Act aditional prelungire contract inchiriere – model actualizat pentru anul 2026

Act aditional prelungire contract inchiriere pentru continuarea legală a locațiunii

Act aditional prelungire contract inchiriere este documentul prin care proprietarul și chiriașul stabilesc continuarea raportului de închiriere după data inițială de expirare. Prin actul adițional poate fi modificată numai durata contractului sau pot fi actualizate simultan chiria, garanția, modalitatea de plată, persoanele care folosesc imobilul și alte condiții ale locațiunii.

Documentul trebuie să identifice contractul inițial și să precizeze fără echivoc noua perioadă. Celelalte clauze rămân aplicabile numai dacă părțile declară expres că nu sunt modificate. Astfel se evită interpretarea potrivit căreia semnarea prelungirii a înlocuit sau a eliminat accidental anumite obligații.

Este recomandat ca actul să fie semnat înainte de expirarea contractului. Dacă termenul a trecut deja, trebuie analizat dacă raportul a continuat prin tacită relocațiune sau dacă este mai sigură încheierea unui contract nou.

Când se încheie actul adițional de prelungire

Actul adițional este util atunci când ambele părți doresc ca același chiriaș să continue să folosească locuința, spațiul comercial, biroul, terenul sau un alt bun închiriat. El păstrează contractul inițial și modifică durata stabilită în acesta.

Documentul poate fi semnat cu câteva săptămâni înainte de termen și poate prevedea că noua perioadă începe imediat după expirarea celei vechi. De exemplu, un contract valabil până la 31 august poate fi prelungit de la 1 septembrie până la 31 august din anul următor.

Acordul ambelor părți este obligatoriu. Proprietarul nu poate prelungi unilateral contractul, iar chiriașul nu poate impune continuarea numai pentru că dorește să rămână în imobil. Contractul valabil încheiat poate fi modificat prin acordul părților, cu respectarea formei și a condițiilor aplicabile.

Prelungirea înainte și după expirarea contractului

Cea mai clară variantă este semnarea actului înainte de data finală. În acest fel există continuitate între perioade și nu apare un interval în care dreptul de folosință al chiriașului este neclar.

Dacă termenul a expirat, iar chiriașul continuă să folosească bunul și să își îndeplinească obligațiile fără opoziția proprietarului, Codul civil reglementează posibilitatea unei noi locațiuni în condițiile celei vechi, denumită tacită relocațiune. Noua locațiune este considerată, de regulă, încheiată pe durată nedeterminată, dacă legea sau convenția părților nu conduc la o altă concluzie.

Tacita relocațiune nu trebuie folosită ca înlocuitor pentru documente clare. Dacă părțile doresc o nouă durată determinată, o chirie actualizată sau alte condiții, acestea trebuie consemnate în scris.

Ce trebuie să conțină un act aditional prelungire contract inchiriere

Actul trebuie să indice contractul inițial prin număr, dată, părți și obiect. Adresa imobilului trebuie copiată exact, mai ales dacă proprietarul deține mai multe bunuri închiriate aceluiași chiriaș.

• titlul și numărul actului adițional;
• datele complete ale proprietarului și chiriașului;
• numărul și data contractului inițial de închiriere;
• adresa și descrierea bunului închiriat;
• data inițială de expirare a contractului;
• noua perioadă pentru care se prelungește locațiunea;
• eventualele modificări ale chiriei, garanției sau plății;
• mențiunea că celelalte clauze rămân neschimbate.

Actul trebuie să precizeze data de la care produce efecte și numărul exemplarelor originale semnate. Dacă există anexe, inventare sau procese-verbale care rămân valabile, acestea pot fi menționate expres.

Clauzele care trebuie verificate la prelungire

Prelungirea duratei și modificarea chiriei

Dacă părțile modifică numai durata, actul trebuie să arate că valoarea chiriei și modalitatea de plată rămân cele prevăzute în contractul inițial. Nu este suficientă formularea „contractul se prelungește”, dacă între timp părțile au convenit verbal un alt preț.

Atunci când chiria crește, trebuie indicate noua sumă, data de la care se aplică și contul în care se efectuează plata. Dacă prețul este exprimat în euro, documentul trebuie să precizeze dacă plata se face în euro sau în lei și ce curs de schimb se utilizează.

Garanția poate rămâne la valoarea inițială sau poate fi completată. De exemplu, dacă aceasta reprezintă echivalentul unei luni de chirie, iar chiria crește, actul poate obliga chiriașul să achite diferența într-un termen concret.

Actualizarea chiriei trebuie acceptată de ambele părți, cu excepția situației în care contractul inițial conține deja un mecanism clar de indexare. Proprietarul nu ar trebui să introducă retroactiv o chirie mai mare pentru o perioadă deja consumată.

Înregistrarea actului adițional la ANAF

Persoanele fizice care obțin venituri din cedarea folosinței bunurilor din patrimoniul personal au obligația înregistrării contractului de locațiune și a modificărilor ulterioare la organul fiscal competent, în termen de cel mult 30 de zile de la producerea modificării. Prelungirea duratei prin act adițional reprezintă o asemenea modificare.

Pentru declararea modificării se utilizează formularul C168, bifându-se opțiunea „Modificare”, iar la cerere se atașează documentul justificativ. Formularul poate fi transmis prin mijloacele acceptate de ANAF, inclusiv prin serviciile electronice disponibile.

Dacă bunul este deținut în comun, contractele și actele de modificare încheiate începând cu regulile aplicabile din 2025 trebuie să desemneze proprietarul, uzufructuarul sau alt deținător legal care îndeplinește obligația de înregistrare.

De ce este importantă înregistrarea fiscală

Pe lângă îndeplinirea obligației declarative, înregistrarea are relevanță și pentru forța executorie a contractului. Codul civil prevede că un contract de locațiune sub semnătură privată înregistrat la organul fiscal poate constitui titlu executoriu pentru plata chiriei, în condițiile prevăzute de lege.

Actul adițional trebuie păstrat împreună cu contractul și dovada înregistrării. În cazul unei neînțelegeri, documentele trebuie să arate aceeași durată și aceeași chirie.

Este necesară autentificarea actului adițional la notar?

Pentru un contract de închiriere obișnuit încheiat sub semnătură privată, actul adițional poate fi semnat, de regulă, în aceeași formă. Autentificarea notarială nu este o condiție generală pentru simpla prelungire.

Dacă documentul inițial a fost autentificat sau conține o clauză care impune o anumită formă pentru modificări, părțile trebuie să respecte forma convenită. De asemenea, autentificarea poate fi aleasă pentru verificarea identității și consolidarea dovezii privind data și consimțământul.

Atunci când proprietarul sau chiriașul este reprezentat de o altă persoană, trebuie verificată procura. Reprezentantul trebuie să aibă dreptul de a prelungi contractul și de a accepta noile obligații, nu numai dreptul general de a depune documente.

Situație practică privind prelungirea unui contract

Un contract de închiriere pentru un apartament expiră la 30 septembrie. Proprietarul și chiriașul convin în luna august să continue raportul încă 12 luni, dar chiria va crește de la 1.800 la 2.000 lei.

Părțile semnează un act adițional prin care stabilesc noua perioadă, de la 1 octombrie până la 30 septembrie din anul următor. Documentul arată că noua chirie se achită până în data de 5 a fiecărei luni și că garanția trebuie completată cu 200 lei.

Inventarul, regulile privind utilitățile și clauzele de încetare din contractul inițial rămân neschimbate. Proprietarul declară modificarea prin formularul C168 în termenul aplicabil și păstrează dovada alături de actul adițional.

Ce se întâmplă cu garanția și procesul-verbal existent

Dacă închirierea continuă fără întrerupere, nu este necesară restituirea garanției și plata ei din nou, cu excepția cazului în care părțile convin altfel. Actul trebuie să confirme că suma existentă rămâne la dispoziția proprietarului până la încetarea raportului.

Procesul-verbal inițial de predare-primire poate rămâne valabil dacă bunurile și starea imobilului nu s-au schimbat. Totuși, este utilă întocmirea unei actualizări atunci când au fost adăugate obiecte, s-au realizat reparații sau există deteriorări care trebuie consemnate.

La prelungire pot fi înregistrate indexurile contoarelor și situația plăților. Această verificare permite separarea eventualelor datorii acumulate în perioada inițială de cele care apar în noua perioadă.

Cele mai frecvente greșeli la prelungirea contractului

Un act foarte scurt poate fi suficient dacă identifică precis contractul și noua durată. Problemele apar însă atunci când documentul nu este corelat cu schimbările convenite verbal sau este semnat după ce părțile au intrat deja într-un conflict.

• neindicarea numărului și datei contractului inițial;
• folosirea unei perioade neclare, precum „încă un an”;
• omiterea datei de la care se aplică noua chirie;
• neclarificarea valorii garanției după majorarea prețului;
• semnarea de către o persoană fără drept de reprezentare;
• neînregistrarea modificării la ANAF în termenul aplicabil;
• presupunerea că toate clauzele au rămas automat neschimbate;
• confundarea prelungirii pe durată determinată cu tacita relocațiune.

O altă greșeală este introducerea mai multor modificări fără numerotarea lor clară. Fiecare articol modificat trebuie identificat, iar formularea nouă trebuie să înlocuiască expres textul anterior.

De ce este util un formular pregătit pentru completare

Un model structurat ajută părțile să identifice contractul, imobilul, noua durată și eventualele modificări financiare. Documentul poate fi completat rapid fără rescrierea integrală a contractului de închiriere.

Formularul economisește timp și menține continuitatea raportului contractual, dar trebuie adaptat situației reale. Prelungirea unui apartament între persoane fizice poate avea alte obligații decât prelungirea unui spațiu comercial între societăți.

Înainte de semnare trebuie verificate chiria, garanția, restanțele, durata și dreptul de reprezentare. Actul trebuie păstrat împreună cu documentul inițial, iar modificările fiscale trebuie declarate în termen.

Prelungirea clară evită o perioadă de închiriere incertă

Actul adițional de prelungire a contractului de închiriere permite proprietarului și chiriașului să continue locațiunea fără redactarea unui contract complet nou. Documentul trebuie să identifice contractul inițial, să indice noua perioadă și să clarifice dacă chiria, garanția și celelalte obligații se modifică. Este recomandată semnarea înainte de expirare, deoarece continuarea fără un înscris poate conduce la tacită relocațiune pe durată nedeterminată. Pentru contractele care trebuie înregistrate fiscal, modificarea se declară la ANAF prin formularul C168 în termenul aplicabil. Un model bine completat oferă continuitate și reduce riscul neînțelegerilor.