Chiria, garanția și penalitățile

Chiria trebuie exprimată în lei sau într-o monedă clar identificată. Dacă valoarea este stabilită în euro, contractul trebuie să precizeze dacă plata se face în euro sau în lei și ce curs valutar este utilizat.

Documentul trebuie să indice data scadentă, contul bancar și dovada plății. Pentru plățile în numerar trebuie respectate limitele legale și trebuie emis documentul justificativ corespunzător.

Garanția nu are o valoare fixă impusă în toate contractele. Părțile stabilesc suma și obligațiile pe care aceasta le acoperă, cum ar fi chiria restantă, utilitățile neachitate, deteriorările sau lipsa bunurilor din inventar.

Contractul trebuie să stabilească termenul în care garanția se restituie după încetare. Proprietarul nu ar trebui să rețină automat întreaga sumă fără prezentarea datoriilor și a prejudiciilor constatate.

Utilitățile și cheltuielile comune

Părțile trebuie să stabilească cine plătește energia electrică, gazele, apa, salubritatea, internetul, paza, administrarea clădirii și celelalte servicii. Dacă spațiul nu are contoare individuale, formula de repartizare trebuie descrisă în contract.

Chiriașul trebuie să primească periodic documentele care justifică sumele refacturate. O clauză prin care acesta suportă „toate cheltuielile imobilului” este prea generală dacă nu diferențiază consumul propriu de costurile proprietarului sau ale altor ocupanți.

Pentru spațiile din clădiri comune trebuie stabilită și contribuția la curățenie, lift, pază, întreținerea parcării ori reparațiile zonelor comune.

Reparațiile și amenajările efectuate în spațiu

Locatorul trebuie să mențină bunul într-o stare corespunzătoare folosinței convenite și să asigure utilizarea liniștită pe durata contractului. Chiriașul trebuie să folosească spațiul cu prudență, potrivit destinației, și să achite chiria la termenele stabilite.

Reparațiile structurale și cele necesare pentru menținerea spațiului în stare de funcționare revin, în principiu, proprietarului, iar lucrările curente rezultate din utilizarea obișnuită pot reveni chiriașului. Contractul trebuie să delimiteze concret aceste categorii.

Amenajările importante necesită acordul scris al locatorului. Chiriașul nu trebuie să modifice compartimentarea, instalația electrică, fațada, structura ori destinația spațiului fără aprobările contractuale și autorizațiile legale.

Trebuie stabilit dacă investițiile rămân proprietarului, sunt despăgubite, se compensează cu chiria sau trebuie demontate la încetarea raportului.

Folosirea spațiului ca sediu social sau punct de lucru

Contractul de închiriere poate dovedi dreptul de folosință asupra unui spațiu declarat ca sediu social, sediu profesional sau sediu secundar. ONRC include contractul de închiriere între actele acceptate pentru demonstrarea dreptului de folosință.

Dacă locatarul dorește să declare un punct de lucru, documentul trebuie să permită această utilizare. Pentru înregistrarea sediului secundar pot fi necesare hotărârea societății, actul de folosință și, în funcție de situație, avizul asociației de proprietari ori autorizațiile impuse activității.

Înregistrarea sediului la ONRC nu reprezintă automat autorizație de funcționare. Activitățile comerciale, medicale, alimentare sau de producție pot necesita avize și condiții tehnice suplimentare.

Înregistrarea contractului la ANAF

Persoana fizică ce obține venituri din cedarea folosinței bunurilor din patrimoniul personal trebuie să înregistreze contractul și modificările sale la organul fiscal competent în termen de cel mult 30 de zile de la încheiere sau modificare. Formalitatea se realizează prin formularul C168, la care se atașează copia contractului.

Formularul poate fi depus la registratură, prin poștă sau electronic prin Spațiul Privat Virtual. Dacă imobilul este deținut în comun, părțile trebuie să desemneze proprietarul, uzufructuarul sau deținătorul legal care îndeplinește obligația de înregistrare.

Impozitarea veniturilor depinde de statutul locatorului, de persoana care plătește chiria și de veniturile anuale obținute. Materialele ANAF pentru anul 2026 tratează distinct obligațiile de declarare, reținerea impozitului de către plătitor și eventuala contribuție de sănătate.

Subînchirierea spațiului

Chiriașul poate subînchiria total sau parțial spațiul numai dacă acest lucru nu este interzis și dacă respectă condițiile contractului principal. Părțile pot impune obținerea acordului scris al proprietarului și verificarea persoanei care va folosi imobilul. Regulile Codului civil privind locațiunea includ dispoziții distincte pentru sublocațiune și cesiunea contractului.

Sublocatarul nu poate primi drepturi mai extinse decât cele ale chiriașului principal. Durata subînchirierii nu trebuie să depășească perioada în care chiriașul are dreptul să utilizeze spațiul.

Situație practică privind închirierea unui birou

O societate închiriază un spațiu de 80 m² pentru birou și punct de lucru. Înainte de semnare verifică actul proprietarului, extrasul de carte funciară, accesul, utilitățile și posibilitatea declarării adresei la ONRC.

Contractul este încheiat pentru trei ani, cu o garanție egală cu două chirii. Se stabilește că societatea plătește consumurile individuale și o cotă clară din cheltuielile comune, iar proprietarul suportă reparațiile instalațiilor principale.

La predare sunt fotografiate încăperile și sunt consemnate mobilierul, cheile și indexurile contoarelor. Societatea poate realiza amenajări interioare ușoare, dar modificarea instalațiilor necesită acordul scris al proprietarului.

Încetarea și rezilierea contractului

Contractul determinat încetează, de regulă, la expirarea termenului. El mai poate înceta prin acord, denunțare în condițiile prevăzute, imposibilitatea folosirii bunului sau reziliere pentru neexecutarea obligațiilor.

Neplata chiriei, utilizarea spațiului în alt scop, efectuarea unor modificări neautorizate ori tulburarea gravă a folosinței pot justifica rezilierea, dacă sunt îndeplinite condițiile legale și contractuale.

Documentul trebuie să precizeze termenul de notificare și perioada oferită pentru remedierea încălcării. Nu orice întârziere minoră trebuie să producă automat încetarea, dacă părțile au prevăzut o procedură de notificare și remediere.

La final se întocmește un proces-verbal de predare-primire care consemnează starea spațiului, indexurile, cheile, bunurile și datoriile rămase.

Cele mai frecvente greșeli

• descrierea spațiului numai prin adresă, fără suprafață și plan;
• neprecizarea destinației și a activităților permise;
• plata garanției fără stabilirea condițiilor de restituire;
• omiterea formulei pentru utilități și cheltuieli comune;
• efectuarea amenajărilor fără acordul scris al proprietarului;
• declararea unui sediu fără permisiunea prevăzută în contract;
• neînregistrarea fiscală în termenul aplicabil locatorului;
• predarea și restituirea spațiului fără fotografii și proces-verbal.

Un contract clar protejează atât proprietarul, cât și chiriașul

Contractul de închiriere a spațiului trebuie să identifice imobilul, destinația, durata, chiria, garanția, utilitățile și reparațiile. Înainte de semnare trebuie verificat dreptul locatorului și posibilitatea folosirii legale a spațiului. Persoanele fizice care obțin venituri din închiriere au obligația înregistrării contractului la ANAF în termenul aplicabil. Dacă adresa va fi utilizată ca sediu sau punct de lucru, această posibilitate trebuie prevăzută expres. Inventarul, fotografiile și procesele-verbale de predare reduc riscul disputelor și permit stabilirea corectă a obligațiilor la încetarea contractului.