Declaratie functie de baza – model actualizat pentru anul 2026

Declarație funcție de bază – model pentru desemnarea angajatorului principal

O declarație funcție de bază este documentul prin care un salariat indică angajatorul la care se află locul său principal de muncă din punct de vedere fiscal și administrativ. Declarația este importantă mai ales atunci când aceeași persoană lucrează simultan pentru doi sau mai mulți angajatori în baza unor contracte individuale de muncă.

Funcția de bază influențează modul în care sunt calculate anumite drepturi salariale și fiscale. Deducerea personală se acordă numai pentru veniturile din salarii realizate la locul unde se află funcția de bază, dacă salariatul îndeplinește condițiile legale. De asemenea, unele deduceri suplimentare și anumite bilete de valoare pot fi acordate numai de angajatorul declarat drept angajator principal.

Declarația nu modifică funcția prevăzută în contractul individual de muncă și nu transformă un contract cu timp parțial într-un contract cu normă întreagă. Ea arată numai care dintre raporturile de muncă este considerat de salariat drept funcție de bază pentru aplicarea regulilor fiscale și a drepturilor asociate.

Când trebuie completată declarația

Documentul se completează, de regulă, la începerea activității, împreună cu celelalte acte solicitate de departamentul de resurse umane. Dacă salariatul are un singur contract de muncă, acel loc este în mod obișnuit tratat drept funcție de bază, însă angajatorul poate solicita o confirmare scrisă pentru dosarul de personal.

Declarația devine esențială atunci când salariatul lucrează pentru mai mulți angajatori. În această situație, acesta trebuie să comunice fiecărui angajator locul unde exercită funcția pe care o consideră de bază. Funcția de bază poate fi declarată inclusiv la un contract individual de muncă încheiat cu timp parțial.

Documentul mai trebuie actualizat atunci când se încheie contractul declarat inițial ca funcție de bază, când salariatul dorește să aleagă un alt angajator principal sau când apare un nou contract care schimbă situația sa profesională.

Salariat cu un singur contract de muncă

Dacă persoana lucrează numai pentru un angajator, completarea este simplă. Salariatul declară că funcția de bază se află la angajatorul respectiv și, dacă este cazul, prezintă documentele necesare pentru acordarea deducerii personale.

Declarația trebuie păstrată în dosarul de personal și utilizată de departamentul de salarizare la calcularea venitului impozabil. Dacă salariatul încheie ulterior un al doilea contract, trebuie să informeze ambii angajatori cu privire la alegerea funcției de bază.

Salariat cu mai multe contracte de muncă

O persoană poate avea mai multe contracte individuale de muncă, la același angajator sau la angajatori diferiți. Totuși, aceasta poate avea o singură funcție de bază într-o anumită perioadă.

Salariatul trebuie să aleagă unul dintre locurile de muncă eligibile și să comunice alegerea în scris. La ceilalți angajatori trebuie să declare că activitatea desfășurată nu reprezintă funcția sa de bază.

Ce informații trebuie incluse în declarație

Cum se alege funcția de bază

Salariatul poate alege locul de muncă pe care îl consideră principal, în condițiile legii. Alegerea nu este determinată automat numai de salariul cel mai mare, de numărul orelor lucrate sau de contractul încheiat primul.

Funcția de bază poate fi declarată și la un contract cu timp parțial. De exemplu, o persoană poate avea un contract de patru ore la un angajator și un contract de opt ore la altul, iar alegerea trebuie comunicată potrivit situației sale și condițiilor legale aplicabile.

În practică, salariatul poate ține cont de nivelul venitului, stabilitatea contractului, acordarea deducerilor, beneficiile oferite și locul în care desfășoară activitatea principală. Angajatorul nu ar trebui să declare unilateral funcția de bază în lipsa informațiilor oferite de salariat.

Deducerea personală la funcția de bază

Deducerea personală reprezintă o sumă care poate reduce venitul impozabil lunar al salariatului. Aceasta cuprinde deducerea personală de bază și deducerea personală suplimentară și se acordă numai la locul unde se află funcția de bază, în limita venitului impozabil și cu respectarea condițiilor fiscale.

Deducerea personală de bază depinde de venitul brut lunar și, după caz, de numărul persoanelor aflate în întreținerea salariatului. Pentru acordarea sa pot fi necesare certificate de naștere, certificat de căsătorie, declarații privind veniturile persoanelor întreținute și alte documente justificative.

Dacă salariatul declară funcția de bază la doi angajatori și beneficiază de deducere în ambele locuri, pot apărea diferențe de impozit și obligația de corectare a calculului. Informațiile trebuie comunicate complet și actualizate imediat ce situația se schimbă.

Alte deduceri acordate la funcția de bază

Pe lângă deducerea personală, la calcularea impozitului pot fi luate în considerare și alte deduceri permise de legislație. Acestea pot privi cotizația sindicală, anumite contribuții la fonduri de pensii facultative, asigurări voluntare de sănătate sau abonamente medicale, în limitele și condițiile aplicabile.

Unele dintre aceste sume sunt deduse numai la angajatorul unde se află funcția de bază. Salariatul trebuie să prezinte documentele justificative și să verifice dacă aceeași cheltuială nu este utilizată simultan la mai mulți angajatori.

Funcția de bază și tichetele de masă

În cazul salariaților cu timp parțial sau al cumulului de funcții, biletele de valoare, cu anumite excepții, sunt acordate numai de angajatorul la care se află funcția de bază. Această regulă este importantă mai ales pentru tichetele de masă, deoarece salariatul nu trebuie să primească tichete pentru aceeași zi lucrată de la mai mulți angajatori.

Dacă funcția de bază nu poate fi stabilită, beneficiarul poate alege în scris angajatorul care îi va acorda biletele de valoare. Opțiunea trebuie comunicată și celorlalți angajatori în termenul prevăzut de normele aplicabile.

Declarația nu obligă automat angajatorul să acorde tichete de masă. Acordarea acestora depinde de politica angajatorului, de contractul individual sau colectiv și de regulile interne. Documentul stabilește numai angajatorul de la care beneficiul poate fi primit atunci când salariatul are mai multe locuri de muncă.

Funcția de bază și calcularea impozitului pe salariu

Impozitul pe veniturile salariale se calculează separat de fiecare angajator. La locul funcției de bază, baza impozabilă poate fi redusă cu deducerea personală și cu celelalte deduceri permise de lege.

La celelalte locuri de muncă, impozitul se calculează fără acordarea deducerii personale aferente funcției de bază. Acest lucru nu înseamnă că veniturile de la al doilea angajator nu sunt impozitate sau că salariatul trebuie să calculeze singur contribuțiile.

Fiecare angajator are obligația să calculeze, să rețină și să declare taxele aferente salariului plătit, pe baza informațiilor și documentelor primite de la angajat.

Schimbarea funcției de bază

Salariatul poate schimba angajatorul la care declară funcția de bază. Schimbarea trebuie realizată în scris și trebuie să conțină data de la care noua opțiune urmează să fie aplicată.

Persoana trebuie să informeze atât vechiul angajator principal, cât și noul angajator. Vechiul angajator va înceta aplicarea deducerilor și a beneficiilor legate de funcția de bază, iar noul angajator le poate acorda începând cu perioada comunicată, dacă sunt îndeplinite condițiile.

Pentru evitarea acordării duble într-o lună, data schimbării trebuie stabilită împreună cu departamentele de salarizare. Documentele privind persoanele aflate în întreținere și celelalte deduceri trebuie prezentate noului angajator.

Încetarea contractului declarat ca funcție de bază

Dacă raportul de muncă declarat drept funcție de bază încetează, salariatul trebuie să aleagă un alt contract activ, dacă lucrează în continuare pentru un alt angajator. Noua declarație trebuie transmisă cât mai repede pentru ca drepturile salariale să fie calculate corect.

Angajatorul la care contractul a încetat poate elibera documentele privind veniturile, deducerile și perioada lucrată. Acestea pot fi utile noului angajator pentru evidențele salariale și pentru verificarea drepturilor acordate în luna schimbării.

Declarația funcției de bază la același angajator

O persoană poate avea mai multe contracte individuale de muncă la aceeași societate, de exemplu pentru activități sau funcții diferite. În această situație, funcția de bază trebuie identificată în evidența angajatorului, astfel încât deducerile și beneficiile să fie acordate o singură dată.

Departamentul de salarizare va cumula sau va trata veniturile potrivit regulilor fiscale aplicabile contractelor existente. Salariatul trebuie să comunice orice alt contract încheiat la un angajator diferit dacă informația este necesară pentru stabilirea funcției de bază.

Declarația pe hârtie sau în format electronic

Documentul poate fi completat pe hârtie, semnat și predat departamentului de resurse umane. Angajatorul poate utiliza și o platformă electronică, un formular intern sau un document semnat electronic.

Indiferent de format, declarația trebuie să poată fi asociată salariatului și să indice clar opțiunea acestuia. Angajatul trebuie să păstreze o copie sau confirmarea transmiterii, mai ales dacă lucrează simultan pentru mai mulți angajatori.

Greșeli frecvente la completarea declarației

Una dintre cele mai frecvente greșeli este declararea funcției de bază la mai mulți angajatori. Salariatul poate avea mai multe contracte de muncă, dar nu poate beneficia simultan de aceleași deduceri și drepturi specifice funcției de bază în mai multe locuri.

O altă problemă este presupunerea că funcția de bază trebuie să fie obligatoriu contractul cu normă întreagă. În condițiile legii, aceasta poate fi declarată și la un contract cu timp parțial.

Trebuie evitate și omiterea datei de aplicare, neinformarea celorlalți angajatori, păstrarea unei declarații vechi după încetarea contractului și solicitarea deducerii personale fără documentele justificative necesare.

De ce este util un model completat online

Un model de declarație funcție de bază completat online ajută la introducerea corectă a datelor salariatului, angajatorului și contractului individual de muncă. Formularul poate fi adaptat pentru declararea funcției de bază, confirmarea faptului că aceasta se află la alt angajator sau schimbarea opțiunii anterioare.

După completare, documentul poate fi descărcat în format PDF sau DOC, verificat, semnat și transmis departamentului de resurse umane. Salariatul trebuie să se asigure că a comunicat aceeași situație tuturor angajatorilor și că deducerile și beneficiile specifice sunt aplicate într-un singur loc.