Contractul de munca pe perioada nedeterminata – model actualizat pentru anul 2026

Contract de subinchiriere spatiu – condiții, drepturi și obligații

Contract de subinchiriere spatiu este documentul prin care chiriașul principal oferă unei alte persoane dreptul de a folosi integral sau parțial spațiul pe care îl deține în baza unui contract de închiriere. Chiriașul principal devine sublocator, iar persoana care preia folosința spațiului dobândește calitatea de sublocatar.

Prin subînchiriere, proprietarul imobilului nu este înlocuit și contractul principal de închiriere continuă să producă efecte. Chiriașul principal rămâne obligat față de proprietar să plătească chiria, să protejeze spațiul și să respecte destinația stabilită, chiar dacă bunul este folosit efectiv de sublocatar.

Codul civil permite, ca regulă generală, subînchirierea totală sau parțială a unui imobil dacă această posibilitate nu a fost interzisă în mod expres. Contractul principal trebuie însă verificat înainte de semnare, deoarece poate interzice subînchirierea sau o poate condiționa de acordul prealabil și scris al proprietarului.

Când poate fi subînchiriat un spațiu

Un spațiu comercial, un birou, un depozit, un cabinet sau o altă suprafață închiriată poate fi subînchiriată dacă această operațiune este permisă de lege și de contractul principal. Chiriașul nu poate transmite sublocatarului mai multe drepturi decât cele pe care le-a primit de la proprietar.

Dacă închirierea principală permite folosirea spațiului numai ca birou, sublocatorul nu îl poate oferi pentru restaurant, atelier, depozit de substanțe periculoase sau altă activitate incompatibilă cu destinația convenită. De asemenea, perioada subînchirierii nu trebuie să depășească durata pentru care chiriașul principal are dreptul de folosință.

În cazul unei locuințe, este necesară o atenție suplimentară, deoarece regulile speciale aplicabile închirierii locuințelor și clauzele contractului principal pot impune acordul scris al locatorului. Pentru evitarea riscului de reziliere, acordul proprietarului trebuie obținut înainte ca sublocatarul să preia spațiul.

Ce trebuie verificat înainte de semnarea subînchirierii

Contract de subinchiriere spatiu și acordul proprietarului

Primul document care trebuie analizat este contractul de închiriere încheiat între proprietar și chiriașul principal. Dacă acesta interzice expres orice subînchiriere, chiriașul nu poate încheia valabil o asemenea operațiune fără modificarea contractului sau acordul proprietarului.

Dacă documentul prevede că subînchirierea este posibilă numai cu aprobarea locatorului, acordul trebuie obținut în forma indicată. Este recomandat ca aprobarea să identifice sublocatarul, suprafața, activitatea, durata și eventualul drept de declarare a unui sediu social sau punct de lucru.

O simplă discuție verbală cu proprietarul este dificil de dovedit. Acordul poate fi inclus într-un act adițional la contractul principal, într-o declarație separată sau chiar într-un contract semnat de toate cele trei părți.

Acceptarea subînchirierii nu îl transformă pe sublocatar în chiriașul direct al proprietarului. Raportul principal continuă între proprietar și chiriaș, iar raportul secundar se formează între chiriaș și sublocatar.

Ce trebuie să conțină contractul de subînchiriere

Documentul trebuie să identifice exact spațiul și să indice contractul principal din care rezultă dreptul sublocatorului. Este recomandată anexarea unei copii a contractului principal sau cel puțin a clauzelor relevante privind durata, destinația și subînchirierea.

• datele complete ale sublocatorului și sublocatarului;
• identificarea proprietarului și a contractului principal de închiriere;
• adresa, suprafața și descrierea exactă a spațiului subînchiriat;
• destinația permisă și activitățile care pot fi desfășurate;
• durata subînchirierii și data predării efective;
• chiria, garanția, TVA-ul, utilitățile și termenele de plată;
• regulile privind reparațiile, amenajările și accesul în spațiu;
• condițiile de încetare, evacuare și restituire a garanției.

La contract se poate anexa un plan al spațiului, în special dacă este subînchiriată numai o parte a unui birou sau a unei clădiri. Procesul-verbal de predare-primire trebuie să cuprindă starea încăperilor, mobilierul, echipamentele, cheile și indexurile contoarelor.

Durata contractului și legătura cu închirierea principală

Subînchirierea depinde de existența contractului principal. Sublocatorul nu poate acorda folosința pentru o perioadă în care el însuși nu mai are dreptul de a utiliza spațiul.

Dacă închirierea principală expiră, este reziliată pentru neplata chiriei sau încetează din alt motiv, subînchirierea poate înceta chiar dacă în documentul secundar este indicată o dată mai îndepărtată. Sublocatarul trebuie informat despre această dependență înainte de semnare.

Contractul trebuie să prevadă ce se întâmplă dacă proprietarul și chiriașul principal prelungesc locațiunea. Prelungirea subînchirierii nu trebuie presupusă automat, ci trebuie realizată printr-un act scris și numai în limitele noului drept de folosință.

Chiria, garanția și utilitățile

Chiria din contractul de subînchiriere este stabilită de sublocator și sublocatar. Ea nu trebuie să fie neapărat egală cu partea corespunzătoare din chiria principală, deoarece poate include mobilier, servicii, recepție, internet, curățenie sau acces la spații comune.

Documentul trebuie să arate dacă valoarea este exprimată în lei sau valută, dacă include TVA și care este cursul folosit pentru plată. Trebuie precizat și dacă utilitățile sunt facturate separat, incluse într-o sumă fixă sau repartizate în funcție de suprafață ori consum.

Garanția poate acoperi chiria restantă, utilitățile, deteriorările și nepredarea spațiului. Contractul trebuie să prevadă termenul de restituire și documentele pe baza cărora pot fi reținute anumite sume.

Răspunderea chiriașului principal față de proprietar

Încheierea subînchirierii nu îl eliberează pe chiriașul principal de obligațiile asumate față de proprietar. Dacă sublocatarul deteriorează spațiul, încalcă regulile clădirii sau desfășoară o activitate nepermisă, proprietarul se poate îndrepta în primul rând împotriva chiriașului său contractual.

Codul civil recunoaște, în anumite condiții, și o acțiune directă a locatorului împotriva sublocatarului, inclusiv pentru chiria datorată de acesta chiriașului principal, în limita creanței locatorului. Plata anticipată făcută sublocatorului nu trebuie folosită pentru a prejudicia drepturile proprietarului.

Contractul secundar trebuie să oblige sublocatarul să respecte regulile din contractul principal, regulamentul clădirii și instrucțiunile privind securitatea, accesul și prevenirea incendiilor.

Amenajările și modificările spațiului

Sublocatarul nu trebuie să execute compartimentări, instalații, reclame, modificări electrice sau alte lucrări fără aprobările prevăzute în contract. Acordul chiriașului principal poate fi insuficient dacă închirierea inițială cere și acceptul proprietarului.

Documentul trebuie să stabilească dacă lucrările rămân în spațiu, pot fi demontate sau trebuie eliminate la încetare. De asemenea, trebuie precizat cine suportă repararea deteriorărilor produse prin montaj.

Folosirea contractului pentru sediu social sau punct de lucru

Contractul de subînchiriere poate constitui dovada dreptului de folosință asupra unui spațiu declarat ca sediu social, sediu profesional sau sediu secundar. ONRC menționează expres contractul de subînchiriere printre documentele acceptate pentru dovedirea dreptului de folosință.

Pentru înființarea unui punct de lucru sunt necesare și hotărârea organului competent al societății, declarația privind condițiile de funcționare și, după caz, avizele ori acordurile prevăzute de lege. ONRC poate solicita și alte documente justificative, în funcție de situația spațiului și de activitatea declarată.

Contractul trebuie să permită expres declararea adresei și să aibă o durată suficientă pentru formalitățile societății. Este util ca proprietarul să își exprime acordul și pentru folosirea adresei, nu numai pentru ocuparea fizică a spațiului.

Înregistrarea fiscală și veniturile din subînchiriere

Dacă sublocatorul este o persoană fizică ce obține venituri din cedarea folosinței unui bun pe care îl deține legal, contractul și modificările sale trebuie înregistrate la organul fiscal competent în termen de 30 de zile. Procedura se realizează prin formularul C168, la care se anexează copia contractului.

Veniturile obținute din închirieri și subînchirieri sunt supuse regulilor fiscale aplicabile situației concrete. Dacă plătitorul chiriei este o persoană juridică, aceasta poate avea obligația de a calcula, reține, declara și plăti impozitul pe venitul datorat unei persoane fizice. Pentru anumite niveluri ale veniturilor poate fi datorată și CASS.

Dacă părțile sunt societăți, chiria este evidențiată în contabilitate, se emit documentele fiscale aplicabile și se verifică regimul TVA. Tratamentul trebuie confirmat în funcție de statutul fiscal al sublocatorului.

Situație practică privind subînchirierea unui birou

O societate închiriază un spațiu de 200 m², dar folosește numai 120 m². Contractul principal permite subînchirierea cu acordul scris al proprietarului.

Societatea obține acordul și subînchiriază unei alte firme două birouri, împreună cu accesul la sala de ședințe și recepție. Contractul identifică suprafața printr-un plan anexat, stabilește chiria, repartizarea utilităților, accesul și dreptul de declarare a unui punct de lucru.

Durata este stabilită până cu 30 de zile înaintea expirării contractului principal. Sublocatarul depune o garanție, primește cheile prin proces-verbal și se obligă să respecte regulamentul clădirii. Dacă închirierea principală nu este prelungită, spațiul trebuie eliberat la termenul convenit.

Cele mai frecvente greșeli

• semnarea contractului fără verificarea interdicției din închirierea principală;
• lipsa acordului scris al proprietarului, deși acesta este obligatoriu;
• stabilirea unei durate mai mari decât durata contractului principal;
• neidentificarea exactă a suprafeței și a zonelor comune;
• permiterea unei activități diferite de destinația aprobată;
• omiterea repartizării utilităților și a cheltuielilor comune;
• declararea unui sediu fără un drept expres de folosire a adresei;
• predarea spațiului fără inventar, fotografii și proces-verbal.

De ce este util un formular pregătit pentru completare

Un model structurat ajută părțile să identifice contractul principal, acordul proprietarului, suprafața, durata, chiria și destinația. El permite includerea regulilor privind utilitățile, amenajările, sediul social și restituirea spațiului.

Formularul economisește timp și clarifică raportul dintre cele trei persoane implicate, dar trebuie adaptat contractului principal. Clauzele unei subînchirieri comerciale pot fi diferite de cele aplicabile unei locuințe, unui cabinet sau unui depozit.

Subînchirierea nu poate oferi drepturi mai mari decât contractul principal

Contractul de subînchiriere a spațiului permite chiriașului să transmită temporar folosința totală sau parțială către o altă persoană. Înainte de semnare trebuie verificat contractul principal și, atunci când este necesar, obținut acordul scris al proprietarului. Durata, destinația și drepturile sublocatarului nu pot depăși limitele închirierii principale. Chiriașul rămâne răspunzător față de proprietar, iar sublocatarul trebuie să respecte regulile spațiului. Contractul trebuie să detalieze chiria, utilitățile, garanția, amenajările, folosirea adresei și predarea finală, pentru a reduce riscul unor litigii sau al încetării anticipate.