Contract inchiriere spatiu comercial – model actualizat pentru anul 2026

Contract închiriere spațiu comercial – model pentru magazin, birou, cabinet sau depozit

Un contract închiriere spațiu comercial este documentul prin care proprietarul sau un alt deținător legal oferă unei persoane ori unei firme dreptul de a utiliza temporar un spațiu pentru desfășurarea unei activități economice, în schimbul unei chirii. Persoana care transmite folosința este denumită locator, iar beneficiarul spațiului este denumit locatar sau chiriaș.

Contractul poate avea ca obiect un magazin, birou, cabinet, salon, restaurant, atelier, hală, depozit, spațiu de producție, garaj ori o parte delimitată dintr-un imobil. Documentul trebuie adaptat activității concrete și caracteristicilor clădirii.

Închirierea nu îi oferă chiriașului dreptul de proprietate asupra spațiului. Acesta primește numai dreptul de folosință, în limitele destinației, perioadei și condițiilor stabilite. La încetarea contractului, spațiul trebuie restituit împreună cu cheile, documentele și bunurile predate.

Un model Contract inchiriere spatiu comercial trebuie să precizeze exact suprafața, destinația, chiria, TVA-ul, garanția, utilitățile, amenajările, autorizațiile, programul, accesul, reparațiile și condițiile de încetare. O formulare generală prin care se oferă „spațiul comercial de la adresă” nu este suficientă dacă imobilul include mai multe încăperi, anexe sau zone comune.

Ce reprezintă închirierea unui spațiu comercial

Prin contractul de închiriere, locatorul trebuie să predea spațiul și să asigure folosința sa potrivit destinației convenite. Locatarul trebuie să achite chiria, să utilizeze bunul cu prudență și să îl restituie la încetare.

Închirierea spațiilor comerciale face parte din categoria generală a contractelor de locațiune. Părțile au o libertate importantă în stabilirea clauzelor, însă documentul trebuie să respecte regulile obligatorii, situația juridică a imobilului și autorizațiile necesare activității.

Contractul nu autorizează singur funcționarea unui magazin, restaurant, cabinet medical, salon de înfrumusețare sau atelier. Chiriașul trebuie să verifice separat cerințele urbanistice, sanitare, comerciale, de mediu și de securitate la incendiu.

Diferența dintre spațiu comercial și sediu social

Un sediu social este adresa oficială la care este înregistrată societatea. La această adresă poate să nu se desfășoare activitate economică efectivă.

Un spațiu comercial sau punct de lucru este utilizat pentru activități precum vânzarea produselor, prestarea serviciilor, producția, depozitarea ori primirea clienților.

Același imobil poate fi utilizat atât ca sediu social, cât și ca punct de lucru, dacă sunt îndeplinite condițiile legale și contractuale.

Contractul trebuie să precizeze dacă locatarul poate declara adresa la registrul comerțului și dacă proprietarul se obligă să furnizeze documentele necesare.

Cine poate avea calitatea de locator

Locatorul este, de regulă, proprietarul spațiului. El trebuie să demonstreze dreptul său prin actul de proprietate și prin informațiile din cartea funciară.

Poate închiria și un uzufructuar, un administrator sau o altă persoană care are dreptul legal ori contractual de a transmite folosința.

Un chiriaș nu trebuie să subînchirieze spațiul dacă propriul său contract interzice operațiunea sau o condiționează de acordul proprietarului.

Persoana care încasează chiria, deține cheile sau administrează clădirea nu trebuie considerată automat titularul dreptului de a semna contractul.

Cine poate avea calitatea de locatar

Locatarul poate fi o persoană fizică autorizată, o întreprindere individuală, o societate, o asociație, o fundație sau o persoană fizică.

Dacă activitatea va fi desfășurată de o firmă, este recomandat ca societatea să apară direct în contract. Administratorul nu trebuie indicat drept chiriaș persoană fizică dacă firma va plăti chiria și va utiliza spațiul.

Contractul trebuie să includă denumirea, sediul, codul unic de înregistrare, numărul din registrul comerțului și reprezentantul legal.

Dacă societatea este în curs de înființare, părțile trebuie să stabilească modul în care contractul va fi preluat sau confirmat după dobândirea personalității juridice.

Semnarea prin reprezentant sau mandatar

O persoană poate semna printr-un reprezentant autorizat.

Împuternicirea trebuie să permită negocierea duratei, chiriei, garanției și destinației, precum și semnarea procesului-verbal de predare.

O procură acordată numai pentru administrarea curentă a imobilului nu trebuie considerată automat suficientă pentru o închiriere îndelungată sau pentru autorizarea unor investiții importante.

Documentul de reprezentare trebuie identificat în contract și verificat înainte de plata garanției.

Spațiul aflat în coproprietate

Dacă imobilul aparține mai multor persoane, trebuie verificate cotele și drepturile fiecărui coproprietar.

Pentru închirierea întregului spațiu este recomandată participarea tuturor proprietarilor sau prezentarea unor mandate corespunzătoare.

Contractul trebuie să precizeze persoana care emite documentele de plată, încasează chiria și primește notificările.

Dacă venitul este obținut de mai mulți proprietari persoane fizice, documentul trebuie să indice persoana desemnată pentru îndeplinirea obligației de înregistrare fiscală.

Verificarea dreptului asupra spațiului

Chiriașul trebuie să solicite actul de proprietate și un extras de carte funciară actual.

Trebuie verificate proprietarul, numărul cadastral, destinația înscrisă, suprafața, ipotecile, sechestrele, litigiile, servituțile și celelalte sarcini.

O ipotecă nu împiedică automat închirierea, dar contractele de credit pot conține condiții ori obligația obținerii acordului creditorului.

Un spațiu implicat într-un litigiu, într-o executare silită sau într-o procedură de vânzare trebuie analizat cu atenție înainte de realizarea investițiilor.

Identificarea exactă a spațiului

Contractul trebuie să indice adresa completă, numărul cadastral, cartea funciară și suprafața utilă.

Trebuie enumerate încăperile, grupurile sanitare, depozitele, subsolurile, terasele, curtea, locurile de parcare și spațiile tehnice incluse.

Dacă locatarul primește numai o parte dintr-o clădire, aceasta trebuie delimitată printr-un plan anexat.

Zonele comune și regulile privind accesul la acestea trebuie descrise separat.

Suprafața utilă și suprafața închiriabilă

În clădirile de birouri sau centrele comerciale, chiria poate fi calculată prin raportare la suprafața utilă ori la o suprafață închiriabilă care include o cotă din zonele comune.

Contractul trebuie să definească metoda de măsurare și suprafața pentru care se calculează chiria și costurile de administrare.

Chiriașul nu trebuie să accepte plata pentru o suprafață neclară sau stabilită numai printr-o prezentare comercială.

Dacă măsurătorile ulterioare indică o diferență importantă, contractul trebuie să prevadă modul de recalculare.

Destinația comercială a spațiului

Destinația trebuie descrisă suficient de precis: magazin alimentar, birou, cabinet, salon, restaurant, depozit, atelier sau altă activitate.

Formularea „orice activitate comercială” poate fi prea largă dacă imobilul, vecinătățile sau autorizațiile nu permit toate tipurile de activități.

Locatorul trebuie să declare destinația juridică pe care o cunoaște, iar locatarul trebuie să verifice dacă activitatea sa poate fi autorizată.

Schimbarea activității ori adăugarea unor activități care produc zgomot, miros, trafic sau riscuri suplimentare trebuie condiționată de acordul scris.

Schimbarea destinației imobilului

Un apartament sau alt spațiu înregistrat ca locuință nu devine automat spațiu comercial prin semnarea contractului.

Dacă activitatea presupune schimbarea destinației, trebuie verificate regulile urbanistice, acordurile necesare și formalitățile privind condominiul.

Atunci când schimbarea de destinație implică lucrări pentru care legea cere autorizație, lucrările nu trebuie începute înainte de obținerea acesteia.

Dacă nu sunt necesare lucrări supuse autorizării, schimbarea trebuie totuși să se încadreze în documentațiile de urbanism aprobate și în celelalte reguli aplicabile.

Spațiul comercial într-un bloc de locuințe

Pentru un spațiu aflat într-un condominiu trebuie verificate destinația existentă, regulamentul clădirii și efectul activității asupra vecinilor.

Activitățile care generează zgomot, mirosuri, trafic intens, aprovizionări frecvente ori modificări ale părților comune pot necesita acorduri și măsuri suplimentare.

Chiriașul nu trebuie să presupună că declarația privind lipsa activității de la un simplu sediu social este suficientă pentru funcționarea efectivă a unui magazin sau cabinet.

Contractul trebuie să stabilească persoana responsabilă pentru obținerea acordurilor și consecințele în cazul în care activitatea nu poate fi autorizată.

Autorizațiile de funcționare

Locatarul trebuie să identifice toate autorizațiile necesare înainte de semnare sau înainte de începerea activității.

În funcție de domeniu pot fi necesare autorizații locale, sanitare, sanitar-veterinare, de mediu, de securitate la incendiu, de muncă ori avize profesionale.

Contractul trebuie să precizeze dacă plata chiriei începe imediat sau după o perioadă acordată pentru amenajare și autorizare.

Dacă autorizația este refuzată din cauza caracteristicilor juridice ori tehnice ale imobilului, documentul trebuie să stabilească dacă locatarul poate înceta contractul și recupera garanția.

Durata contractului

Durata trebuie stabilită prin date exacte de început și sfârșit.

Pentru o activitate care necesită investiții importante, locatarul are interesul unei perioade suficient de lungi pentru recuperarea costurilor.

Locatorul trebuie să analizeze dacă dorește un contract pe termen lung și în ce condiții poate actualiza chiria.

Documentul trebuie să indice dacă perioada de amenajare face parte din durata totală și dacă pentru aceasta se plătește chirie.

Perioada de amenajare fără chirie

Părțile pot stabili o perioadă în care locatarul amenajează spațiul fără să plătească chiria de bază.

Contractul trebuie să indice dacă în această perioadă se achită utilitățile, costurile comune, taxele de administrare și TVA-ul aplicabil.

Scutirea temporară de chirie nu trebuie confundată cu amânarea plății. Dacă chiria devine datorată ulterior pentru aceeași perioadă, acest lucru trebuie scris expres.

Prelungirea și reînnoirea

Contractul poate fi prelungit prin act adițional sau printr-un mecanism automat.

Clauza trebuie să precizeze termenul în care una dintre părți poate anunța că nu dorește continuarea.

Dacă prelungirea implică o chirie nouă, formula sau procedura de negociere trebuie stabilită.

Locatarul nu trebuie să realizeze investiții suplimentare aproape de expirare fără să clarifice durata în care va putea utiliza spațiul.

Chiria și moneda de plată

Chiria trebuie menționată în cifre și litere și trebuie precizat dacă este calculată lunar, trimestrial sau pentru o altă perioadă.

Contractul trebuie să arate dacă suma este exprimată în lei sau euro și în ce monedă se realizează plata.

Dacă plata se face în lei raportat la euro, trebuie indicat cursul de schimb, instituția care îl publică și data relevantă.

Trebuie precizat dacă valoarea include ori nu TVA și celelalte costuri.

TVA-ul aplicabil chiriei

Regimul TVA depinde de calitatea locatorului, natura spațiului și opțiunile fiscale exercitate.

Închirierea unui bun imobil este, în principiu, o operațiune scutită de TVA, însă locatorul impozabil poate opta pentru taxare în condițiile legislației fiscale.

Anumite operațiuni, precum închirierea locurilor pentru parcarea vehiculelor ori a unor echipamente instalate, pot avea un tratament diferit.

Contractul trebuie să prevadă dacă TVA se adaugă chiriei și ce se întâmplă dacă regimul fiscal se schimbă pe durata contractului.

Scadența și plata chiriei

Contractul trebuie să indice ziua până la care se efectuează plata și dacă chiria este achitată în avans sau pentru luna deja utilizată.

Trebuie precizat contul bancar, titularul și explicația care se înscrie în ordinul de plată.

Plata prin transfer oferă o dovadă clară. Dacă este acceptat numerarul, locatorul trebuie să emită documentul justificativ corespunzător.

Modificarea contului trebuie comunicată prin procedura contractuală, pentru a reduce riscul fraudelor transmise prin mesaje false.

Indexarea chiriei

Chiria poate fi actualizată anual în funcție de inflație, un indice oficial, cursul valutar sau o formulă convenită.

Clauza trebuie să indice sursa indicelui, perioada analizată, data aplicării și modul de calcul.

O formulare care permite proprietarului să majoreze unilateral și nelimitat chiria poate genera conflicte.

Dacă nu există un mecanism de indexare, modificarea prețului trebuie realizată prin acordul părților.

Chiria variabilă în funcție de cifra de afaceri

În centre comerciale sau alte spații de retail, chiria poate include o componentă calculată în funcție de vânzările locatarului.

Contractul trebuie să definească cifra de afaceri relevantă, perioadele de raportare, vânzările online, retururile, taxele și dreptul de verificare.

Datele comerciale ale locatarului trebuie tratate confidențial și accesate numai în scopul stabilit.

Formula trebuie să fie suficient de clară pentru ca fiecare factură să poată fi verificată.

Garanția contractuală

Garanția poate acoperi chirii neachitate, utilități, costuri comune, deteriorări și obligația de readucere a spațiului la starea convenită.

Contractul trebuie să indice valoarea, moneda, termenul de plată și situațiile în care poate fi utilizată.

Dacă locatorul consumă o parte din garanție în timpul contractului, poate fi prevăzută obligația locatarului de a o reîntregi.

Garanția nu trebuie confundată automat cu plata ultimelor luni de chirie.

Garanția bancară sau depozitul

Pentru spațiile importante, garanția poate fi constituită printr-un depozit, o scrisoare de garanție bancară sau o altă formă acceptată.

Documentul trebuie să precizeze condițiile în care locatorul poate solicita plata, perioada de valabilitate și obligația de prelungire.

O garanție bancară nu trebuie să expire înainte de încheierea perioadei în care pot fi regularizate facturile și daunele.

Elementele care trebuie clarificate înainte de predarea spațiului

Costurile de administrare și serviciile comune

Într-o clădire de birouri sau într-un centru comercial pot exista costuri pentru pază, recepție, curățenie, lifturi, iluminatul comun, deszăpezire și întreținerea instalațiilor.

Contractul trebuie să indice serviciile incluse, bugetul, metoda de repartizare și dreptul locatarului de a verifica documentele.

Trebuie precizat dacă proprietarul poate adăuga unilateral servicii noi și în ce limite poate majora costurile.

O taxă de administrare nu trebuie prezentată ca o sumă fixă dacă locatorul intenționează să efectueze regularizări anuale.

Utilitățile și contoarele

Trebuie stabilit dacă spațiul are contoare individuale sau dacă utilitățile sunt repartizate.

La predare se consemnează indexurile pentru energie, gaze, apă și alte consumuri măsurabile.

Contractul trebuie să indice titularul contractelor cu furnizorii, termenele de plată și modul de transmitere a facturilor.

Dacă sunt utilizate instalații comune, metoda de repartizare trebuie să fie verificabilă.

Predarea spațiului comercial

Predarea trebuie realizată printr-un proces-verbal semnat de ambele părți.

Documentul trebuie să descrie starea pereților, pardoselilor, tâmplăriei, instalațiilor, grupurilor sanitare și echipamentelor.

Trebuie menționate cheile, cardurile, telecomenzile, codurile de acces, contoarele și documentele tehnice.

Fotografiile anexate trebuie să permită compararea stării la restituire.

Data de la care se datorează chiria

Data predării, data începerii contractului și data de la care se plătește chiria pot fi diferite.

De exemplu, spațiul poate fi predat pentru amenajare cu 30 de zile înainte de începerea plății chiriei.

Contractul trebuie să stabilească obligațiile locatarului în perioada de amenajare și momentul din care acesta răspunde pentru bun.

Amenajarea spațiului de către locatar

Locatarul trebuie să prezinte proiectele și să obțină aprobarea proprietarului înainte de efectuarea unor lucrări importante.

Contractul trebuie să diferențieze lucrările cosmetice de intervențiile asupra structurii, fațadei, instalațiilor și părților comune.

Obținerea acordului proprietarului nu înlocuiește autorizația de construire sau celelalte aprobări legale.

Locatarul trebuie să utilizeze executanți autorizați atunci când natura intervenției impune acest lucru.

Investițiile și proprietatea asupra amenajărilor

Documentul trebuie să precizeze ce se întâmplă cu pereții despărțitori, instalațiile, corpurile de iluminat, sistemele de climatizare, mobilierul fix și celelalte amenajări.

Unele elemente pot rămâne spațiului fără despăgubire, altele pot fi îndepărtate, iar anumite investiții pot fi compensate de locator.

Locatarul nu trebuie să presupună că valoarea investiției va fi restituită numai pentru că proprietarul a cunoscut lucrările.

Acordul, bugetul și efectele la încetare trebuie consemnate în scris.

Autorizația de construire pentru amenajări

Lucrările care modifică structura, fațada, volumul, instalațiile comune sau alte elemente protejate pot necesita autorizație.

Schimbările de compartimentare, acces, reclamă, evacuare, ventilație și instalații trebuie analizate înainte de execuție.

Contractul trebuie să precizeze cine pregătește documentația, cine semnează în calitate de proprietar și cine suportă costurile.

Începerea lucrărilor fără autorizație poate atrage sancțiuni și obligația de readucere la starea legală.

Firma, reclama și elementele montate pe fațadă

Locatarul trebuie să obțină acordul pentru montarea firmei, panourilor, copertinelor, luminilor, antenelor și instalațiilor exterioare.

Trebuie respectate regulile locale de publicitate, urbanism și protecție a clădirilor istorice.

Contractul trebuie să indice dacă la încetare elementele trebuie demontate și fațada reparată.

Obligațiile locatorului

Locatorul trebuie să predea spațiul în starea convenită și să asigure folosința liniștită.

El trebuie să comunice defectele cunoscute, sarcinile, restricțiile și lucrările programate care pot afecta activitatea.

Reparațiile structurale și cele necesare pentru menținerea spațiului într-o stare potrivită destinației trebuie delimitate în contract.

Proprietarul trebuie să coopereze la obținerea documentelor și autorizațiilor pe care numai titularul imobilului le poate solicita sau semna.

Obligațiile locatarului

Locatarul trebuie să plătească chiria și celelalte costuri la termen.

El trebuie să folosească spațiul potrivit destinației, să respecte programul, regulamentele clădirii și autorizațiile.

Defecțiunile, incidentele, controalele și reclamațiile vecinilor trebuie comunicate locatorului atunci când pot afecta imobilul.

Locatarul trebuie să protejeze spațiul și să îl restituie în condițiile stabilite.

Reparațiile și întreținerea curentă

Contractul trebuie să delimiteze responsabilitatea pentru instalațiile electrice, sanitare, termice, acoperiș, fațadă, structură și echipamente.

Locatarul poate suporta operațiunile curente și deteriorările produse prin activitatea sa.

Locatorul trebuie să trateze problemele care împiedică utilizarea normală și care nu au fost provocate de chiriaș, potrivit contractului și regulilor aplicabile.

Pentru intervențiile urgente trebuie stabilită o procedură de notificare și aprobare a cheltuielilor.

Întreruperea utilităților și imposibilitatea folosirii

Contractul trebuie să prevadă efectele unei întreruperi prelungite de energie, apă, acces sau încălzire.

Părțile pot stabili reducerea chiriei, suspendarea plății ori încetarea dacă spațiul nu poate fi utilizat pentru o perioadă importantă.

Trebuie diferențiată o problemă imputabilă proprietarului de o întrerupere generală produsă de furnizor sau de o situație externă.

Accesul locatorului în spațiu

Proprietarul poate verifica starea spațiului și respectarea contractului, dar nu trebuie să perturbe nejustificat activitatea.

Vizitele trebuie anunțate cu un termen stabilit, cu excepția urgențelor.

Contractul trebuie să reglementeze accesul pentru reparații, controale tehnice și vizionări înainte de expirare.

Cheia de rezervă nu trebuie utilizată pentru intrări neanunțate în afara situațiilor justificate.

Programul de funcționare și accesul

Locatarul trebuie să cunoască intervalele în care clădirea, parcarea, recepția și serviciile comune sunt disponibile.

Un restaurant, magazin sau atelier poate avea nevoie de acces în afara programului obișnuit al clădirii.

Contractul trebuie să reglementeze accesul angajaților, furnizorilor, curierilor și clienților.

Parcarea și aprovizionarea

Locurile de parcare trebuie identificate și trebuie precizat dacă sunt incluse în chirie ori plătite separat.

Pentru magazine și restaurante trebuie stabilite zonele și orele de aprovizionare.

Locatarul nu trebuie să utilizeze curtea, trotuarul sau spațiile comune pentru depozitare fără acord.

Subînchirierea spațiului

Contractul trebuie să indice dacă locatarul poate transmite integral sau parțial folosința unei alte persoane.

Locatorul poate interzice subînchirierea sau o poate condiționa de aprobarea sa prealabilă.

Dacă este permisă, trebuie stabilite identitatea sublocatarului, activitatea și răspunderea locatarului principal.

Închirierea unor birouri, standuri ori suprafețe către alte firme nu trebuie realizată fără verificarea acestei clauze.

Cesiunea contractului și schimbarea firmei

Locatarul nu trebuie să transfere contractul către o altă societate numai pentru că aceasta are aceiași asociați ori administratori.

Cesiunea poziției contractuale trebuie aprobată în condițiile stabilite și documentată.

Fuziunea, divizarea, vânzarea afacerii sau schimbarea controlului pot fi reglementate separat dacă identitatea chiriașului este importantă pentru locator.

Asigurarea spațiului și a activității

Locatorul poate asigura clădirea, iar locatarul bunurile proprii, echipamentele, stocurile și răspunderea față de terți.

Contractul trebuie să indice polițele necesare și obligația de prezentare a dovezilor.

Un restaurant, atelier sau depozit poate necesita acoperiri diferite față de un birou.

Existența asigurării nu înlocuiește obligația de prevenire a incendiilor și a celorlalte riscuri.

Răspunderea pentru prejudicii

Locatarul poate răspunde pentru daunele provocate spațiului prin activitatea sa, prin angajați, clienți, furnizori sau echipamente.

Uzura normală trebuie diferențiată de deteriorările imputabile.

Locatorul poate răspunde pentru defectele imobilului și pentru încălcarea obligației de a asigura folosința, în condițiile contractului și legii.

Orice prejudiciu trebuie documentat prin fotografii, constatări, facturi și evaluări verificabile.

Întârzierea la plata chiriei

Contractul poate prevedea dobânzi sau penalități pentru sumele neachitate.

Metoda de calcul trebuie să fie clară, iar penalitățile nu trebuie formulate prin mai multe clauze contradictorii.

Locatorul trebuie să transmită o notificare care identifică facturile, scadențele și soldul.

Locatarul trebuie să conteste rapid sumele pe care le consideră greșite și să achite partea necontestată, dacă documentul prevede un asemenea mecanism.

Contractul înregistrat la ANAF

Dacă locatorul este o persoană fizică ce obține venituri din cedarea folosinței bunului din patrimoniul personal, contractul și modificările sale trebuie înregistrate la organul fiscal competent în termenul aplicabil.

Înregistrarea se realizează prin formularul C168, însoțit de copia contractului.

Formularul poate fi utilizat și pentru declararea modificării ori încetării contractului.

Dacă spațiul este deținut în comun, contractul trebuie să desemneze proprietarul care îndeplinește obligația de înregistrare.

Impozitul atunci când chiria este plătită unei persoane fizice

Tratamentul fiscal depinde de calitatea locatorului și a locatarului.

Atunci când chiria este plătită unei persoane fizice de către o societate sau o altă entitate care conduce evidență contabilă, plătitorul poate avea obligația calculării, reținerii, declarării și plății impozitului potrivit regulilor fiscale în vigoare.

Contractul trebuie să precizeze dacă suma negociată reprezintă chiria brută și cum este tratat impozitul reținut.

Părțile trebuie să consulte contabilul înainte de prima plată, deoarece formularea greșită poate crea diferențe între suma așteptată de proprietar și suma efectiv transferată.

Caracterul executoriu pentru plata chiriei

Forma și înregistrarea contractului pot fi importante pentru recuperarea chiriei neachitate.

Un contract sub semnătură privată înregistrat la organul fiscal sau un contract autentic poate constitui, în condițiile legii, titlu executoriu pentru plata chiriei la termenele stabilite.

Introducerea expresiei „titlu executoriu” nu este suficientă dacă forma și celelalte cerințe nu sunt îndeplinite.

Chiria, moneda, termenele și formula de calcul trebuie să fie suficient de clare pentru determinarea creanței.

Încetarea la expirarea perioadei

La termen, locatarul trebuie să înceteze activitatea și să restituie spațiul dacă părțile nu au convenit o prelungire.

Contractul trebuie să stabilească perioada necesară pentru dezafectarea echipamentelor, ridicarea mărfurilor și repararea zonelor afectate.

Autorizațiile, sediul și punctul de lucru trebuie actualizate prin procedurile corespunzătoare.

Denunțarea unilaterală

Părțile pot stabili dreptul de a înceta contractul prin notificare, înainte de expirare.

Clauza trebuie să indice termenul de preaviz, forma notificării și eventualele compensații.

Pentru un contract în care locatarul a realizat investiții importante, o denunțare foarte rapidă poate produce pierderi semnificative și trebuie negociată înainte de semnare.

Rezilierea pentru neexecutare

Neplata chiriei, utilizarea în alt scop, lipsa autorizațiilor, subînchirierea nepermisă și deteriorarea gravă pot reprezenta motive de reziliere.

Locatarul poate solicita încetarea dacă proprietarul nu predă spațiul, nu asigură accesul ori nu remediază probleme care împiedică utilizarea convenită.

Contractul trebuie să stabilească notificarea și termenul acordat pentru remediere, dacă natura încălcării permite acest lucru.

Forța majoră și situațiile excepționale

Contractul trebuie să reglementeze evenimentele externe care împiedică utilizarea spațiului.

Nu orice scădere a vânzărilor sau dificultate financiară reprezintă forță majoră.

Clauza poate stabili notificarea, suspendarea temporară, renegocierea și încetarea dacă imposibilitatea continuă.

Vânzarea spațiului în timpul închirierii

Locatorul trebuie să informeze locatarul dacă intenționează să vândă și să reglementeze accesul potențialilor cumpărători.

Efectele contractului față de noul proprietar depind de forma, data și formalitățile de opozabilitate îndeplinite.

Pentru o locațiune pe termen lung și investiții importante, locatarul trebuie să analizeze notarea contractului în cartea funciară ori alte măsuri de protecție aplicabile.

Restituirea spațiului

Restituirea trebuie consemnată printr-un proces-verbal final.

Trebuie verificate starea, indexurile, cheile, cardurile, instalațiile, mobilierul, reclama și amenajările.

Contractul trebuie să precizeze dacă spațiul se predă în starea inițială, cu uzura normală, ori dacă anumite amenajări pot rămâne.

Facturile finale și regularizarea costurilor comune pot fi efectuate ulterior, printr-o procedură stabilită.

Restituirea garanției

Locatorul trebuie să prezinte calculul sumelor reținute și documentele justificative.

Contractul trebuie să prevadă termenul de restituire și partea care poate fi păstrată temporar pentru facturi neemise.

Întreaga garanție nu trebuie blocată pe termen nedeterminat numai pentru că ar putea apărea o regularizare.

Locatarul nu trebuie să considere unilateral garanția drept plata ultimei chirii.

Documente și informații necesare pentru contract

• datele complete ale locatorului și locatarului;
• actul de proprietate și extrasul de carte funciară;
• adresa, numărul cadastral, suprafața și planul spațiului;
• destinația și activitatea care va fi desfășurată;
• autorizațiile, acordurile și condițiile tehnice necesare;
• durata, perioada de amenajare și data începerii chiriei;
• chiria, moneda, TVA-ul, indexarea și scadența;
• garanția și condițiile în care poate fi utilizată;
• utilitățile, taxele de administrare și costurile comune;
• lucrările, amenajările și situația investițiilor la încetare;
• condițiile subînchirierii, cesiunii și accesului locatorului;
• procesul-verbal de predare și procedura de restituire.

Greșeli frecvente la închirierea unui spațiu comercial

O greșeală frecventă este semnarea contractului înainte de verificarea dreptului de proprietate și a destinației cadastrale.

Locatarul nu trebuie să presupună că orice activitate poate fi autorizată în spațiu.

Suprafața pentru care se calculează chiria nu trebuie lăsată neclară.

TVA-ul și costurile de administrare nu trebuie omise din calculul lunar.

Garanția nu trebuie plătită fără stabilirea condițiilor de restituire.

Amenajările nu trebuie începute fără acordul scris și verificarea autorizațiilor.

Locatorul nu trebuie să promită verbal rambursarea investițiilor.

Subînchirierea nu trebuie presupusă ca fiind permisă.

Încetarea nu trebuie reglementată numai prin formula „contractul poate fi reziliat oricând”.

Spațiul nu trebuie restituit fără proces-verbal, indexuri și regularizarea obligațiilor.

Completarea online a contractului

Un formular online poate ajuta părțile să completeze datele, spațiul, activitatea, chiria, garanția și durata.

Documentul poate fi descărcat în format editabil pentru negocierea clauzelor și în PDF pentru semnare.

Modelul trebuie adaptat tipului de activitate, regimului fiscal și investițiilor planificate.

Un formular nu poate confirma că activitatea va fi autorizată, că imobilul este liber de sarcini sau că TVA-ul și impozitul au fost tratate corect.

De ce este important un contract complet

Locatorul poate proteja imobilul, poate stabili destinația și poate documenta chiria și costurile datorate.

Locatarul poate verifica dacă are o perioadă suficientă pentru recuperarea investițiilor și dacă spațiul poate fi folosit pentru activitatea planificată.

Clauzele privind autorizațiile, amenajările, utilitățile și întreruperea folosinței reduc riscul blocării activității.

Procesul-verbal, planul și fotografiile permit compararea stării inițiale cu situația de la restituire.

Un Contract închiriere spațiu comercial bine redactat trebuie să reflecte costul total, activitatea reală și situația tehnică și juridică a imobilului. Contractul trebuie verificat înainte de plata garanției și păstrat împreună cu actele adiționale, facturile, autorizațiile, procesele-verbale și dovezile de înregistrare fiscală.