Decizia de incetare a contractului de munca – model actualizat pentru anul 2026

Decizia de incetare a contractului de munca și documentarea corectă a încheierii raportului de muncă

Decizia de incetare a contractului de munca este documentul prin care angajatorul constată sau dispune, după caz, încheierea raportului de muncă al unui salariat. Conținutul și efectele sale depind de motivul concret al încetării: expirarea unui contract pe durată determinată, pensionarea, concedierea, demisia, acordul părților sau notificarea transmisă în perioada de probă.

Nu există un singur model care poate fi folosit pentru toate situațiile. În cazul concedierii, decizia este actul unilateral prin care angajatorul dispune încetarea și trebuie să respecte condițiile obligatorii prevăzute de Codul muncii. În cazul demisiei sau al acordului părților, încetarea rezultă din notificarea salariatului, respectiv din acordul semnat, iar o decizie internă emisă ulterior are în principal rolul de a consemna operațiunea.

Codul muncii prevede că raportul de muncă poate înceta de drept, prin acordul părților la data convenită sau prin voința unilaterală a uneia dintre părți, numai în cazurile și condițiile stabilite de lege. Temeiul înscris în decizie trebuie să corespundă situației reale și înregistrării transmise în REGES-ONLINE.

Când este obligatorie emiterea unei decizii de încetare

Pentru anumite cazuri de încetare de drept, angajatorul trebuie să constate situația în scris. Codul muncii stabilește că, pentru cazurile prevăzute la art. 56 alin. (1) lit. c)–j), constatarea se face prin decizie în termen de cinci zile lucrătoare de la intervenirea evenimentului, iar documentul se comunică persoanei interesate în următoarele cinci zile lucrătoare.

Printre aceste situații pot intra expirarea duratei unui contract determinat, pensionarea în condițiile prevăzute de lege, retragerea autorizației necesare profesiei, constatarea nulității contractului sau interzicerea exercitării unei funcții.

În cazul concedierii, decizia scrisă este esențială. Ea produce efecte de la data comunicării către salariat, iar concedierea dispusă fără respectarea procedurii legale poate fi lovită de nulitate absolută. Angajatorul nu poate completa ulterior în instanță motive care nu au fost incluse în documentul comunicat.

Când încetarea nu depinde de o decizie constitutivă

La încetarea prin acordul părților, documentul principal este acordul în care ambele părți acceptă data finală. Angajatorul poate emite o decizie administrativă pentru dosarul personal, dar nu poate înlocui lipsa consimțământului salariatului printr-o decizie unilaterală.

În cazul demisiei, notificarea scrisă a salariatului produce efecte fără aprobarea angajatorului. Contractul încetează la expirarea preavizului sau la data la care angajatorul renunță total ori parțial la acesta. O decizie internă poate consemna data finală, dar nu reprezintă acceptarea fără de care demisia nu ar fi valabilă.

Pe durata sau la sfârșitul perioadei de probă, contractul poate înceta prin notificare scrisă, fără preaviz și fără motivare, la inițiativa oricărei părți. În această situație trebuie utilizată notificarea corespunzătoare, nu o decizie de concediere disciplinară sau pentru necorespundere profesională.

Ce trebuie să conțină decizia de incetare a contractului de munca

Conținutul trebuie adaptat temeiului juridic. O decizie constatatoare privind expirarea duratei determinate poate fi mai scurtă decât o decizie de concediere, însă ambele trebuie să permită identificarea contractului, a salariatului și a datei exacte a încetării.

• denumirea, sediul și datele de identificare ale angajatorului;
• numărul și data emiterii deciziei;
• numele, funcția și datele de identificare ale salariatului;
• numărul și data contractului individual de muncă;
• situația de fapt care determină încetarea;
• temeiul juridic exact din Codul muncii sau legislația specială;
• data la care raportul de muncă încetează;
• termenul și instanța competentă pentru contestație, când sunt aplicabile.

Documentul trebuie semnat de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana care are o delegare valabilă. Dacă societatea folosește semnături electronice pentru documentele de personal, trebuie respectate condițiile legale și procedura internă aplicabilă.

Elementele diferite în funcție de motivul încetării

Conținutul obligatoriu al unei decizii de concediere

Codul muncii impune ca decizia de concediere să fie comunicată în scris și să cuprindă motivele care determină concedierea și durata preavizului. În funcție de situație, trebuie incluse criteriile de stabilire a ordinii de prioritate în concedierile colective și lista locurilor de muncă vacante disponibile, împreună cu termenul în care salariatul poate opta pentru acestea.

În cazul concedierii disciplinare, decizia trebuie să descrie fapta, să indice prevederile încălcate, motivele pentru care au fost înlăturate apărările salariatului, temeiul juridic, termenul de contestare și instanța competentă. Documentul se comunică în cel mult cinci zile calendaristice de la emitere și produce efecte de la comunicare.

O formulare generală precum „neîndeplinirea atribuțiilor” nu este suficientă pentru o concediere disciplinară. Faptele, datele, obligațiile încălcate și procedura parcursă trebuie prezentate concret.

Data încetării și comunicarea către salariat

Data trebuie stabilită în funcție de temei. La expirarea duratei determinate se utilizează data rezultată din contract. La acordul părților se înscrie data acceptată. La demisie se ține cont de preaviz și de eventuala renunțare a angajatorului, iar la concediere trebuie respectate preavizul și momentul comunicării deciziei.

Decizia poate fi predată personal, cu semnătură și dată de primire, sau comunicată printr-o metodă care permite dovedirea transmiterii. Refuzul salariatului de a semna de primire nu anulează automat măsura, dar angajatorul trebuie să poată demonstra comunicarea.

În cazul concedierii, documentul produce efecte de la comunicare. Angajatorul nu trebuie să înscrie retroactiv o dată la care salariatul nu primise încă decizia, deoarece aceasta poate afecta salariul, vechimea și dreptul de contestare.

Înregistrarea încetării în REGES-ONLINE

Angajatorul trebuie să transmită în registru data și temeiul legal al încetării. Potrivit HG nr. 295/2025, aceste informații se transmit cel târziu la data încetării contractului sau la data la care angajatorul a luat cunoștință de evenimentul care a determinat încetarea de drept.

În aplicație trebuie selectat contractul corect, temeiul legal și data efectivă a încetării. Câmpul destinat explicațiilor poate fi utilizat pentru detalii suplimentare, însă nu înlocuiește documentele din dosarul personal.

Radierea unui contract din REGES nu trebuie folosită pentru înregistrarea încetării. Radierea este destinată corectării unei înregistrări care nu trebuia să existe, nu încheierii obișnuite a unui raport de muncă.

Situație practică privind expirarea unui contract determinat

Un salariat are un contract pe durată determinată până la 31 august. Angajatorul nu dorește prelungirea acestuia. Contractul încetează de drept la termen, fără ca salariatul să fie obligat să demisioneze și fără să fie necesară o concediere.

Angajatorul emite decizia constatatoare în termenul legal, indică art. 56 alin. (1) lit. i) din Codul muncii, contractul și data încetării. Operațiunea este transmisă în REGES-ONLINE, iar salariatului îi sunt eliberate documentele finale.

Dacă părțile doresc continuarea activității, prelungirea trebuie convenită și documentată înainte ca salariatul să lucreze după termenul inițial.

Documentele și drepturile eliberate la plecare

La încetarea activității, angajatorul trebuie să îi elibereze salariatului o adeverință privind activitatea, durata, salariul și vechimea, precum și un extras din registru certificat prin semnătură. Documentele referitoare la încetare trebuie păstrate în dosarul personal.

Trebuie calculate salariul până la ultima zi, sporurile și celelalte drepturi exigibile. Zilele de concediu de odihnă rămase se compensează în bani numai la încetarea contractului.

Predarea echipamentelor, documentelor, parolelor și bunurilor poate fi consemnată într-o fișă de lichidare sau într-un proces-verbal separat. Eliberarea documentelor obligatorii nu trebuie condiționată de semnarea unei declarații prin care salariatul renunță la drepturile sale.

Cele mai frecvente greșeli la emiterea deciziei

Utilizarea unui model greșit poate transforma o procedură simplă într-un litigiu. Înainte de emitere trebuie verificate temeiul, data, preavizul și documentele care susțin situația.

• folosirea aceleiași decizii pentru demisie, acord și concediere;
• indicarea unui articol de lege care nu corespunde motivului real;
• emiterea retroactivă a documentului;
• omiterea motivelor concrete ale concedierii;
• calcularea greșită a preavizului;
• neindicarea termenului și instanței de contestare;
• introducerea unei date diferite în decizie și în REGES-ONLINE;
• neeliberarea adeverinței și extrasului din registru.

De ce este util un formular pregătit pentru completare

Un model bine structurat ajută angajatorul să introducă datele salariatului, contractul, temeiul și data încetării. Câmpurile pregătite reduc riscul omiterii unor informații administrative importante.

Formularul economisește timp, dar trebuie ales după cauza reală. O decizie constatatoare privind expirarea termenului nu poate fi utilizată pentru o concediere disciplinară, iar o decizie internă nu poate transforma o demisie într-un acord al părților.

Decizia trebuie să corespundă exact modalității de încetare

Decizia de încetare a contractului de muncă poate avea caracter constatator sau poate reprezenta actul prin care angajatorul dispune concedierea. Documentul trebuie să identifice contractul, situația de fapt, temeiul legal și data exactă. În cazul concedierii sunt obligatorii motivarea și respectarea procedurii, iar măsura produce efecte de la comunicare. La demisie și acordul părților, documentele inițiate ori acceptate de părți reprezintă baza încetării. Angajatorul trebuie să transmită informațiile în REGES-ONLINE, să achite drepturile finale și să elibereze adeverința și extrasul din registru.