Contract de voluntariat – model actualizat pentru anul 2026

Contract de voluntariat – model pentru desfășurarea legală a activităților neremunerate

Un contract de voluntariat este documentul prin care o persoană fizică acceptă să desfășoare, din proprie inițiativă și fără remunerație, activități de interes public organizate de o entitate care poate avea calitatea de organizație-gazdă. Contractul stabilește activitățile, programul, perioada, coordonatorul, drepturile, obligațiile, măsurile de protecție și condițiile de încetare.

Voluntariatul poate fi desfășurat în domenii precum educația, cultura, sportul, protecția mediului, sănătatea, asistența socială, ajutorul umanitar, drepturile omului, dezvoltarea comunitară și activismul civic.

Activitatea trebuie să fie bazată pe consimțământul liber al voluntarului și să urmărească un interes public. Aceasta nu trebuie folosită pentru ocuparea fără plată a unui post care, prin natura sarcinilor, programului și subordonării, ar trebui acoperit printr-un contract individual de muncă sau printr-un contract remunerat.

Un model Contract de voluntariat trebuie completat înainte de începerea activității. Simplul acord verbal, înscrierea într-un formular online sau participarea la un grup de comunicare nu înlocuiesc contractul scris și documentele obligatorii care îl însoțesc.

Ce reprezintă activitatea de voluntariat

Voluntariatul presupune participarea unei persoane fizice la activități de interes public, fără plata unui salariu sau a unei alte remunerații pentru munca prestată.

Caracterul neremunerat nu înseamnă însă că voluntarul trebuie să suporte toate costurile activității. Organizația-gazdă poate achita sau rambursa cheltuieli de transport, hrană, cazare și alte cheltuieli efectuate pentru realizarea activității, în limita sumelor alocate.

Decontarea unor costuri reale și justificate nu transformă automat voluntariatul într-o relație de muncă. În schimb, plata periodică a unei sume fixe pentru prestațiile realizate poate indica existența unui raport remunerat care trebuie organizat printr-un alt tip de contract.

Cine poate fi organizație-gazdă

Potrivit Legii nr. 78/2014, organizația-gazdă poate fi o persoană juridică de drept public, o persoană juridică de drept privat fără scop lucrativ, o întreprindere socială sau o întreprindere socială de inserție.

În această categorie pot intra instituții publice, autorități, asociații, fundații și alte organizații eligibile potrivit legii.

O societate comercială obișnuită, care urmărește obținerea profitului și nu are statutul special prevăzut de lege, nu trebuie să utilizeze un contract de voluntariat pentru activitatea sa curentă.

O companie nu poate transforma recepționerii, operatorii, lucrătorii comerciali, agenții de marketing ori alte persoane necesare activității economice în „voluntari” numai pentru a evita plata salariului și a contribuțiilor.

Cine poate fi voluntar

Voluntarul este întotdeauna o persoană fizică. El trebuie să aibă capacitatea de muncă prevăzută de legislația muncii și să poată îndeplini activitățile în condiții de siguranță.

Capacitatea de muncă se dobândește, ca regulă, la vârsta de 16 ani. La vârsta de 15 ani, participarea trebuie analizată împreună cu acordul părinților sau al reprezentantului legal și cu cerința ca activitatea să fie potrivită dezvoltării, aptitudinilor și pregătirii minorului.

Pentru un voluntar minor, organizația trebuie să stabilească un program adecvat, să evite activitățile periculoase și să protejeze educația, sănătatea și dezvoltarea acestuia.

Contractul trebuie adaptat vârstei și capacității voluntarului. Nu este recomandată copierea unui model destinat adulților fără introducerea consimțământului reprezentantului legal și a unor măsuri suplimentare de supraveghere.

Activitățile care nu intră sub incidența legii voluntariatului

Ajutorul izolat și sporadic oferit unei rude, unui prieten sau unui vecin nu reprezintă automat voluntariat organizat în sensul Legii nr. 78/2014.

De exemplu, ajutarea ocazională a unui vecin la mutarea unor obiecte sau îngrijirea temporară a unei rude nu necesită, în mod obișnuit, un contract de voluntariat.

Contractul devine relevant atunci când activitatea este organizată de o entitate eligibilă, are caracter de interes public și presupune o colaborare structurată cu un voluntar.

Beneficiarul voluntariatului

Beneficiarul activității poate fi diferit de organizația-gazdă.

Organizația-gazdă administrează programul, încheie contractul și coordonează voluntarul. Beneficiarul este persoana ori comunitatea în folosul căreia este realizată activitatea.

De exemplu, o asociație poate organiza voluntari care oferă sprijin unor persoane vârstnice. Asociația este organizația-gazdă, iar persoanele sprijinite sunt beneficiarii activității.

Contractul trebuie să precizeze locul și categoria beneficiarilor, fără să dezvăluie mai multe date personale decât sunt necesare.

Forma scrisă este obligatorie

Contractul trebuie încheiat în scris, în limba română, între voluntar și organizația-gazdă.

Obligația pregătirii documentului revine organizației-gazdă. Aceasta trebuie să înmâneze voluntarului un exemplar înainte de începerea activității.

Voluntarul nu trebuie lăsat să înceapă activitatea, să aibă acces la beneficiari ori să utilizeze echipamente înainte de semnarea și înregistrarea documentelor.

Pentru un voluntar străin, organizația poate asigura un interpret, astfel încât acesta să înțeleagă activitățile, riscurile și regulile aplicabile.

Înregistrarea în registrul de evidență a voluntarilor

Contractul trebuie înregistrat înainte de începerea activității în registrul de evidență ținut de organizația-gazdă.

Registrul trebuie să permită identificarea voluntarului, a perioadei, a activităților și a evaluării sale, potrivit criteriilor stabilite prin regulamentul intern.

Numărul și data înregistrării trebuie păstrate și utilizate ulterior la emiterea certificatului de voluntariat.

Înregistrarea după începerea efectivă a activității nu înlocuiește respectarea obligației legale de evidență prealabilă.

Fișa de voluntariat

Contractul trebuie însoțit obligatoriu de o fișă de voluntariat.

Aceasta descrie în detaliu activitățile pe care voluntarul le va realiza, responsabilitățile, rezultatele urmărite, locul desfășurării și relația cu beneficiarii.

Fișa trebuie adaptată pregătirii, abilităților, disponibilității și intereselor de dezvoltare ale voluntarului.

Formulări precum „va ajuta organizația ori de câte ori este necesar” sunt prea generale și pot permite atribuirea unor sarcini care nu au fost acceptate sau pentru care voluntarul nu este pregătit.

Fișa de protecție a voluntarului

Contractul trebuie însoțit și de o fișă de protecție a voluntarului, care conține instrucțiuni referitoare la desfășurarea în siguranță a activității.

Documentul trebuie adaptat riscurilor reale: lucru cu persoane vulnerabile, manipularea unor obiecte, deplasări, activități în aer liber, utilizarea echipamentelor, participarea la evenimente sau accesul în zone cu risc.

Organizația trebuie să realizeze instruirea înainte de începerea activității și ori de câte ori se modifică sarcinile ori condițiile.

O semnătură pe o fișă standard nu este suficientă dacă voluntarul nu a primit explicații și instrucțiuni adecvate.

Elementele esențiale ale contractului de voluntariat

Descrierea activităților voluntarului

Activitățile trebuie să fie concrete, realizabile și legate de obiectivele organizației.

Pot fi prevăzute organizarea unor evenimente, distribuirea materialelor, activități educaționale, sprijin logistic, protecția mediului, colectarea de donații, comunicarea publică sau ajutorul acordat beneficiarilor.

Dacă activitatea necesită o calificare, autorizație sau competență profesională, organizația trebuie să verifice documentele înainte de atribuirea sarcinii.

Un voluntar fără pregătire medicală, juridică, psihologică ori tehnică nu trebuie prezentat beneficiarilor ca profesionist autorizat.

Programul activității de voluntariat

Contractul trebuie să precizeze timpul și perioada în care se desfășoară activitatea.

Programul trebuie stabilit în funcție de disponibilitatea voluntarului și de natura proiectului. Voluntariatul nu trebuie organizat printr-un program excesiv care reproduce o normă completă de muncă și împiedică odihna, studiile sau activitatea profesională.

Voluntarul are dreptul la timp liber corespunzător activității sale.

Pentru evenimente desfășurate seara, în weekend sau în alte localități trebuie precizate transportul, supravegherea, cazarea și intervalele de odihnă.

Coordonatorul voluntarilor

Organizația-gazdă trebuie să desemneze un coordonator care poate fi angajat sau voluntar.

Coordonatorul explică sarcinile, monitorizează activitatea, răspunde întrebărilor și oferă feedback.

Contractul trebuie să conțină numele ori funcția coordonatorului și modul în care acesta poate fi contactat.

Voluntarul se subordonează coordonatorului în executarea activităților asumate, fără ca acest raport să transforme automat voluntariatul într-o relație de muncă.

Instruirea inițială

Înainte de începere, voluntarul trebuie informat despre structura, misiunea și activitățile organizației-gazdă.

Instruirea trebuie să prezinte drepturile, responsabilitățile, regulamentul intern, regulile de conduită, procedura incidentelor și persoanele de contact.

Pentru activități specializate, organizația poate oferi cursuri și pregătire suplimentară.

Participarea la instruire trebuie consemnată, mai ales atunci când activitatea implică beneficiari vulnerabili sau riscuri pentru sănătate și securitate.

Drepturile voluntarului

Voluntarul are dreptul să desfășoare activități potrivite capacității și disponibilității sale.

El are dreptul să primească informații, instruire, coordonare și condiții corespunzătoare de protecție.

Organizația trebuie să îi respecte confidențialitatea și datele personale.

Voluntarul poate solicita emiterea certificatului de voluntariat și a raportului de activitate.

El trebuie să poată semnala problemele, abuzurile sau riscurile fără să fie constrâns să continue o activitate periculoasă ori contrară contractului.

Obligațiile voluntarului

Voluntarul trebuie să realizeze activitățile asumate fără remunerație și să respecte fișa de voluntariat.

El trebuie să urmeze instrucțiunile de protecție, regulamentul intern și indicațiile coordonatorului.

Voluntarul trebuie să anunțe dacă nu poate participa la activitatea programată, astfel încât organizația să poată asigura continuitatea proiectului.

Bunurile, legitimațiile, echipamentele și documentele primite trebuie utilizate numai în scopul pentru care au fost oferite.

Confidențialitatea informațiilor

Voluntarul poate avea acces la date despre copii, persoane vârstnice, pacienți, beneficiari sociali, donatori, angajați și parteneri.

Contractul trebuie să delimiteze informațiile confidențiale și condițiile în care acestea pot fi comunicate.

Legea prevede obligația voluntarului de a păstra confidențialitatea pe durata activității și timp de doi ani după încetarea contractului.

Fotografiile, poveștile beneficiarilor și datele de contact nu trebuie publicate pe rețelele sociale fără aprobările necesare.

Protecția datelor personale

Organizația poate colecta date de identificare, contact, studii, experiență, sănătate și disponibilitate.

Trebuie colectate numai informațiile necesare pentru selecție, contractare, protecție și evidență.

Contractul nu trebuie să includă date medicale excesive. Documentele privind sănătatea trebuie solicitate numai dacă natura activității justifică această cerință.

Voluntarul trebuie informat despre scopul prelucrării, durata păstrării și persoanele care pot accesa datele.

Cheltuielile de hrană, transport și cazare

Organizația-gazdă poate suporta cheltuielile necesare desfășurării voluntariatului, în limita bugetului aprobat.

Contractul trebuie să indice cheltuielile eligibile, limitele, documentele justificative și termenul de rambursare.

Pentru deplasări trebuie stabilite traseul, mijlocul de transport, cazarea și persoana care aprobă cheltuiala.

Voluntarul poate renunța la suportarea acestor cheltuieli printr-o declarație pe propria răspundere aprobată de conducerea organizației.

Alte cheltuieli legate de activitate

Organizația poate suporta materiale, taxe de acces, echipamente, comunicații sau alte costuri necesare proiectului.

Aceste plăți nu trebuie să reprezinte o remunerație ascunsă pentru activitatea voluntarului.

Contractul trebuie să prevadă aprobarea prealabilă și prezentarea documentelor justificative.

Asigurarea voluntarului

La solicitarea voluntarului, organizația-gazdă poate încheia o asigurare împotriva riscurilor de accident, boală sau altor riscuri legate de activitate, în funcție de complexitate și de bugetul disponibil.

Contractul trebuie să precizeze dacă există o poliță, riscurile acoperite, perioada și procedura de notificare a incidentelor.

Existența unei asigurări nu înlocuiește obligația organizației de a preveni riscurile și de a oferi instruire.

Răspunderea pentru prejudicii

Voluntarul poate răspunde pentru prejudiciile provocate prin nerespectarea contractului, a instrucțiunilor ori a regulilor legale.

Dacă activitatea voluntarului produce prejudicii unei terțe persoane, organizația-gazdă poate răspunde solidar cu voluntarul, cu excepția situației în care prejudiciul a fost determinat de culpa exclusivă a acestuia.

Contractul nu trebuie să transfere voluntarului orice risc, inclusiv problemele provocate de organizarea defectuoasă, echipamentele nesigure sau instrucțiunile greșite ale organizației.

Voluntariatul nu poate înlocui un contract de muncă

Este interzisă încheierea unui contract de voluntariat pentru evitarea unui contract individual de muncă, a unui contract de servicii sau a altui contract cu plată.

O activitate necesară permanent funcționării unei afaceri, realizată după un program obligatoriu și sub control asemănător unui angajator, trebuie analizată atent înainte de a fi prezentată ca voluntariat.

Denumirea de „voluntar”, „colaborator” sau „stagiar neremunerat” nu schimbă natura reală a raportului.

Organizația nu trebuie să concedieze sau să evite angajarea personalului pentru a acoperi aceleași atribuții exclusiv prin voluntari.

Diferența dintre voluntariat și internship

Internshipul și voluntariatul sunt reglementate prin acte normative diferite și au scopuri și condiții distincte.

Programul de internship este organizat pentru dezvoltarea abilităților profesionale și poate implica o indemnizație stabilită potrivit legislației specifice.

Voluntariatul este neremunerat și urmărește realizarea unor activități de interes public printr-o organizație-gazdă eligibilă.

Un program destinat activității economice obișnuite a unei companii nu trebuie denumit voluntariat pentru a evita regulile internshipului sau ale muncii.

Experiența profesională dobândită

Activitatea de voluntariat poate fi considerată experiență profesională sau experiență în specialitate dacă este realizată în domeniul studiilor absolvite.

Această recunoaștere nu înseamnă că voluntariatul produce automat vechime în muncă, salariu, contribuții sociale sau toate efectele unui contract individual de muncă.

Pentru dovedirea experienței sunt importante contractul, certificatul de voluntariat și raportul de activitate.

Certificatul de voluntariat

Pe durata colaborării sau la final, organizația trebuie să elibereze certificatul la cererea voluntarului.

Certificatul trebuie să conțină datele organizației, numărul și data emiterii, numărul contractului, identificarea voluntarului, perioada, numărul de ore și coordonatorul.

Documentul trebuie semnat de reprezentantul legal și trebuie să conțină mențiunea privind responsabilitatea voluntarului și a organizației pentru veridicitatea datelor.

Orele nu trebuie estimate după încheierea proiectului fără o evidență care să permită verificarea lor.

Raportul de activitate

Certificatul este însoțit de un raport care descrie activitățile prestate, atribuțiile și aptitudinile dobândite.

Raportul trebuie să ofere informații concrete, nu numai formularea generală „a participat la activitățile organizației”.

Pot fi menționate comunicarea, organizarea evenimentelor, lucrul în echipă, utilizarea unor aplicații, relația cu beneficiarii și competențele specifice proiectului.

Raportul trebuie să corespundă fișei de voluntariat și evidenței reale a activității.

Evaluarea voluntarului

Organizația trebuie să stabilească prin regulamentul intern criterii de evaluare.

Evaluarea poate urmări participarea, respectarea sarcinilor, conduita, colaborarea, inițiativa și competențele dezvoltate.

Voluntarul trebuie informat asupra criteriilor încă de la început.

Evaluarea nu trebuie utilizată pentru sancționarea unei opinii personale sau pentru discriminarea persoanei.

Voluntariatul desfășurat în străinătate

Legea română poate fi aplicabilă activităților organizate în afara țării de o organizație-gazdă română, în parteneriat cu o organizație din statul respectiv, pe baza unui contract semnat în România.

Documentul trebuie să precizeze partenerul extern, locația, durata, transportul, cazarea, asigurarea, persoanele de contact și regulile aplicabile în situații de urgență.

Voluntarul trebuie informat despre condițiile de intrare, ședere, sănătate și securitate ale țării în care se desfășoară programul.

Voluntarii cetățeni străini

Un cetățean străin poate participa la activități de voluntariat în România, însă contractul nu înlocuiește formalitățile privind intrarea și șederea.

Organizația trebuie să verifice regimul aplicabil persoanei și durata permisă.

Documentele trebuie explicate într-o limbă pe care voluntarul o înțelege, chiar dacă forma contractuală este redactată în limba română.

Modificarea contractului

Schimbarea perioadei, programului, activităților, locului sau coordonatorului trebuie consemnată în scris atunci când modificarea este importantă.

Fișa de voluntariat și fișa de protecție trebuie actualizate dacă sunt introduse sarcini sau riscuri noi.

Renegocierea poate fi solicitată în scris de oricare dintre părți.

Voluntarul nu trebuie obligat să accepte activități semnificativ diferite de cele asumate inițial.

Încetarea la expirarea perioadei

Contractul încetează la data stabilită sau atunci când activitățile care formează obiectul său au fost finalizate.

Organizația trebuie să actualizeze registrul, să închidă evidența orelor și să recupereze bunurile predate.

La cererea voluntarului trebuie pregătite certificatul și raportul de activitate.

Încetarea prin acordul părților

Voluntarul și organizația pot conveni încetarea înainte de termen.

Acordul trebuie să menționeze data, activitățile finalizate, cheltuielile rămase și bunurile care trebuie restituite.

Încetarea amiabilă nu trebuie utilizată pentru a ascunde un incident ori pentru a împiedica voluntarul să solicite documentele activității realizate.

Denunțarea unilaterală

Oricare dintre părți poate denunța unilateral contractul.

Notificarea trebuie comunicată și motivată în scris. Termenul legal de preaviz este de 15 zile, iar condițiile concrete trebuie introduse în contract.

Părțile pot conveni modul de predare a sarcinilor, documentelor și bunurilor în perioada de preaviz.

În situații grave, poate deveni relevantă rezilierea pentru neexecutare, distinctă de denunțarea obișnuită.

Rezilierea contractului

Contractul trebuie să indice încălcările care pot conduce la reziliere.

Pot fi relevante divulgarea informațiilor confidențiale, abuzul asupra beneficiarilor, utilizarea neautorizată a bunurilor, nerespectarea repetată a măsurilor de protecție sau atribuirea de către organizație a unor activități periculoase și neacceptate.

Abaterea trebuie documentată, iar partea vizată trebuie informată asupra motivului.

Rezilierea nu trebuie utilizată în mod discriminatoriu sau ca represalii pentru semnalarea unor riscuri și nereguli reale.

Încetarea cauzată de imposibilitatea activității

Dacă apare o situație independentă de voința părților care îngreunează activitatea, contractul poate fi renegociat.

Dacă activitatea devine imposibilă, contractul încetează potrivit legii.

Organizația trebuie să protejeze beneficiarii, să informeze voluntarii și să clarifice cheltuielile și documentele rămase.

Litigiile dintre voluntar și organizație

Neînțelegerile trebuie soluționate mai întâi pe cale amiabilă sau prin mediere.

Dacă soluționarea nu este posibilă, litigiile rezultate din încheierea, executarea, modificarea sau încetarea contractului sunt de competența instanțelor civile.

Legea prevede scutirea de taxă judiciară de timbru pentru acțiunile rezultate din contractul de voluntariat.

Sancțiunile aplicabile organizației-gazdă

Organizația trebuie să acorde o atenție reală contractării și evidenței, nu să trateze documentele ca simple formulare administrative.

Utilizarea voluntariatului pentru evitarea unei relații remunerate, neînregistrarea contractului înainte de activitate, lipsa clauzelor obligatorii și nerespectarea evidenței pot constitui contravenții.

În forma consolidată aplicabilă după modificarea din aprilie 2024, amenda pentru încălcările prevăzute expres de lege este cuprinsă între 10.000 și 20.000 de lei.

Constatarea și aplicarea sancțiunilor sunt realizate de inspectorii de muncă.

Documente și informații necesare pentru contract

• datele de identificare ale voluntarului și organizației-gazdă;
• datele reprezentantului legal și ale coordonatorului;
• perioada, locul și programul estimat al activității;
• descrierea activităților de interes public;
• fișa de voluntariat adaptată persoanei și proiectului;
• fișa de protecție și dovada instruirii;
• cerințele privind pregătirea, abilitățile și starea de sănătate;
• regulile privind confidențialitatea și datele beneficiarilor;
• cheltuielile de transport, hrană, cazare și procedura de decontare;
• informațiile privind asigurarea și raportarea incidentelor;
• condițiile evaluării, certificatului și raportului de activitate;
• procedura de denunțare, preavizul și cazurile de reziliere.

Greșeli frecvente la redactarea contractului

O greșeală frecventă este folosirea voluntarilor de către o societate comercială obișnuită pentru activități generatoare de profit.

Contractul nu trebuie semnat după ce persoana a început deja activitatea.

Fișa de voluntariat și fișa de protecție nu trebuie omise.

Sarcinile nu trebuie descrise prin formulări generale care permit atribuirea oricărei activități.

Voluntarul nu trebuie obligat să respecte un program identic unui angajat dacă acesta nu corespunde disponibilității și naturii voluntariatului.

Decontarea cheltuielilor nu trebuie confundată cu plata unei remunerații ascunse.

Datele beneficiarilor nu trebuie comunicate voluntarului dacă nu sunt necesare activității.

Un minor nu trebuie acceptat fără verificarea vârstei, acordurilor și activităților potrivite.

Orele nu trebuie completate retroactiv fără o evidență reală.

Organizația nu trebuie să refuze certificatul solicitat pentru activitatea efectiv desfășurată.

Completarea online a contractului

Un formular online poate ajuta organizația să introducă datele părților, perioada, programul, coordonatorul și condițiile de încetare.

Documentul poate fi descărcat în format editabil pentru adaptarea activităților și în format PDF pentru semnare.

Contractul generat trebuie completat cu fișa de voluntariat, fișa de protecție, instruirea și înregistrarea în evidența organizației.

Generarea documentului nu transformă o societate neeligibilă în organizație-gazdă și nu permite folosirea voluntarilor în locul angajaților.

De ce este important un contract de voluntariat complet

Documentul protejează voluntarul prin delimitarea activităților, programului, coordonării și riscurilor.

Organizația poate demonstra caracterul de interes public, lipsa remunerației și respectarea obligațiilor de evidență și protecție.

Beneficiarii știu că voluntarii sunt selectați, instruiți și coordonați printr-un program organizat.

Certificatul și raportul permit documentarea perioadei, numărului de ore și aptitudinilor dobândite.

Un Contract de voluntariat bine redactat trebuie să reflecte o activitate liber acceptată, neremunerată și desfășurată în interes public. Contractul trebuie semnat și înregistrat înainte de începere și păstrat împreună cu fișele obligatorii, evidența activității, evaluarea și documentele emise la încetarea colaborării.