Declaratie de inventar – model actualizat pentru anul 2026

Declarație de inventar – model pentru gestionar înainte de inventariere

O declarație de inventar este documentul prin care gestionarul prezintă comisiei de inventariere situația bunurilor, valorilor materiale și sumelor bănești aflate în răspunderea sa. Documentul se completează înainte de începerea verificării faptice și permite identificarea tuturor spațiilor de depozitare, a documentelor neînregistrate și a eventualelor diferențe cunoscute de gestionar.

Declarația este utilizată de societăți comerciale, instituții publice, organizații și alte entități care administrează stocuri, mărfuri, materiale, obiecte de inventar, numerar sau alte valori. Ea poate fi necesară cu ocazia inventarierii anuale, a predării unei gestiuni, a reorganizării activității, a unui control sau atunci când există indicii privind lipsuri ori plusuri.

Potrivit regulilor de inventariere, înainte de începerea operațiunilor comisia trebuie să obțină de la gestionarul responsabil o declarație scrisă. Prin aceasta, gestionarul comunică dacă deține bunuri și în alte locuri, dacă are bunuri aparținând terților, dacă există operațiuni neînregistrate sau dacă știe despre diferențe în gestiune.

Care este rolul declarației de inventar

Documentul stabilește situația gestiunii înainte ca membrii comisiei să înceapă numărarea, cântărirea, măsurarea sau verificarea bunurilor. Astfel, se reduce riscul ca anumite spații, documente sau valori să fie omise din inventariere.

Declarația nu reprezintă rezultatul inventarierii și nu confirmă că evidența contabilă este corectă. Ea consemnează informațiile cunoscute și asumate de gestionar la începutul procedurii. Rezultatele finale sunt stabilite ulterior, prin compararea situației faptice cu evidențele tehnico-operative și contabile.

Gestionarul trebuie să răspundă complet și sincer la toate punctele documentului. Dacă există mărfuri primite fără înregistrarea documentelor, bunuri pregătite pentru livrare, numerar nepredat sau diferențe deja cunoscute, acestea trebuie menționate înainte de începerea inventarului.

Declarația dată înainte de inventariere

Forma utilizată cel mai frecvent este declarația gestionarului dată înainte de inventariere. Aceasta identifică locurile în care se află bunurile și prezintă situația documentelor de intrare și de ieșire.

Comisia utilizează informațiile pentru a stabili spațiile care trebuie verificate și pentru a lua măsuri privind sigilarea lor, întreruperea temporară a operațiunilor sau delimitarea bunurilor aparținând altor persoane.

Mențiunea gestionarului după inventariere

La finalul verificării, gestionarul confirmă, de regulă, pe ultima filă a listelor de inventariere dacă toate bunurile și valorile au fost inventariate în prezența sa. Tot atunci poate formula obiecții privind modul de desfășurare a procedurii sau datele înscrise.

Dacă sunt formulate obiecții, comisia trebuie să le analizeze și să consemneze concluziile. Listele sunt semnate de membrii comisiei și de gestionar, iar în cazul unei predări-primiri sunt semnate atât de gestionarul care predă, cât și de cel care preia gestiunea.

Ce informații trebuie incluse în declarație

Identificarea gestionarului și a gestiunii

Declarația trebuie să conțină denumirea entității, numele gestionarului și gestiunea de care acesta răspunde. Pot fi menționate depozitul, magazinul, casieria, atelierul, punctul de lucru sau compartimentul în care se află bunurile.

Dacă persoana a fost desemnată printr-o decizie internă, se pot include numărul și data deciziei. Pentru o gestiune colectivă trebuie stabilit dacă fiecare gestionar completează o declarație sau dacă procedura internă prevede un document semnat de toate persoanele responsabile.

Datele trebuie să corespundă deciziilor interne, fișelor de post și documentelor de predare-primire. O denumire prea generală poate crea neclarități cu privire la bunurile pentru care persoana își asumă răspunderea.

Declararea tuturor locurilor de depozitare

Gestionarul trebuie să menționeze toate spațiile în care păstrează bunuri sau valori. Nu trebuie indicate numai magazia principală, ci și încăperile auxiliare, depozitele externe, dulapurile securizate sau alte locuri folosite temporar.

Dacă anumite bunuri se află la un punct de lucru, la un angajat, la un prestator sau într-un spațiu închiriat, situația trebuie comunicată comisiei. Aceasta va stabili modul în care bunurile respective sunt verificate și documentate.

Omiterea unui spațiu poate conduce la inventarierea incompletă și la apariția unor diferențe care nu reflectă situația reală. De aceea, comisia trebuie să identifice toate locurile în care există valori materiale sau bănești înainte de efectuarea verificării.

Bunurile aparținând altor persoane

În gestiune se pot afla bunuri primite pentru păstrare, reparație, prelucrare, vânzare în consignație sau utilizare temporară. Acestea nu trebuie confundate cu bunurile proprii ale entității.

Gestionarul trebuie să declare existența lor, proprietarul și documentele în baza cărora au fost primite. Comisia le inventariază și le evidențiază separat, astfel încât să nu fie incluse în mod greșit în patrimoniul entității.

În mod similar, bunurile entității aflate la terți trebuie confirmate prin documentele și procedurile stabilite. Declarația gestionarului nu înlocuiește solicitările de confirmare transmise persoanelor care dețin efectiv bunurile.

Plusurile și lipsurile cunoscute

Dacă gestionarul știe că există o diferență între stocul faptic și evidență, trebuie să o declare înainte de începerea verificării. Poate fi vorba despre o lipsă, un surplus, o deteriorare sau o înregistrare realizată pentru o cantitate greșită.

Declararea diferenței nu stabilește automat cauza și persoana răspunzătoare. Comisia trebuie să numere bunurile, să verifice documentele și să compare rezultatele cu fișele de magazie și contabilitatea.

Pentru plusurile, lipsurile și deprecierile constatate, comisia poate solicita explicații scrise persoanelor responsabile. Pe baza documentelor și explicațiilor, aceasta propune modul de regularizare a diferențelor.

Documentele de intrare și de ieșire

Gestionarul trebuie să indice tipul, numărul și data ultimelor documente prin care au intrat sau au ieșit bunuri din gestiune. Acestea pot fi facturi, avize de însoțire, note de recepție, bonuri de consum, bonuri de transfer sau alte documente utilizate de entitate.

Trebuie declarate și documentele întocmite, dar care nu au fost încă operate în evidența gestiunii ori predate contabilității. Comisia poate dispune înregistrarea lor înainte de stabilirea diferențelor.

În lipsa acestei verificări, un bun primit recent poate apărea ca plus, iar un bun livrat și neînregistrat poate apărea ca lipsă. Separarea operațiunilor înainte și după momentul inventarierii este esențială pentru obținerea unui rezultat corect.

Numerarul și alte valori aflate în gestiune

Dacă gestionarul deține numerar rezultat din vânzări, bonuri valorice, cecuri sau alte valori, acestea trebuie declarate și prezentate comisiei. Sumele trebuie corelate cu documentele justificative și cu operațiunile înregistrate.

În cazul unei casierii, inventarierea presupune verificarea numerarului și a documentelor de valoare. Dacă există sume încasate în ziua inventarierii și încă nepredate, gestionarul trebuie să le identifice separat.

Numerarul personal nu trebuie păstrat împreună cu sumele entității. Dacă există o asemenea situație, aceasta trebuie clarificată înainte de începerea inventarului.

Semnarea declarației în prezența comisiei

Declarația se datează și se semnează de gestionar. Membrii comisiei confirmă că documentul a fost dat în prezența lor înainte de începerea verificărilor faptice. Această etapă fixează situația declarată la momentul începerii inventarului.

Documentul nu trebuie completat retrospectiv după numărarea bunurilor. Dacă este redactat abia după constatarea diferențelor, nu mai îndeplinește rolul de informare prealabilă a comisiei.

În cazul în care gestionarul refuză să semneze sau nu poate fi prezent, conducerea și comisia trebuie să urmeze procedura internă și să consemneze situația. Nu este recomandată semnarea declarației în numele gestionarului de către o altă persoană.

Diferența dintre declarație, lista de inventariere și Registrul-inventar

Declarația de inventar este înscrisul dat de gestionar înainte de verificare. Ea conține informații despre spații, bunuri, documente și eventuale diferențe cunoscute.

Lista de inventariere este documentul în care comisia înscrie bunurile constatate faptic, cantitățile, valorile și diferențele identificate. Listele sunt întocmite pe gestiuni și categorii de bunuri și sunt semnate de comisie și de gestionar.

Registrul-inventar este documentul contabil în care sunt înscrise rezultatele inventarierii activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate potrivit naturii lor. El se bazează pe listele de inventariere, procesele-verbale și situațiile analitice și nu trebuie confundat cu declarația gestionarului.

Când se realizează inventarierea

Entitățile organizează inventarierea la începutul activității și cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar. Procedura mai este realizată la fuziune, încetarea activității, predarea-primirea unei gestiuni, reorganizarea acesteia, apariția unor indicii privind diferențele sau în alte situații prevăzute de reguli.

Conducerea emite o decizie de inventariere prin care stabilește comisia, gestiunile verificate, metoda utilizată și perioada operațiunilor. Declarația gestionarului este numai unul dintre documentele necesare pentru desfășurarea întregii proceduri.

Greșeli frecvente la completarea declarației

Una dintre cele mai frecvente greșeli este omiterea spațiilor secundare. Gestionarul trebuie să menționeze toate locurile în care se află bunuri, chiar dacă acestea sunt utilizate numai temporar.

O altă problemă este neindicarea documentelor nepredate contabilității. Facturile, avizele, bonurile și notele de recepție neoperate pot produce diferențe artificiale între stocul faptic și evidență.

Trebuie evitate și ascunderea bunurilor aparținând terților, omiterea numerarului, completarea după începerea inventarului și folosirea unei declarații pentru o altă gestiune decât cea verificată.

De ce este util un model completat online

Un model de declarație de inventar completat online ajută gestionarul să prezinte în mod ordonat locurile de depozitare, bunurile terților, documentele neînregistrate și eventualele diferențe cunoscute. Formularul poate fi adaptat pentru un depozit, magazin, casierie, atelier, instituție sau altă gestiune.

După completare, documentul poate fi descărcat în format PDF sau DOC, verificat, tipărit și semnat în prezența comisiei de inventariere. Declarația trebuie păstrată împreună cu decizia de inventariere, listele, explicațiile gestionarului și procesul-verbal privind rezultatele procedurii.