Incetarea contractului de munca – model actualizat pentru anul 2026

Incetarea contractului de munca și încheierea corectă a raportului dintre părți

Incetarea contractului de munca reprezintă momentul în care raportul juridic dintre salariat și angajator se încheie definitiv. Contractul poate înceta de drept, prin acordul părților sau ca urmare a voinței unilaterale a salariatului ori a angajatorului, numai în cazurile și condițiile prevăzute de legislația muncii.

Procedura diferă în funcție de motiv. Expirarea unui contract pe durată determinată nu se documentează la fel ca demisia, concedierea disciplinară sau încetarea prin acord. Angajatorul trebuie să identifice temeiul juridic real, să întocmească documentele necesare și să înregistreze data încetării în REGES-ONLINE.

Pentru salariat, temeiul încetării poate influența existența preavizului, dreptul la indemnizație de șomaj, posibilitatea contestării măsurii și documentele primite la plecare. Din acest motiv, fiecare persoană trebuie să citească decizia sau acordul înainte de semnare și să verifice dacă data și motivul corespund situației reale.

Care sunt principalele modalități de încetare a contractului

Codul muncii grupează modalitățile de încetare în trei categorii principale: încetarea de drept, încetarea prin acordul părților și încetarea ca urmare a voinței unilaterale a uneia dintre părți. În ultima categorie intră, în principal, demisia salariatului și concedierea dispusă de angajator.

Temeiul juridic nu poate fi ales numai pentru comoditate. Dacă salariatul demisionează, angajatorul nu ar trebui să înregistreze încetarea prin acordul părților fără consimțământul acestuia. În mod similar, un angajator care dorește eliminarea unui post trebuie să respecte procedura concedierii și nu poate obliga salariatul să redacteze o demisie.

Documentele trebuie să reflecte operațiunea care a avut loc în realitate. O încadrare greșită poate conduce la litigii, anularea unei decizii de concediere, reintegrarea salariatului sau plata unor despăgubiri.

Diferențele practice dintre formele de încetare

Încetarea de drept a contractului individual de muncă

Încetarea de drept se produce atunci când intervine una dintre situațiile expres prevăzute de lege. Printre exemple se află decesul salariatului, încetarea existenței angajatorului în condițiile legii, îndeplinirea condițiilor de pensionare în cazurile aplicabile, retragerea autorizației necesare exercitării profesiei sau expirarea unui contract pe durată determinată.

În anumite cazuri, angajatorul trebuie să constate încetarea în scris, printr-o decizie emisă în termen de cinci zile lucrătoare de la intervenirea situației și comunicată persoanei interesate în următoarele cinci zile lucrătoare. Decizia are caracter constatator, deoarece cauza încetării rezultă direct din lege.

Un exemplu frecvent este expirarea contractului pe perioadă determinată. Dacă documentul stabilește ca dată finală 31 august, raportul de muncă încetează la termen, fără ca salariatul să fie obligat să demisioneze. Continuarea colaborării necesită un temei contractual valabil și efectuarea formalităților înainte ca persoana să lucreze după expirare.

Încetarea contractului prin acordul părților

Salariatul și angajatorul pot conveni încetarea contractului la orice dată acceptată de ambele părți. Nu există un preaviz legal obligatoriu, deoarece data este rezultatul negocierii. Niciuna dintre părți nu poate impune însă celeilalte acceptarea acordului.

Această modalitate este potrivită atunci când salariatul dorește să plece rapid, iar angajatorul poate organiza predarea activității fără efectuarea unui preaviz complet. Cererea trebuie să indice data propusă, iar aprobarea angajatorului trebuie să fie clară și verificabilă.

Înregistrarea cererii nu înseamnă acceptarea ei. Dacă angajatorul nu aprobă încetarea prin acord, contractul continuă. Salariatul poate rămâne în funcție sau poate transmite o notificare de demisie, cu respectarea regulilor aplicabile.

Situație practică privind alegerea temeiului corect

Un salariat primește o ofertă nouă și dorește să înceapă activitatea peste zece zile. Contractul actual prevede un preaviz de 20 de zile lucrătoare. El solicită încetarea prin acordul părților la data dorită, iar angajatorul acceptă după ce este stabilită predarea proiectelor.

În această situație, contractul încetează prin acord, nu prin demisie. Dacă angajatorul ar fi refuzat solicitarea, salariatul ar fi putut demisiona, dar ar fi trebuit să respecte preavizul, cu excepția renunțării totale sau parțiale a angajatorului la acesta.

Documentul final trebuie să indice aceeași dată în cererea salariatului, acceptarea angajatorului, decizia internă și înregistrarea din REGES-ONLINE.

Demisia și termenul de preaviz

Demisia este actul unilateral prin care salariatul îi comunică în scris angajatorului că dorește încetarea contractului după împlinirea termenului de preaviz. Angajatorul trebuie să înregistreze notificarea și nu poate condiționa valabilitatea demisiei de aprobarea sa.

Termenul nu poate depăși 20 de zile lucrătoare pentru funcțiile de execuție și 45 de zile lucrătoare pentru funcțiile de conducere. Contractul încetează la expirarea preavizului sau la data la care angajatorul renunță total ori parțial la termen.

Salariatul poate demisiona fără preaviz dacă angajatorul nu își îndeplinește obligațiile asumate prin contract. Motivul trebuie să fie real și susținut prin situația concretă, nu invocat numai pentru a începe imediat un alt loc de muncă.

Concedierea dispusă de angajator

Concedierea reprezintă încetarea contractului din inițiativa angajatorului. Ea poate fi dispusă pentru motive care țin de persoana salariatului sau pentru motive care nu țin de acesta. Codul muncii interzice concedierea discriminatorie și stabilește perioade în care salariatul beneficiază de protecție, cu excepțiile prevăzute de lege.

Motivele care țin de persoana salariatului pot include abaterea disciplinară gravă sau repetată, arestarea în condițiile legii, inaptitudinea fizică ori psihică stabilită de organele competente sau necorespunderea profesională. Fiecare temei presupune o procedură și documente specifice.

Concedierea pentru motive care nu țin de persoana salariatului poate interveni atunci când postul este desființat. Desființarea trebuie să fie efectivă și bazată pe o cauză reală și serioasă, nu doar declarată formal pentru îndepărtarea unei anumite persoane.

Decizia de concediere trebuie emisă în scris și trebuie să conțină elementele obligatorii aplicabile, inclusiv motivele măsurii și durata preavizului, atunci când acesta este datorat. O concediere dispusă fără respectarea procedurii legale poate fi anulată de instanță.

Încetarea contractului în perioada de probă

Pe durata sau la finalul perioadei de probă, contractul poate înceta exclusiv printr-o notificare scrisă, fără preaviz și fără obligația motivării, la inițiativa oricăreia dintre părți. Această procedură este distinctă de demisie și concediere.

Notificarea trebuie transmisă cât timp perioada de probă este încă în desfășurare. După expirarea acesteia, părțile nu mai pot folosi procedura simplificată doar pentru că relația de muncă a început recent.

Salariatul beneficiază pe durata probei de toate drepturile prevăzute de legislația muncii. Perioada trebuie acoperită de un contract înregistrat, iar munca prestată trebuie plătită integral.

Documentele necesare la încetarea raportului de muncă

Documentul principal diferă în funcție de temei: cerere și acceptare pentru acordul părților, notificare pentru demisie sau perioada de probă, decizie constatatoare pentru anumite încetări de drept și decizie motivată pentru concediere.

La încheierea raportului, angajatorul trebuie să clarifice drepturile salariale și să elibereze documentele care atestă activitatea, vechimea și informațiile înregistrate despre contract. Salariatul își poate verifica propriile contracte și datele transmise de angajatori prin zona dedicată salariaților din REGES-ONLINE.

• documentul care stabilește sau constată încetarea;
• adeverința privind activitatea și vechimea în muncă;
• extrasul din registrul general de evidență a salariaților;
• calculul salariului și al drepturilor restante;
• compensarea concediului de odihnă neefectuat;
• fișa de lichidare, dacă este utilizată de angajator;
• procesul-verbal pentru predarea echipamentelor și documentelor;
• alte adeverințe solicitate pentru șomaj sau noul angajator.

Radierea contractului din REGES nu reprezintă încetare. Funcția de radiere este destinată corectării situațiilor în care un contract nu trebuia înregistrat și nu înlocuiește procedura juridică de încetare.

Înregistrarea încetării în REGES-ONLINE

Angajatorul trebuie să transmită data și temeiul încetării în Registrul general de evidență a salariaților. Ghidul REGES-ONLINE solicită selectarea contractului activ, introducerea datei și a temeiului legal și transmiterea operațiunii după verificarea informațiilor.

Conform regulilor actuale, datele referitoare la încetare se transmit cel târziu la data încetării contractului sau la data la care angajatorul a luat cunoștință de evenimentul care a determinat încetarea în condițiile legii.

Data introdusă trebuie să corespundă documentului și ultimei zile a raportului juridic. O eroare nu trebuie corectată prin radierea contractului, ci prin funcția corespunzătoare de corecție, anulare sau reactivare, în funcție de situație.

Drepturile salariale și concediul neefectuat

Salariatul are dreptul la plata salariului pentru activitatea prestată până la încetarea contractului. Trebuie analizate și sporurile, bonusurile devenite exigibile, orele suplimentare, deconturile și celelalte sume prevăzute în contract sau în regulile interne.

Zilele de concediu de odihnă neefectuate se compensează în bani numai la încetarea contractului. Salariatul nu trebuie obligat să renunțe la această compensație printr-o declarație generală semnată la lichidare.

Dacă există o clauză de neconcurență valabilă, aceasta poate continua după încetare numai în condițiile stabilite în contract, inclusiv cu plata indemnizației corespunzătoare. Obligațiile de confidențialitate pot continua, de asemenea, potrivit clauzelor aplicabile.

Cele mai frecvente greșeli la încetarea contractului

Problemele apar atunci când părțile aleg un temei care nu corespunde realității sau întocmesc documentele după ce salariatul a încetat deja să lucreze. Procedura trebuie pregătită înainte de data finală, cu excepția situațiilor care intervin de drept și nu pot fi anticipate.

• obligarea salariatului să își scrie demisia;
• confundarea acordului părților cu o cerere care trebuie acceptată automat;
• emiterea unei concedieri fără motiv și procedură legală;
• calcularea incorectă a preavizului;
• folosirea notificării din perioada de probă după expirarea acesteia;
• introducerea unei date diferite în documente și în REGES;
• omiterea compensării concediului neefectuat;
• radierea contractului în locul înregistrării încetării.

O altă greșeală este semnarea unei fișe de lichidare care afirmă că salariatul nu mai are nicio pretenție, deși plata finală nu a fost verificată. Fiecare sumă și fiecare bun predat trebuie analizate înainte de semnarea documentelor.

De ce este util un formular pregătit pentru completare

Un model bine structurat ajută angajatorul sau salariatul să introducă datele contractului, temeiul juridic, data și obligațiile finale. Documentul reduce riscul omiterii unor elemente importante și facilitează păstrarea unei evidențe unitare.

Formularul economisește timp și limitează erorile administrative, dar trebuie ales în funcție de modalitatea reală de încetare. O decizie pentru expirarea perioadei determinate nu poate fi folosită pentru concediere, iar o cerere de acord nu produce efectele unei demisii.

În situațiile disciplinare, în concedierile pentru desființarea postului sau în cazurile în care există litigii, protecții speciale ori sume importante, documentele trebuie verificate individual înainte de comunicare.

Încetarea corectă trebuie să reflecte motivul real și data exactă

Încetarea contractului de muncă poate interveni de drept, prin acordul părților, prin demisie, concediere sau notificare în perioada de probă. Fiecare modalitate are reguli proprii privind acordul, motivarea, preavizul și documentele necesare. Angajatorul trebuie să înregistreze data și temeiul în REGES-ONLINE și să elibereze actele privind activitatea și vechimea. Salariatul trebuie să verifice plata finală, concediul neefectuat și predarea bunurilor. Un formular pregătit simplifică procedura, însă nu poate înlocui alegerea temeiului juridic corect și respectarea etapelor prevăzute pentru situația concretă.