Imputernicire persoana desemnata – model actualizat pentru anul 2026

Imputernicire persoana desemnata pentru reprezentarea în fața instituțiilor și partenerilor

Imputernicire persoana desemnata este documentul prin care o persoană fizică, o societate, un PFA sau o altă entitate autorizează o anumită persoană să îndeplinească formalități și să o reprezinte în limitele stabilite. Persoana desemnată poate depune cereri, transmite documente, ridica înscrisuri, solicita informații ori semna anumite formulare în numele celui care acordă împuternicirea.

Împuternicirea trebuie să precizeze clar cine este reprezentat, cine este persoana desemnată, în fața cărei instituții poate acționa și ce operațiuni poate efectua. Procura este definită de serviciul consular român ca actul prin care mandantul autorizează mandatarul să îl reprezinte sau să încheie acte juridice în numele său, iar obiectul mandatului trebuie să fie determinat, posibil și licit.

Denumirea documentului nu este suficientă pentru a stabili forma necesară. Pentru unele operațiuni este acceptată o împuternicire simplă semnată de reprezentantul legal al societății, în timp ce alte proceduri cer o procură specială sau generală autentificată de notar.

Când se folosește împuternicirea unei persoane desemnate

Documentul este util atunci când titularul nu poate sau nu dorește să efectueze personal o formalitate. O societate poate desemna un angajat să depună acte și să ridice documente, iar o persoană fizică poate autoriza o rudă sau un profesionist să o reprezinte într-o procedură determinată.

Împuternicirea poate fi folosită pentru relația cu registrul comerțului, administrația fiscală, autoritățile locale, furnizorii de servicii, instituțiile de învățământ, asociațiile de proprietari sau partenerii comerciali. Pentru bănci, instanțe, notari, operațiuni imobiliare și alte acte importante trebuie verificată procedura specială aplicabilă.

Persoana desemnată nu dobândește automat puteri generale. Ea poate realiza numai operațiunile înscrise în document și actele necesare executării acestora, în limitele legii și ale instrucțiunilor primite.

Ce formă poate fi necesară

Împuternicirea emisă de o societate

Societatea este reprezentată de administrator sau de persoana înscrisă cu drept de reprezentare. Aceasta poate desemna un salariat ori o altă persoană să efectueze anumite formalități, dacă actul constitutiv, legea și procedura instituției permit delegarea.

ONRC diferențiază între persoana care poate semna cererea și persoana care poate numai să o depună sau să ridice documente. Cererile persoanelor juridice sunt semnate de reprezentantul legal, de un împuternicit cu procură specială ori generală autentică sau de avocat. Salariații persoanei juridice pot fi împuterniciți pentru depunerea cererilor ori ridicarea documentelor, în condițiile procedurii.

Prin urmare, o împuternicire simplă care permite unui angajat să transporte dosarul nu îi oferă neapărat și dreptul de a semna cererea în locul administratorului. Dreptul de semnătură trebuie acordat expres și în forma cerută.

Ce trebuie să conțină documentul

Împuternicirea trebuie să permită verificarea identității părților și a limitelor mandatului. Pentru o societate se indică și actul din care rezultă dreptul persoanei care semnează pentru aceasta.

• numele sau denumirea completă a persoanei reprezentate;
• CNP-ul, CUI-ul, domiciliul ori sediul și datele de contact;
• numele, CNP-ul și datele actului de identitate ale persoanei desemnate;
• instituția, compania sau procedura în care se acordă reprezentarea;
• operațiunile exacte pe care împuternicitul le poate efectua;
• dreptul de a semna, depune sau ridica documente, dacă este acordat;
• durata împuternicirii și condițiile în care aceasta încetează;
• data, locul, semnătura și calitatea persoanei care acordă mandatul.

Dacă sunt vizate mai multe dosare, acestea trebuie identificate prin număr, obiect sau perioadă. Formularea „să mă reprezinte peste tot și pentru orice problemă” este prea largă pentru o operațiune punctuală și poate expune mandantul unor riscuri inutile.

Mandat general și mandat special

Mandatul general este folosit pentru acte de administrare curentă, în limitele stabilite prin document. Pentru acte de dispoziție sau operațiuni cu efecte importante poate fi necesar un mandat special, care descrie actul concret și condițiile în care poate fi încheiat.

Persoana desemnată pentru ridicarea unei adeverințe nu trebuie să primească automat dreptul de a semna contracte, recunoaște datorii, încasa bani sau înstrăina bunuri. Fiecare asemenea putere trebuie analizată și formulată separat.

Dacă împuternicitul poate transmite mandatul unei alte persoane, dreptul de substituire trebuie menționat expres. În lipsa acestei clauze, mandatarul nu trebuie să presupună că își poate delega liber responsabilitățile.

Reprezentarea în relația cu ANAF

Contribuabilul poate acționa personal, prin reprezentant legal sau prin împuternicit, cu respectarea procedurilor fiscale și electronice. Pentru depunerea declarațiilor online prin certificatul digital al altei persoane se utilizează procedura ANAF și formularul 150, împreună cu documentele justificative ale calității de reprezentant.

Împuternicirea trebuie să precizeze dacă persoana poate depune declarații, primi documente fiscale, accesa informații ori utiliza Spațiul Privat Virtual. Acordarea dreptului pentru o anumită obligație fiscală nu trebuie interpretată automat ca acces nelimitat la toate datele contribuabilului.

La încetarea colaborării cu un contabil, consultant sau alt titular al certificatului digital, drepturile de acces trebuie revocate prin procedura ANAF aplicabilă.

Obligațiile persoanei desemnate

Împuternicitul trebuie să respecte limitele stabilite, să urmeze instrucțiunile primite și să păstreze documentele și informațiile în condiții de siguranță. El trebuie să comunice rezultatul operațiunilor și să predea mandantului actele, dovezile de depunere și sumele primite în numele acestuia.

Depășirea împuternicirii poate atrage răspunderea persoanei desemnate. Dacă aceasta semnează un document pe care nu avea dreptul să îl încheie, efectele față de persoana reprezentată depind de regulile reprezentării și de eventuala confirmare ulterioară.

Pentru date personale, informații fiscale, secrete comerciale sau documente medicale este recomandată includerea unei obligații de confidențialitate și limitarea folosirii informațiilor exclusiv la scopul mandatului.

Durata și revocarea împuternicirii

Documentul poate fi valabil pentru o singură operațiune, până la o anumită dată sau pe o perioadă determinată. Dacă mandatul cu reprezentare nu conține un termen, Codul civil prevede, ca regulă, încetarea sa după trei ani de la încheiere.

Mandantul poate revoca mandatul, iar acesta poate înceta și prin renunțarea mandatarului, decesul, incapacitatea sau falimentul uneia dintre părți, în condițiile legii. Revocarea poate fi expresă sau tacită, inclusiv prin desemnarea unui nou mandatar pentru aceeași operațiune.

Revocarea trebuie comunicată persoanei desemnate și instituției relevante. Simplul fapt că mandantul a redactat un document de revocare nu împiedică folosirea vechii împuterniciri de către o persoană care nu cunoaște încetarea ei.

Situație practică privind desemnarea unui angajat

Administratorul unei societăți dorește ca un angajat să depună un dosar la registrul comerțului și să ridice documentele emise. Administratorul semnează personal cererea care necesită semnătura reprezentantului legal și întocmește o împuternicire separată pentru angajat.

Documentul identifică societatea, angajatul, numărul cererii și operațiunile permise: depunerea dosarului, completarea opisului, primirea comunicărilor și ridicarea documentelor. Nu îi acordă dreptul de a modifica hotărârea asociaților sau de a semna alte cereri în numele societății.

După finalizarea formalității, angajatul predă societății recipisa, documentele primite și dovada taxelor achitate. Împuternicirea încetează automat după îndeplinirea operațiunii.

Cele mai frecvente greșeli

• neidentificarea completă a persoanei desemnate;
• folosirea unei formulări generale pentru o operațiune precisă;
• confundarea dreptului de depunere cu dreptul de semnare;
• utilizarea unei împuterniciri simple când este cerută procura autentică;
• omiterea instituției, dosarului sau documentelor vizate;
• acordarea neintenționată a dreptului de a încasa bani ori semna contracte;
• lipsa unei durate și menținerea accesului după încetarea colaborării;
• necomunicarea revocării către instituțiile în fața cărora mandatul putea fi folosit.

Persoana desemnată poate acționa numai în limitele stabilite

Împuternicirea persoanei desemnate trebuie să identifice părțile, instituția, operațiunile permise și durata reprezentării. Forma documentului depinde de procedură: o societate poate autoriza un salariat să depună sau să ridice acte, dar semnarea unor cereri ori încheierea unor acte importante poate necesita procură autentică sau împuternicire avocațială. Mandatarul trebuie să respecte instrucțiunile, să protejeze informațiile și să predea toate documentele primite. Revocarea trebuie comunicată efectiv, iar accesurile electronice trebuie retrase. O împuternicire limitată și precisă reduce riscul depășirii mandatului și al folosirii neautorizate a datelor ori documentelor.