Act aditional contract inchiriere – model actualizat pentru anul 2026

Act adițional contract închiriere – model pentru modificarea și prelungirea contractului

Un act adițional contract închiriere este documentul prin care proprietarul și chiriașul modifică, completează sau clarifică anumite clauze ale unui contract de închiriere deja semnat. Prin actul adițional pot fi schimbate durata contractului, valoarea chiriei, modalitatea de plată, garanția, persoanele care utilizează imobilul, destinația spațiului, regulile privind utilitățile sau alte condiții acceptate de ambele părți.

Actul adițional nu înlocuiește automat contractul inițial. El trebuie citit și aplicat împreună cu acesta. Clauzele care nu sunt modificate rămân în vigoare în forma stabilită la semnarea contractului sau prin actele adiționale anterioare.

Un model act adițional contract închiriere trebuie să identifice clar contractul modificat, părțile, imobilul, clauzele vechi și noul conținut convenit. Formulări precum „se prelungește contractul” sau „se modifică chiria” pot fi insuficiente dacă nu indică noua dată de expirare, valoarea, moneda, scadența și momentul de la care schimbarea se aplică.

În legislația română, închirierea este reglementată în cadrul contractului de locațiune. Codul civil stabilește regulile generale privind folosința bunului, chiria, durata, obligațiile părților, subînchirierea, încetarea și restituirea. Modificarea contractului trebuie realizată prin acordul părților și cu respectarea condițiilor aplicabile contractului inițial.

Actul trebuie semnat înainte ca modificarea să producă efecte sau cel târziu la momentul în care părțile convin în mod clar schimbarea. Nu este recomandată redactarea lui după mai multe luni, numai pentru a justifica retrospectiv o chirie diferită, o persoană suplimentară sau o prelungire care nu a fost documentată la timp.

Ce este un act adițional la contractul de închiriere

Actul adițional este un acord ulterior contractului principal. El intervine atunci când părțile doresc să păstreze cea mai mare parte a contractului, dar trebuie să modifice una sau mai multe clauze.

Documentul trebuie să conțină o trimitere exactă la numărul și data contractului inițial. Dacă au existat acte adiționale anterioare, este utilă menționarea acestora, mai ales când aceeași clauză a fost modificată de mai multe ori.

De exemplu, dacă durata a fost prelungită inițial până la 31 decembrie 2026 și este prelungită din nou, actul nou trebuie să se raporteze la situația contractuală actuală, nu numai la data din contractul original.

Actul adițional devine parte integrantă a contractului. Părțile trebuie să păstreze toate documentele împreună și să evite situația în care fiecare deține o altă versiune.

Când este necesar un act adițional

Documentul este necesar atunci când părțile doresc să continue raportul contractual în condiții diferite față de cele semnate inițial.

Cea mai frecventă situație este prelungirea duratei. Actul este utilizat și pentru majorarea sau reducerea chiriei, schimbarea contului bancar, modificarea scadenței ori introducerea unei garanții suplimentare.

Poate fi necesar atunci când în locuință se mută o altă persoană, când chiriașul dorește un animal de companie, când proprietarul permite desfășurarea unei activități profesionale sau când se schimbă modul de repartizare a utilităților.

Actul adițional este potrivit și pentru corectarea unor informații greșite, cu condiția ca modificarea să nu ascundă identitatea unei alte persoane sau un contract complet diferit.

Când este mai potrivit un contract nou

Un act adițional este util când modificările sunt limitate și raportul contractual continuă între aceleași părți.

Dacă se schimbă chiriașul, proprietarul, imobilul, destinația principală și aproape toate condițiile economice, încheierea unui contract nou poate fi mai clară.

Înlocuirea unei persoane fizice cu o societate comercială nu trebuie tratată automat ca o simplă corectare a numelui. Este vorba despre un alt locatar, cu altă identitate, răspundere și posibilă destinație a spațiului.

Un contract nou este recomandat și atunci când documentul inițial este foarte vechi, incomplet, contradictoriu sau modificat prin numeroase acte adiționale greu de urmărit.

Cine semnează actul adițional

Actul trebuie semnat de toate persoanele care au calitatea de parte în contractul modificat.

Dacă există doi proprietari care au semnat contractul inițial, nu este recomandat ca actul privind chiria sau durata să fie semnat numai de unul dintre ei fără un mandat ori un drept clar de reprezentare.

Dacă sunt mai mulți chiriași, schimbarea obligațiilor trebuie acceptată de fiecare persoană afectată.

Pentru o societate semnează administratorul, reprezentantul legal sau o persoană împuternicită. Calitatea și documentul de reprezentare trebuie verificate la data semnării.

O persoană care a încetat să fie administrator nu poate modifica valabil contractul numai pentru că a semnat documentul inițial în numele firmei.

Identificarea contractului inițial

Actul trebuie să indice denumirea contractului, numărul, data și părțile.

Este utilă menționarea adresei complete a imobilului, chiar dacă aceasta apare deja în contract.

Dacă documentul inițial nu are număr, poate fi identificat prin data semnării și obiectul său.

Formularea trebuie să evite orice îndoială privind contractul modificat, mai ales dacă proprietarul are mai multe spații închiriate aceluiași chiriaș.

Identificarea părților

Părțile trebuie identificate prin datele actuale. Dacă una dintre persoane și-a schimbat domiciliul, numele, actul de identitate sau sediul, actul poate include și actualizarea acestor informații.

Modificarea datelor de identificare nu schimbă persoana contractuală, atât timp cât identitatea rămâne aceeași și poate fi dovedită.

Dacă proprietarul a decedat, moștenitorii nu trebuie introduși printr-un act adițional înainte de clarificarea succesiunii și a calității lor.

Dacă imobilul a fost vândut, raportul cu noul proprietar trebuie analizat în funcție de contract, opozabilitate și actul de dobândire. Un simplu act semnat de fostul proprietar nu poate crea drepturi în numele dobânditorului.

Prelungirea duratei contractului

Actul de prelungire trebuie să menționeze data până la care continuă închirierea.

Este recomandată formularea unei perioade exacte, de exemplu de la 1 ianuarie 2027 până la 31 decembrie 2027.

Dacă noua perioadă începe imediat după expirarea celei vechi, nu trebuie să existe un interval neacoperit între cele două date.

Părțile trebuie să stabilească dacă toate celelalte condiții, inclusiv chiria și garanția, rămân neschimbate.

Prelungirea trebuie semnată înainte de expirare. Dacă chiriașul continuă să utilizeze spațiul după expirare, pot deveni relevante regulile privind continuarea raportului de locațiune, dar documentarea expresă este mai sigură decât presupunerea că toate clauzele se prelungesc automat. Codul civil reglementează distinct încetarea și continuarea locațiunii după expirarea termenului.

Prelungirea automată a contractului

Contractul inițial poate conține o clauză de prelungire automată dacă niciuna dintre părți nu notifică încetarea.

În această situație, actul adițional nu este întotdeauna necesar pentru simpla continuare, dacă mecanismul este redactat clar și condițiile rămân aceleași.

Totuși, un act scris poate fi util pentru confirmarea perioadei și actualizarea chiriei, garanției sau datelor.

Părțile trebuie să verifice termenul în care trebuia transmisă notificarea de neprelungire. Lipsa notificării în termen poate produce efectele stabilite în contract.

Instrucțiunile actuale pentru formularul fiscal C168 prevăd că, atunci când contractul conține prelungire tacită sau automată, în secțiunea privind perioada nu se completează data finală potrivit regulilor formularului.

Modificarea chiriei

Actul trebuie să indice chiria veche, chiria nouă și data de la care aceasta devine exigibilă.

Trebuie precizată moneda și regula de plată. Dacă suma este exprimată în euro, contractul trebuie să arate dacă plata se face în euro sau în lei și ce curs se utilizează.

O formulare precum „chiria se majorează cu 10%” poate produce diferențe de calcul dacă nu este indicată și valoarea rezultată.

Actul trebuie să precizeze dacă noua chirie include locul de parcare, mobilierul, întreținerea ori alte servicii.

Majorarea nu trebuie impusă retroactiv pentru perioade deja plătite, în lipsa unui acord clar și a unui temei contractual.

Indexarea chiriei

Părțile pot introduce o clauză prin care chiria este actualizată periodic în funcție de un indice, inflație sau o formulă determinată.

Clauza trebuie să precizeze sursa indicatorului, perioada de referință, data aplicării și modul de rotunjire.

Trebuie stabilit dacă actualizarea este automată sau necesită o notificare prealabilă.

O formulă care permite proprietarului să aleagă unilateral orice valoare nu oferă suficientă predictibilitate.

Reducerea temporară a chiriei

Actul adițional poate acorda o reducere pentru o perioadă determinată, de exemplu pe durata unor reparații, a unei dificultăți temporare sau a unei activități sezoniere.

Documentul trebuie să indice suma redusă, perioada și data revenirii la chiria obișnuită.

Dacă reducerea este condiționată de plata la termen, această condiție trebuie formulată clar.

O reducere verbală aplicată mai multe luni poate genera dispute privind datoria și valoarea reală a chiriei.

Schimbarea datei de plată

Scadența poate fi mutată din prima zi a lunii în data de 5, 10 sau într-un alt moment convenit.

Actul trebuie să precizeze cum se tratează luna de tranziție, astfel încât aceeași perioadă să nu fie plătită de două ori ori să rămână neplătită.

Dacă plata se face în avans, trebuie menținută această regulă sau modificată expres.

Penalitățile și termenul de grație trebuie verificate pentru compatibilitate cu noua scadență.

Schimbarea modalității de plată

Părțile pot trece de la numerar la transfer bancar sau pot modifica contul în care se plătește chiria.

Noul IBAN trebuie verificat și introdus complet.

Chiriașul nu trebuie să redirecționeze plata numai pe baza unui mesaj primit de la o adresă necunoscută.

Actul poate stabili că plata este considerată efectuată la data creditării contului sau la data inițierii transferului.

Pentru numerar trebuie eliberată o dovadă de primire.

Modificarea garanției

Garanția poate fi majorată atunci când crește chiria, când în spațiu sunt introduse bunuri suplimentare sau când riscul utilizării se schimbă.

Actul trebuie să indice valoarea totală a garanției și diferența care trebuie plătită.

Trebuie stabilit termenul de completare și condițiile de restituire.

Dacă garanția este redusă, documentul trebuie să precizeze suma restituită și data plății către chiriaș.

Garanția nu trebuie confundată cu plata ultimei luni, dacă părțile nu transformă în mod expres o parte din aceasta în chirie.

Adăugarea unui nou chiriaș

Dacă o altă persoană devine parte contractuală și își asumă plata și celelalte obligații, actul trebuie semnat de proprietar, chiriașul inițial și noul chiriaș.

Trebuie stabilit dacă răspunderea este individuală, proporțională sau solidară.

Adăugarea unui partener ori coleg care numai locuiește în apartament nu este identică cu introducerea sa ca parte în contract.

Documentul trebuie să precizeze data de la care persoana primește dreptul de folosință și răspunde pentru obligații.

Retragerea unuia dintre chiriași

Actul poate confirma că unul dintre chiriași părăsește imobilul și este eliberat de obligațiile viitoare.

Trebuie stabilit dacă există chirii, utilități sau prejudicii restante pentru perioada anterioară.

Garanția plătită împreună trebuie repartizată prin acordul chiriașilor și al proprietarului.

Plecarea fizică a unei persoane nu o eliberează automat din contract dacă proprietarul nu acceptă modificarea.

Înlocuirea completă a chiriașului

Dacă vechiul chiriaș pleacă și o persoană nouă preia integral spațiul, un contract nou este de regulă mai clar.

Transferul prin act adițional este posibil numai dacă toate părțile acceptă și sunt stabilite efectele asupra garanției, datoriilor și bunurilor.

Nu trebuie utilizată simpla înlocuire a numelui într-un document deja semnat.

Procesul-verbal de predare trebuie realizat separat pentru vechiul și noul utilizator.

Schimbarea proprietarului

Vânzarea imobilului poate conduce la continuarea raportului de locațiune în condițiile legii și ale opozabilității contractului.

Un act adițional poate fi utilizat pentru actualizarea datelor locatorului, a contului de plată și a adresei de corespondență, după ce noul proprietar dobândește drepturile.

Documentul trebuie semnat de noul proprietar și chiriaș, iar actul de dobândire trebuie verificat.

Fostul proprietar nu poate semna în numele cumpărătorului după transfer, dacă nu deține un mandat.

Datoriile anterioare, garanția și regularizarea utilităților trebuie clarificate în actul de vânzare și în documentele de preluare.

Schimbarea destinației spațiului

Actul poate permite utilizarea unui apartament și pentru activități profesionale, sediu social sau birou, dacă proprietarul este de acord.

Schimbarea contractuală nu înlocuiește autorizațiile, acordurile asociației de proprietari și celelalte formalități aplicabile.

Activitatea trebuie descrisă suficient de clar, inclusiv dacă sunt primiți clienți, lucrează angajați sau sunt depozitate produse.

Proprietarul poate limita activitățile care produc zgomot, mirosuri, trafic ori modificări ale spațiului.

Implicațiile fiscale ale utilizării nerezidențiale sau mixte trebuie verificate separat.

Introducerea sediului social

Proprietarul poate permite chiriașului să înregistreze sediul unei societăți la adresă.

Actul trebuie să indice denumirea firmei, durata permisiunii și dacă la sediu se desfășoară activitate.

Trebuie stabilită obligația chiriașului de a schimba sediul înainte de încetarea închirierii.

Proprietarul trebuie să știe dacă la adresă va fi primită corespondență oficială și dacă vor fi înregistrate și alte firme.

Permisiunea nu trebuie extinsă automat la subînchiriere, puncte de lucru sau utilizarea de către alte entități.

Schimbarea regulilor privind utilitățile

Actul poate modifica modul în care se plătesc energia, gazele, apa, internetul și întreținerea.

Părțile pot decide transferul contractelor pe numele chiriașului sau rambursarea facturilor proprietarului.

Metoda de calcul trebuie să fie clară dacă spațiul este împărțit cu alte persoane sau dacă nu există contoare individuale.

Termenul de transmitere a facturilor și termenul de plată trebuie precizate.

O sumă fixă pentru utilități trebuie să includă regula de regularizare, dacă părțile doresc ajustarea după consum.

Schimbarea regulilor privind întreținerea și reparațiile

Actul poate clarifica cine suportă reparațiile curente și intervențiile majore.

Este utilă diferențierea între defectele instalațiilor, uzura normală și daunele produse de chiriaș.

Documentul poate stabili o limită până la care chiriașul poate efectua o reparație urgentă și solicita rambursarea.

Lucrările care afectează structura, instalațiile ori aspectul trebuie realizate numai cu acordul proprietarului și cu autorizațiile necesare.

Introducerea unui animal de companie

Dacă documentul inițial interzice animalele, proprietarul poate acorda o permisiune prin act adițional.

Trebuie identificat tipul și, dacă este relevant, numărul animalelor.

Actul poate stabili obligații privind curățenia, zgomotul, deteriorările și respectarea regulilor condominiului.

Proprietarul poate solicita o garanție suplimentară, cu indicarea clară a condițiilor de restituire.

Montarea de echipamente și realizarea amenajărilor

Actul poate permite instalarea unui aparat de aer condiționat, centrale, mobilier fix, sisteme de securitate, cabluri, reclame sau alte elemente.

Trebuie descrise lucrarea, costul, autorizațiile și persoana care o execută.

Părțile trebuie să stabilească dacă echipamentul rămâne imobilului sau este demontat la încetare.

Readucerea spațiului la starea inițială trebuie menționată atunci când este necesară.

Subînchirierea sau cedarea folosinței

Proprietarul poate permite ori interzice subînchirierea prin act adițional.

Dacă o permite, trebuie stabilite spațiul, durata, persoanele, răspunderea și obligația de informare.

Chiriașul principal trebuie să rămână răspunzător față de proprietar în limitele contractului, dacă părțile nu stabilesc altfel.

Permisiunea pentru găzduirea temporară a unei persoane nu trebuie confundată cu dreptul general de subînchiriere.

Schimbarea termenului de notificare

Părțile pot modifica perioada în care trebuie anunțată încetarea sau neprelungirea.

Noul termen trebuie exprimat în zile calendaristice, zile lucrătoare sau luni și trebuie indicat momentul de la care se calculează.

Actul trebuie să precizeze modalitatea de transmitere a notificării: poștă, curier, e-mail sau predare personală.

Un termen foarte scurt poate afecta capacitatea chiriașului de a se muta, iar unul foarte lung poate limita proprietarul.

Introducerea dreptului de denunțare unilaterală

Actul poate oferi uneia sau ambelor părți dreptul de a înceta contractul înainte de termen prin notificare.

Trebuie stabilit preavizul și dacă există o compensație ori pierderea unei părți din garanție.

Clauza nu trebuie să permită încetarea imediată fără motiv și fără protejarea minimă a celeilalte părți, dacă aceasta ar crea un dezechilibru nejustificat.

Părțile trebuie să distingă denunțarea fără culpă de rezilierea pentru încălcarea contractului.

Modificarea penalităților

Actul poate introduce, elimina sau modifica penalitățile pentru întârzierea chiriei și utilităților.

Procentul, baza de calcul și momentul de la care penalitatea curge trebuie precizate.

Penalitățile nu trebuie cumulate neclar cu alte despăgubiri pentru aceeași încălcare.

Valoarea excesivă poate fi contestată și trebuie analizată înainte de semnare.

Clarificarea inventarului

Dacă proprietarul adaugă mobilier, electrocasnice sau echipamente, inventarul trebuie actualizat.

Actul poate conține lista sau poate face trimitere la o anexă semnată.

Trebuie consemnate marca, starea și eventualele defecte.

Fotografiile pot fi atașate și declarate parte a documentului.

Modificări frecvente și formularea recomandată

Data de la care modificarea produce efecte

Actul trebuie să conțină atât data semnării, cât și data intrării în vigoare, dacă acestea sunt diferite.

De exemplu, un document semnat la 15 decembrie poate stabili că noua chirie se aplică de la 1 ianuarie.

Nu este recomandată indicarea unei date anterioare semnării fără o explicație și fără dovezi că acordul exista deja.

Modificările retroactive pot influența facturarea, impozitarea și evidența plăților.

Forma actului adițional

Actul trebuie întocmit în scris, mai ales când contractul inițial este scris și înregistrat.

Documentul trebuie redactat în suficiente exemplare pentru proprietar, chiriaș și instituțiile la care urmează să fie depus.

Dacă închirierea a fost autentificată ori supusă unei formalități speciale, forma modificării trebuie verificată în raport cu actul inițial și efectele urmărite.

Semnarea electronică poate fi utilizată dacă metoda aleasă permite identificarea părților și este acceptată pentru scopul documentului.

Este necesar notarul

Pentru un act adițional obișnuit la o închiriere sub semnătură privată nu este necesară automat autentificarea notarială.

Părțile pot opta pentru notar atunci când doresc verificarea identității, date certe, procuri sau o protecție probatorie suplimentară.

Legalizarea unei copii nu este același lucru cu autentificarea conținutului.

Forma trebuie analizată în funcție de contractul inițial, natura bunului și efectele urmărite.

Semnarea prin mandatar

O parte poate fi reprezentată dacă mandatul îi permite persoanei să modifice contractul.

Împuternicirea trebuie să acopere clauzele importante, mai ales chiria, durata și încetarea.

O procură pentru administrarea curentă ori încasarea chiriei nu oferă automat dreptul de a reduce chiria sau de a prelungi contractul pe termen lung.

Actul trebuie să identifice mandatarul și documentul în baza căruia semnează.

Înregistrarea modificării la ANAF

Persoanele fizice care obțin venituri din cedarea folosinței bunurilor din patrimoniul personal au obligația de a înregistra contractul și modificările ulterioare în termen de cel mult 30 de zile de la producerea modificării, potrivit procedurii fiscale actuale.

Înregistrarea se realizează prin formularul C168 – Cerere de înregistrare a contractelor de locațiune, în versiunea aplicabilă conform OPANAF nr. 161/2025. ANAF publică formularul web și programele de asistență actualizate pentru depunere.

În formular se bifează secțiunea privind modificarea și se completează datele contractului inițial și ale actului adițional, inclusiv perioada și chiria modificată, după caz.

Copia actului adițional trebuie pregătită împreună cu cererea. Documentele pot fi depuse prin metodele permise de procedură, inclusiv prin mijloace electronice de transmitere la distanță.

Înregistrarea când imobilul are mai mulți proprietari

Dacă bunul este deținut în comun, proprietarii trebuie să desemneze în contract sau în actul de modificare persoana care îndeplinește obligația de înregistrare.

Procedura fiscală actuală prevede completarea datelor tuturor locatorilor și a cotelor deținute, astfel încât totalul să reprezinte întregul drept asupra bunului.

Actul adițional trebuie semnat de coproprietarii ale căror drepturi și venituri sunt afectate.

Desemnarea unei persoane pentru depunerea formularului nu o transformă în proprietarul exclusiv și nu modifică drepturile celorlalți.

Efectele fiscale ale modificării chiriei

Schimbarea chiriei poate influența venitul declarat și obligațiile fiscale ale proprietarului.

Data de aplicare trebuie să corespundă cu documentul înregistrat și cu plățile efective.

Reducerea sau majorarea nu trebuie evidențiată numai prin transferuri bancare diferite, fără act adițional.

Proprietarul trebuie să păstreze contractul, actul adițional, formularul depus și dovezile plăților.

Calculul concret al obligațiilor trebuie verificat potrivit regulilor fiscale aplicabile perioadei și situației contribuabilului.

Actul adițional și caracterul executoriu al contractului

Codul civil acordă anumitor contracte de locațiune înregistrate la organele fiscale sau încheiate în formă autentică efecte executorii pentru plata chiriei, în condițiile legii.

Atunci când chiria, scadența ori durata sunt modificate, este important ca documentul suplimentar să fie redactat și înregistrat corect pentru a evita neconcordanța dintre contract și obligația pretinsă. OPANAF nr. 161/2025 menționează inclusiv posibilitatea înregistrării solicitate de locator pentru constituirea titlului executoriu privind plata chiriei.

Efectul executoriu nu trebuie presupus pentru orice document intitulat act adițional. Forma, înregistrarea, scadența și conținutul trebuie analizate în situația concretă.

Actul adițional pentru apartament

În cazul unei locuințe, documentul trebuie să acorde atenție persoanelor care locuiesc în spațiu, utilităților, animalelor și inventarului.

Prelungirea trebuie corelată cu durata contractelor de utilități și cu viza de reședință, dacă aceasta este relevantă pentru chiriaș.

Dacă proprietarul permite activitate profesională ori sediu social, trebuie precizate limitele.

Modificările privind mobilierul și electrocasnicele trebuie introduse în inventar.

Actul adițional pentru casă

Documentul trebuie să clarifice folosirea curții, garajului, anexelor și locurilor de parcare.

Pot fi modificate responsabilitățile privind grădina, încălzirea, deszăpezirea și reparațiile exterioare.

Dacă sunt montate panouri, centrale, sisteme de securitate ori alte instalații, proprietatea și situația lor la încetare trebuie stabilite.

Actul adițional pentru spațiu comercial

Pentru un magazin, birou sau atelier, modificarea poate privi programul, destinația, autorizațiile, reclama și amenajările.

Chiria poate include o componentă fixă și una dependentă de cifra de afaceri, dacă părțile stabilesc o metodă verificabilă.

Actul trebuie să clarifice TVA-ul, moneda, indexarea și facturarea, în funcție de regimul părților.

Prelungirea trebuie corelată cu investițiile chiriașului și timpul necesar recuperării acestora.

Actul adițional pentru sediu social

Societatea poate solicita prelungirea dreptului de folosință asupra sediului înainte de expirarea contractului.

Documentul trebuie să indice noua perioadă și să păstreze adresa identică cu actele societății.

Dacă se schimbă activitatea desfășurată la sediu, acest lucru trebuie precizat și înregistrat prin formalitățile necesare.

Chiriașul trebuie să actualizeze registrul comerțului atunci când modificarea influențează datele declarate ale societății.

Actul adițional între persoane juridice

Documentul trebuie să conțină datele complete ale societăților și reprezentanților.

Persoanele care semnează trebuie să dețină mandatul valabil la data modificării.

Actul trebuie corelat cu facturarea, TVA-ul, conturile bancare și procedurile interne de aprobare.

În cazul unui contract important poate fi necesară o hotărâre a asociaților, administratorilor ori organului competent.

Modificarea contractului prin e-mail

Mesajele pot demonstra o negociere sau un acord, dar nu trebuie să înlocuiască documentul semnat atunci când părțile au stabilit forma scrisă.

Un e-mail prin care proprietarul propune o majorare nu dovedește automat acceptarea chiriașului.

Actul final trebuie să cuprindă toate condițiile și să fie semnat prin metoda acceptată.

Conversațiile trebuie păstrate până la semnare, mai ales dacă explică data aplicării.

Corectarea unei erori în contract

Actul poate corecta o adresă incompletă, numărul unui document, o suprafață sau o eroare materială.

Trebuie indicat textul greșit și forma corectă.

Corectarea nu trebuie utilizată pentru a înlocui retroactiv una dintre părți sau pentru a introduce o condiție care nu a fost acceptată.

Dacă eroarea afectează obiectul contractului ori identitatea imobilului, este recomandată o verificare juridică înainte de semnare.

Numărul și ordinea actelor adiționale

Fiecare act trebuie numerotat și datat.

Dacă există mai multe documente, părțile trebuie să verifice ce clauze sunt încă în vigoare.

Un act nou poate abroga expres o clauză dintr-un act anterior.

Nu este recomandată utilizarea aceluiași număr pentru mai multe documente diferite.

După numeroase modificări, părțile pot încheia un contract consolidat, care preia toate condițiile actuale.

Clauza privind menținerea celorlalte prevederi

Actul trebuie să conțină o formulare potrivit căreia celelalte clauze ale contractului rămân neschimbate și continuă să producă efecte.

Această clauză nu repară contradicțiile dintre documente, dar confirmă intenția de a modifica numai aspectele menționate.

Dacă o modificare influențează mai multe clauze, acestea trebuie actualizate explicit.

De exemplu, schimbarea duratei poate influența termenul de restituire a garanției și data încetării utilităților.

Procesul-verbal după modificarea contractului

Un act privind chiria sau durata nu necesită întotdeauna un proces-verbal nou.

Acesta este însă recomandat când se predă o cameră suplimentară, mobilier, chei, loc de parcare sau echipamente.

Procesul-verbal trebuie să indice starea, cantitatea și data predării.

La modificarea titularului folosinței trebuie consemnate și indexurile utilităților.

Protecția datelor personale

Actul conține date de identificare, adrese, semnături și eventuale informații bancare.

Părțile trebuie să păstreze documentul în siguranță și să îl transmită numai instituțiilor și persoanelor care au nevoie de el.

Copiile actelor de identitate nu trebuie anexate automat dacă nu sunt necesare.

Pentru depunerea electronică trebuie utilizate platformele și adresele oficiale.

Semnarea și păstrarea documentului

Fiecare parte trebuie să citească documentul și să verifice valorile, datele și trimiterile la contract.

Actul trebuie semnat în exemplare cu un conținut identic.

Spațiile necompletate trebuie eliminate sau barate.

Anexele trebuie numerotate și menționate în cuprinsul documentului.

Versiunea editabilă nu trebuie să fie singurul exemplar păstrat. Este necesară arhivarea variantei finale semnate.

Completarea online a actului adițional

Un formular online poate permite selectarea tipului de modificare și completarea automată a clauzei corespunzătoare.

Utilizatorul poate introduce contractul inițial, noua perioadă, chiria, garanția și datele părților.

Documentul poate fi descărcat în format editabil și PDF.

Modelul trebuie verificat înainte de semnare și adaptat dacă există coproprietari, mai mulți chiriași, societăți, subînchiriere ori utilizare comercială.

Generarea documentului nu realizează automat înregistrarea la ANAF sau la alte instituții.

Informații necesare pentru actul adițional

• numărul și data contractului de închiriere inițial;
• datele actuale ale proprietarului și chiriașului;
• adresa și identificarea exactă a bunului închiriat;
• numărul și data actelor adiționale anterioare, dacă există;
• clauza ori clauzele care urmează să fie modificate;
• textul vechi și noul conținut convenit;
• data de la care modificarea produce efecte;
• noua durată și data de expirare, în cazul prelungirii;
• valoarea, moneda, scadența și contul pentru chirie;
• valoarea actualizată a garanției și termenul de completare;
• regulile noi privind utilitățile, persoanele, activitatea sau amenajările;
• semnăturile tuturor părților și anexele relevante.

Greșeli frecvente la redactarea actului adițional

O greșeală frecventă este lipsa numărului și datei contractului modificat.

O altă problemă este indicarea unei noi chirii fără moneda, scadența și data aplicării.

Prelungirea nu trebuie formulată fără o dată clară de expirare.

Actul nu trebuie semnat numai de unul dintre coproprietari sau chiriași dacă obligațiile celorlalți sunt afectate.

Nu trebuie modificat manual contractul inițial prin ștergerea și înlocuirea unor cuvinte după semnare.

Un chiriaș nou nu trebuie introdus numai prin schimbarea numelui în fișierul vechi.

Garanția nu trebuie majorată fără stabilirea termenului și condițiilor de restituire.

Permisiunea pentru sediu social nu trebuie formulată fără identificarea societății și duratei.

Modificarea chiriei și duratei nu trebuie omisă din înregistrarea fiscală atunci când proprietarul are obligația de declarare.

Părțile nu trebuie să păstreze numai documentul editabil nesemnat, fără exemplarul final.

De ce este important un act adițional bine redactat

Documentul permite continuarea contractului fără refacerea tuturor clauzelor.

Proprietarul poate demonstra noua chirie, durata și condițiile acceptate.

Chiriașul cunoaște exact suma, scadența, drepturile și obligațiile actualizate.

Actul reduce conflictele create de înțelegeri verbale și mesaje interpretate diferit.

Înregistrarea corespunzătoare permite corelarea contractului cu evidența fiscală și cu veniturile efectiv obținute.

Actualizarea documentului după semnare

Proprietarul trebuie să verifice dacă modificarea trebuie declarată la ANAF în termenul aplicabil.

Chiriașul trebuie să actualizeze furnizorii, sediul firmei, asigurarea sau alte documente dacă schimbarea le influențează.

Ambele părți trebuie să atașeze actul la contractul inițial și să actualizeze calendarul privind chiria și expirarea.

Dacă modificarea nu mai corespunde situației reale, trebuie redactat un nou act, nu corectat documentul semnat.

Un Act aditional contract inchiriere bine completat trebuie să arate fără echivoc ce clauză se modifică, de când se aplică noua regulă și ce prevederi rămân neschimbate. Documentul trebuie semnat de toate părțile afectate și, atunci când legislația fiscală impune, înregistrat împreună cu formularul și copia actului.