Decizie asociat unic deschidere punct de lucru – model actualizat pentru anul 2026

Decizie asociat unic deschidere punct de lucru – model pentru înființarea unui sediu secundar

O decizie asociat unic deschidere punct de lucru este documentul prin care asociatul unic al unei societăți cu răspundere limitată hotărăște înființarea unui sediu secundar la o adresă diferită de sediul social. Prin această decizie se stabilește locația punctului de lucru, activitatea care urmează să fie desfășurată, durata funcționării și persoana care va îndeplini formalitățile de înregistrare.

Punctul de lucru este utilizat atunci când societatea desfășoară activitate într-un magazin, birou, depozit, atelier, cabinet, unitate de producție sau într-un alt spațiu distinct de sediul social. Acesta nu dobândește personalitate juridică proprie și nu devine o societate separată.

Legea societăților încadrează punctele de lucru, agențiile și alte structuri asemănătoare în categoria sediilor secundare fără personalitate juridică. Acestea se menționează în registrul comerțului în cadrul înregistrării societății de la sediul principal și nu pot fi denumite filiale.

Când este necesară deschiderea unui punct de lucru

Înregistrarea unui punct de lucru este necesară atunci când societatea desfășoară în mod stabil activități economice sau administrative într-un spațiu diferit de sediul social. Nu este suficient ca firma să dețină sau să închirieze spațiul; utilizarea acestuia trebuie corelată cu obiectul de activitate și cu formalitățile de autorizare.

Un magazin în care sunt vândute produse, un atelier în care se realizează reparații, un depozit din care se livrează mărfuri sau un birou în care lucrează permanent angajați pot funcționa ca puncte de lucru. Situația trebuie analizată separat atunci când societatea prestează servicii ocazional la sediul clientului sau desfășoară activități exclusiv online.

Deschiderea unui punct de lucru poate fi hotărâtă și în momentul înființării societății. Dacă aceasta are loc ulterior, asociatul unic adoptă o decizie distinctă, care este depusă împreună cu cererea de înregistrare și celelalte documente solicitate de ONRC.

Punct de lucru într-un spațiu comercial

Dacă societatea deschide un magazin, salon, restaurant sau altă unitate accesibilă publicului, decizia trebuie să indice adresa exactă și activitățile autorizate. În funcție de domeniu, pot fi necesare autorizații de funcționare, avize sanitare, de securitate la incendiu, de mediu sau alte documente speciale.

Înregistrarea punctului de lucru în registrul comerțului nu înlocuiește aceste autorizații. Societatea trebuie să verifice separat condițiile aplicabile activității și spațiului folosit.

Punct de lucru într-un apartament

Un apartament poate fi utilizat ca sediu secundar dacă societatea deține un drept valabil de folosință asupra spațiului. În funcție de destinația imobilului și de activitatea desfășurată, poate fi necesar avizul asociației de proprietari privind schimbarea destinației locuinței.

Dacă la adresă nu se desfășoară activitate efectivă sau nu sunt primiți clienți, documentele trebuie să reflecte situația reală. Simpla declarare a unui punct de lucru fără o justificare practică poate crea obligații administrative și fiscale inutile.

Ce trebuie să conțină decizia asociatului unic

Identificarea societății și a asociatului unic

În partea introductivă trebuie înscrise denumirea completă a societății, forma juridică, sediul social, codul unic de înregistrare și numărul de ordine din registrul comerțului. Datele trebuie să corespundă certificatului de înregistrare și informațiilor actuale din registru.

Asociatul unic este identificat prin nume, domiciliu și datele necesare pentru individualizare. Dacă asociatul unic este o persoană juridică, decizia trebuie să indice denumirea acesteia și reprezentantul care acționează în numele său.

Documentul trebuie să arate expres că persoana adoptă decizia în calitate de asociat unic și că exercită atribuțiile care, într-o societate cu mai mulți asociați, ar reveni adunării generale.

Adresa exactă a punctului de lucru

Adresa trebuie completată fără prescurtări neclare și trebuie să corespundă documentului care dovedește dreptul de folosință. Se menționează localitatea, județul sau sectorul, strada, numărul, blocul, scara, etajul, apartamentul ori numărul spațiului comercial.

Dacă societatea utilizează numai o parte dintr-un imobil, documentul de folosință și decizia trebuie să permită identificarea suprafeței sau a încăperii respective. Neconcordanța dintre adresa din decizie și cea din contractul de închiriere ori comodat poate conduce la solicitarea unor clarificări sau la respingerea înregistrării.

Dovada dreptului de folosință asupra spațiului

Pentru înregistrarea punctului de lucru trebuie prezentat documentul care atestă dreptul societății de a utiliza spațiul. Acesta poate fi un contract de închiriere, contract de comodat, act de proprietate sau un alt înscris care conferă un drept de folosință valabil.

ONRC solicită la înființarea sediului secundar documentul privind dreptul de folosință în original sau, după caz, în copie certificată de parte ori copie legalizată.

Durata punctului de lucru trebuie corelată cu perioada prevăzută în contract. Dacă dreptul de folosință este acordat pentru doi ani, decizia nu ar trebui să creeze aparența unui drept nelimitat asupra spațiului.

Activitățile desfășurate la punctul de lucru

Decizia trebuie să precizeze activitățile care vor fi desfășurate efectiv la adresă. Acestea trebuie să se regăsească în obiectul de activitate al societății și să fie formulate potrivit clasificării CAEN aplicabile.

Dacă societatea dorește să desfășoare la punctul de lucru o activitate care nu este încă înscrisă în actul constitutiv, trebuie realizată mai întâi sau în cadrul aceleiași cereri modificarea obiectului de activitate. Într-o asemenea situație poate fi necesară și depunerea actului constitutiv actualizat.

Declarația-tip privind îndeplinirea condițiilor de funcționare trebuie să includă toate activitățile desfășurate la sediul secundar. ONRC arată că în declarație trebuie înscrise activitățile desfășurate la sediul social, la sediile secundare sau, după caz, la terți.

Diferența dintre înființarea și autorizarea punctului de lucru

Decizia asociatului unic exprimă voința societății de a deschide punctul de lucru. Înregistrarea la ONRC face sediul secundar opozabil și actualizează informațiile din registrul comerțului.

Autorizarea funcționării privește îndeplinirea condițiilor legale pentru activitățile declarate. Pentru aceasta se depune o declarație-tip pe propria răspundere, iar datele sunt transmise autorităților competente.

Pentru anumite activități, declarația pe propria răspundere nu este suficientă. Pot fi necesare avize sau autorizații emise înainte ori după înregistrare, potrivit legislației speciale aplicabile domeniului.

Documentele necesare pentru ONRC

Dosarul pentru înființarea punctului de lucru cuprinde cererea de înregistrare, declarația privind condițiile de funcționare, decizia asociatului unic și documentul care dovedește dreptul de folosință asupra spațiului. În funcție de situație se depun și actul constitutiv actualizat, avizul asociației de proprietari, autorizațiile prealabile, împuternicirea și dovezile privind tarifele de publicitate.

Nu este obligatoriu ca actul constitutiv actualizat să fie depus în orice situație. Necesitatea acestuia depinde de conținutul actului existent și de modificările realizate. Dacă actul constitutiv prevede posibilitatea înființării ulterioare a sediilor secundare, decizia poate fi suficientă pentru această modificare, cu respectarea cerințelor ONRC.

Termenul pentru depunerea deciziei

Cererea de înregistrare a mențiunii trebuie depusă, dacă nu există o regulă specială, în termen de 15 zile de la data adoptării actului modificator. ONRC avertizează că dosarul trebuie să conțină toate înscrisurile obligatorii, iar lipsa unui document necesar poate conduce la respingerea cererii.

Data deciziei trebuie stabilită înainte de depunerea dosarului, iar documentul nu trebuie antedatat. Dacă apar modificări privind spațiul sau activitățile după adoptarea deciziei, este recomandată emiterea unei noi decizii corecte.

Cine poate depune documentele

Cererea de înregistrare a mențiunii poate fi semnată și depusă de reprezentantul legal al societății sau de un împuternicit. În funcție de calitatea persoanei desemnate, poate fi necesară o procură autentică, o împuternicire avocațială sau o delegație.

Asociatul unic poate decide ca administratorul să îndeplinească formalitățile la ONRC, să semneze cererile, să depună documentele și să ridice actele emise. Mandatul trebuie redactat suficient de clar pentru operațiunile necesare.

Depunerea la ghișeu sau online

Documentele pot fi depuse la ghișeu, transmise prin servicii poștale ori de curierat sau încărcate prin mijloace electronice. Pentru transmiterea online, cererea și documentele electronice trebuie semnate cu semnătură electronică calificată, potrivit cerințelor ONRC.

Documentele trebuie redactate în limba română, să fie lizibile și să nu conțină ștersături ori modificări care împiedică înțelegerea lor. Solicitantul răspunde pentru exactitatea și autenticitatea datelor depuse.

Punctul de lucru și personalitatea juridică

Punctul de lucru nu are personalitate juridică și nu deține un patrimoniu separat de societate. Contractele sunt încheiate de societate, facturile sunt emise folosind datele acesteia, iar obligațiile rezultate din activitatea punctului de lucru aparțin aceleiași persoane juridice.

Acesta nu trebuie confundat cu o filială, care este o societate distinctă cu personalitate juridică proprie. Legea interzice înființarea sediilor secundare sub denumirea de filială.

Înregistrarea fiscală a punctului de lucru

După înregistrarea la ONRC trebuie verificate și obligațiile fiscale aplicabile sediului secundar. Acestea pot depinde de existența salariaților, de natura activității, de localitatea în care funcționează punctul de lucru și de obligațiile declarative ale societății.

Înregistrarea în registrul comerțului nu înseamnă că toate formalitățile fiscale, locale și sectoriale sunt îndeplinite automat. Societatea trebuie să verifice situația punctului de lucru în raport cu ANAF, autoritatea locală și instituțiile competente pentru domeniul său.

Modificarea sau închiderea punctului de lucru

Dacă societatea schimbă adresa, activitățile ori durata punctului de lucru, modificarea trebuie adoptată printr-o nouă decizie și înregistrată. Prelungirea contractului de folosință nu actualizează automat informațiile din registrul comerțului dacă datele înregistrate sunt afectate.

La încetarea activității se adoptă o decizie de desființare a sediului secundar. Societatea trebuie să solicite radierea punctului de lucru și să îndeplinească formalitățile fiscale și administrative aferente.

Greșeli frecvente la redactarea deciziei

Una dintre cele mai frecvente greșeli este indicarea unei adrese diferite de cea din contractul de închiriere sau comodat. Chiar și o diferență privind numărul apartamentului ori spațiului poate împiedica înregistrarea.

O altă problemă este omiterea activităților care vor fi desfășurate efectiv. Codurile CAEN trebuie să existe în obiectul de activitate al societății și să fie declarate corect pentru sediul secundar.

Trebuie evitate și folosirea denumirii „filială” pentru un simplu punct de lucru, lipsa numărului și datei deciziei, omiterea duratei, necorelarea cu actul constitutiv și depunerea cererii după expirarea termenului legal.

De ce este util un model completat online

Un model de decizie asociat unic deschidere punct de lucru completat online ajută la introducerea corectă a datelor societății, asociatului unic, adresei și activităților desfășurate. Formularul poate include durata sediului secundar, temeiul dreptului de folosință și împuternicirea administratorului pentru depunerea documentelor.

După completare, decizia poate fi descărcată în format PDF sau DOC, verificată și semnată de asociatul unic. Înainte de depunerea la ONRC trebuie verificată concordanța cu actul constitutiv, contractul pentru spațiu, codurile CAEN și declarația privind autorizarea funcționării.