Contract de administrare – model actualizat pentru anul 2026

Contract de administrare pentru gestionarea bunurilor și intereselor unei alte persoane

Contract de administrare este documentul prin care proprietarul sau titularul unui patrimoniu încredințează unei alte persoane gestionarea unuia sau mai multor bunuri. Administratorul poate încasa venituri, achita cheltuieli, organiza reparații, negocia contracte și îndeplini celelalte operațiuni prevăzute expres de părți.

În sensul prezentului model, contractul privește administrarea bunurilor altuia, nu numirea administratorului unei societăți. Administratorul unui SRL este desemnat prin actul constitutiv, hotărârea asociaților sau decizia asociatului unic și are un regim juridic diferit, reglementat în principal de Legea societăților.

Codul civil recunoaște calitatea de administrator al bunurilor altuia persoanei împuternicite, prin convenție sau legat, să administreze bunuri, o masă patrimonială ori un patrimoniu care nu îi aparține. Regulile speciale privind această administrare sunt prevăzute în titlul V al cărții a III-a din Codul civil.

Când este util un contract de administrare

Documentul poate fi utilizat atunci când proprietarul unui apartament dorește ca o altă persoană să găsească chiriași și să încaseze chiria, când mai multe imobile sunt administrate de o firmă specializată sau când titularul unor bunuri nu poate supraveghea personal exploatarea lor.

Contractul poate privi clădiri, terenuri, spații comerciale, autoturisme, echipamente, creanțe, conturi destinate administrării sau o masă de bunuri identificată prin anexă. Pentru bunurile cu regim special trebuie verificate și autorizațiile, înscrierile ori condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

Administratorul nu devine proprietarul bunurilor. El primește numai drepturile necesare îndeplinirii atribuțiilor stabilite, iar toate veniturile și bunurile dobândite pentru beneficiar trebuie evidențiate și folosite în interesul acestuia.

Diferența dintre administrare, mandat și administrarea unei societăți

Un contract poate conține atât obligații de administrare, cât și un mandat pentru reprezentarea beneficiarului. Dacă administratorul trebuie să semneze contracte cu chiriași, furnizori sau alte persoane, dreptul de reprezentare trebuie descris separat și suficient de precis.

Administrare simplă sau administrare deplină

În cazul administrării simple, administratorul îndeplinește operațiunile necesare conservării bunurilor și folosirii lor potrivit destinației. El poate organiza întreținerea, încasa veniturile, achita cheltuielile obișnuite și lua măsurile necesare pentru evitarea pierderilor.

Administrarea deplină presupune puteri mai extinse. Persoana desemnată trebuie să conserve și să exploateze profitabil bunurile, să urmărească sporirea patrimoniului sau realizarea scopului pentru care masa patrimonială a fost constituită, în măsura în care aceasta servește interesului beneficiarului.

Actele de dispoziție nu trebuie presupuse numai din folosirea termenului „administrare deplină”. Dacă administratorul poate vinde, ipoteca, schimba ori greva un bun important, contractul trebuie să descrie expres operațiunea, limitele valorice și aprobările necesare.

Ce trebuie să conțină contractul de administrare

Documentul trebuie să permită identificarea bunurilor și verificarea fiecărei operațiuni realizate. Pentru un portofoliu mai mare este recomandată folosirea unei anexe cu inventarul inițial.

• datele complete ale beneficiarului și administratorului;
• descrierea bunurilor, drepturilor și veniturilor administrate;
• tipul administrării și limitele puterilor acordate;
• operațiunile pe care administratorul le poate realiza singur;
• actele pentru care este necesară aprobarea prealabilă a beneficiarului;
• remunerația, cheltuielile decontabile și modalitatea de plată;
• procedura de raportare, inventariere și predare a documentelor;
• durata, răspunderea, încetarea și soluționarea litigiilor.

Dacă sunt administrate imobile, contractul poate preciza dreptul de a selecta chiriași, negocia chiria, semna contracte, încasa garanții, organiza reparații și reprezenta proprietarul în relația cu furnizorii sau asociația de proprietari.

Inventarul și predarea bunurilor

La începutul administrării trebuie întocmit un inventar care să descrie bunurile, documentele, contractele active, veniturile, datoriile și starea materială. Pentru imobile pot fi anexate fotografii, indexurile contoarelor, lista cheilor și situația chiriașilor.

Inventarul protejează ambele părți. Beneficiarul poate verifica bunurile predate, iar administratorul poate demonstra că o defecțiune, o datorie sau o lipsă exista înainte de preluarea responsabilității.

Bunurile și sumele beneficiarului trebuie păstrate separat de patrimoniul administratorului. Încasările nu trebuie amestecate cu fondurile personale, iar plățile trebuie susținute prin facturi, chitanțe, extrase sau alte documente justificative.

Obligațiile principale ale administratorului

Administratorul trebuie să respecte contractul, scopul administrării și instrucțiunile legale primite. El trebuie să acționeze cu prudență, diligență, onestitate și loialitate, urmărind interesul beneficiarului, nu avantajul său personal.

Administratorul poate sta în justiție pentru cereri și acțiuni referitoare la administrarea bunurilor, în condițiile speciale prevăzute de Codul civil. Înalta Curte a arătat că această regulă poate constitui un caz special de reprezentare pentru litigiile legate de bunurile administrate.

Contractul trebuie să îi impună administratorului să informeze beneficiarul despre daune, datorii, litigii, oferte importante și orice situație care poate reduce valoarea bunurilor.

Conflictul de interese și operațiunile cu persoane apropiate

Administratorul trebuie să evite situațiile în care interesul său personal intră în conflict cu interesul beneficiarului. De exemplu, nu ar trebui să închirieze un spațiu unei firme pe care o controlează, la un preț sub nivelul pieței, fără informarea și aprobarea proprietarului.

Contractele încheiate de un reprezentant aflat într-un conflict de interese pot fi contestate în condițiile Codului civil. De aceea, orice legătură personală sau economică relevantă trebuie declarată înaintea operațiunii.

Administratorul nu trebuie să cumpere bunurile administrate, să le folosească gratuit sau să acorde avantaje unor persoane apropiate fără o autorizare expresă și documentată.

Remunerația și cheltuielile administrării

Administrarea poate fi gratuită sau remunerată. Dacă părțile stabilesc un onorariu, acesta poate avea o valoare fixă lunară, poate fi calculat ca procent din veniturile administrate sau poate combina o sumă fixă cu o componentă de performanță.

Codul civil conține reguli speciale privind remunerația administratorului, iar contractul trebuie să precizeze valoarea, scadența și condițiile în care aceasta poate fi modificată.

Cheltuielile pentru reparații, taxe, asigurări și servicii trebuie diferențiate de remunerație. Contractul poate stabili un plafon până la care administratorul poate efectua cheltuieli fără aprobare și o procedură rapidă pentru intervențiile urgente.

Remunerația trebuie facturată și impozitată potrivit statutului administratorului. Tratamentul diferă dacă administratorul este un SRL, PFA, profesionist autorizat sau o persoană care desfășoară activitatea în baza unui alt raport juridic.

Raportarea și darea de seamă

Administratorul trebuie să prezinte rapoarte la intervalele stabilite. Un raport lunar poate include soldul inițial, veniturile încasate, cheltuielile, facturile neachitate, contractele semnate, problemele constatate și soldul final.

Beneficiarul trebuie să aibă acces la documentele justificative și să poată solicita explicații. La încetarea contractului, administratorul trebuie să prezinte o dare de seamă finală și să predea bunurile, banii, cheile, contractele, parolele profesionale și arhiva creată.

Dacă beneficiarul refuză fără justificare să primească sau să aprobe darea de seamă, Codul civil permite administratorului să solicite instanței încuviințarea acesteia.

Situație practică privind administrarea unui apartament

Un proprietar care locuiește în străinătate încredințează unei firme administrarea apartamentului său. Firma poate publica anunțuri, selecta chiriași, semna contracte în limitele împuternicirii, încasa chiria și organiza reparații de până la 1.500 lei fără aprobare separată.

Contractul stabilește că toate încasările sunt transferate proprietarului până în data de 10 a lunii următoare. Administratorul transmite un raport lunar și copii ale facturilor, iar lucrările peste plafon necesită acordul scris al beneficiarului, cu excepția urgențelor care pot provoca daune suplimentare.

La finalul colaborării sunt predate contractele de închiriere, garanțiile, situația plăților, cheile și inventarul actualizat. Administratorul nu poate închiria apartamentul unei persoane apropiate la un preț preferențial fără aprobarea proprietarului.

Răspunderea administratorului

Administratorul răspunde pentru prejudiciile cauzate prin depășirea puterilor, folosirea bunurilor în interes propriu, lipsa evidențelor, neglijență sau nerespectarea instrucțiunilor. Instanțele au reținut că obligațiile persoanei căreia i-a fost încredințată administrarea bunurilor rezultă din convenție și din regulile speciale ale Codului civil.

Contractul poate stabili o procedură pentru constatarea daunelor și obligația de a deține o asigurare profesională. Nu este recomandată însă înlăturarea totală a răspunderii pentru fapte intenționate sau neglijență gravă.

Încetarea contractului de administrare

Contractul poate înceta la expirarea duratei, prin acord, denunțare cu preaviz, imposibilitatea continuării sau reziliere pentru neexecutarea obligațiilor. Pot constitui motive grave lipsa rapoartelor, folosirea neautorizată a banilor, încheierea unor acte peste limitele acordate sau refuzul de a preda documentele.

La încetare trebuie stabilită data până la care administratorul mai poate efectua operațiuni. Băncile, chiriașii, furnizorii și instituțiile în fața cărora a fost folosită împuternicirea trebuie informați despre retragerea drepturilor.

Cele mai frecvente greșeli

• confundarea administrării bunurilor cu funcția de administrator al unui SRL;
• neidentificarea completă a bunurilor și veniturilor administrate;
• acordarea dreptului general de vânzare sau ipotecare fără limite;
• lipsa inventarului și a dovezilor privind starea inițială;
• amestecarea banilor beneficiarului cu fondurile administratorului;
• efectuarea cheltuielilor fără plafon și fără documente justificative;
• neclarificarea remunerației și a obligațiilor fiscale;
• încetarea colaborării fără raport final și retragerea împuternicirilor.

Administrarea trebuie să fie limitată, verificabilă și transparentă

Contractul de administrare permite unei persoane să încredințeze gestionarea bunurilor sale unui administrator, fără transferarea proprietății. Documentul trebuie să precizeze bunurile, tipul administrării, limitele de reprezentare, remunerația, cheltuielile și raportarea. Administratorul trebuie să acționeze cu prudență și loialitate, să evite conflictele de interese și să păstreze separat fondurile beneficiarului. Inventarul inițial, documentele justificative și darea de seamă finală permit verificarea activității. Dacă sunt acordate puteri privind vânzarea, ipotecarea sau reprezentarea în acte importante, forma și limitele acestora trebuie analizate separat și exprimate fără echivoc.