Contract de comodat sediu social – model actualizat pentru anul 2026

Contract de comodat sediu social pentru stabilirea gratuită a sediului unei firme

Contract de comodat sediu social este documentul prin care proprietarul sau titularul unui drept de folosință pune gratuit un spațiu la dispoziția unei societăți pentru stabilirea sediului social. Contractul poate fi utilizat la înființarea unei firme, la schimbarea sediului existent sau la prelungirea dreptului de folosință atunci când documentul anterior urmează să expire.

Prin semnarea contractului, societatea nu devine proprietara imobilului și nu dobândește un drept nelimitat asupra acestuia. Firma primește numai dreptul de a folosi adresa și spațiul în condițiile stabilite de părți, pentru perioada și destinația indicate în document.

Oficiul Național al Registrului Comerțului include contractul de comodat printre documentele care pot dovedi dreptul de folosință asupra unui spațiu declarat ca sediu social, sediu profesional sau sediu secundar. În aceeași categorie pot intra contractul de închiriere, actul de proprietate, contractul de uzufruct și alte înscrisuri care conferă un drept legal de folosință.

Ce înseamnă comodatul pentru sediul social

Comodatul, denumit și împrumut de folosință, este un contract cu titlu gratuit. Persoana care oferă spațiul este comodantul, iar societatea care îl primește este comodatarul. La încetarea contractului, societatea trebuie să înceteze folosirea adresei și să îndeplinească formalitățile necesare pentru schimbarea sau prelungirea sediului.

Caracterul gratuit diferențiază comodatul de contractul de închiriere. Proprietarul poate solicita societății să suporte utilitățile și cheltuielile rezultate din activitatea efectiv desfășurată, însă nu ar trebui stabilită o sumă lunară care reprezintă, în realitate, prețul folosinței. Dacă se plătește o chirie, părțile trebuie să folosească un contract corespunzător raportului real.

Contractul de comodat nu autorizează automat desfășurarea oricărei activități în imobil. El dovedește dreptul firmei de a folosi spațiul, în timp ce autorizarea activităților, acordurile vecinilor și celelalte avize trebuie analizate separat.

Sediul social cu activitate și sediul fără activitate

Părțile trebuie să stabilească dacă la adresă se vor desfășura efectiv activități comerciale sau dacă spațiul va fi folosit numai pentru sediu social și primirea corespondenței. Această diferență influențează documentele și acordurile care pot fi necesare.

Dacă sediul se află într-un apartament dintr-un condominiu și utilizarea presupune schimbarea destinației locuinței, pot fi necesare avizul scris al comitetului executiv și acordul prealabil al proprietarilor direct afectați, conform condițiilor prevăzute de Legea nr. 196/2018.

În cazul unei societăți, avizul asociației de proprietari nu este necesar atunci când administratorul declară pe propria răspundere că la sediul social nu se desfășoară activitate. ONRC precizează că această declarație poate fi inclusă în declarația-tip privind condițiile de funcționare.

Cine poate oferi spațiul în comodat

Contractul trebuie semnat de persoana care are dreptul să pună imobilul la dispoziția societății. În mod obișnuit, aceasta este proprietarul înscris în actele imobilului. Dacă spațiul este deținut în coproprietate, trebuie verificat dacă este necesară semnătura tuturor coproprietarilor.

Un uzufructuar sau un alt titular al unui drept asupra imobilului poate oferi folosința numai în limitele dreptului său. O persoană care locuiește la adresă, dar nu este proprietar și nu are drept de subînchiriere sau transmitere a folosinței, nu poate semna valabil numai pentru că utilizează spațiul.

Dacă proprietarul este reprezentat de o altă persoană, trebuie verificată procura și întinderea mandatului. Documentul trebuie să permită în mod clar semnarea unui contract prin care spațiul este pus la dispoziția societății.

Poate asociatul sau administratorul să ofere propriul apartament?

Un asociat ori administrator poate pune gratuit la dispoziția firmei un imobil pe care îl deține. Persoana va semna în calitate de comodant, iar societatea va fi reprezentată la semnare potrivit regulilor din actul constitutiv.

Dacă aceeași persoană semnează atât pentru proprietar, cât și pentru societate, documentul trebuie să arate distinct cele două calități. Este recomandată verificarea regulilor privind reprezentarea firmei și existența deciziei asociatului unic sau a hotărârii asociaților, dacă aceasta este necesară pentru stabilirea sediului.

Ce trebuie să conțină un contract de comodat sediu social

Documentul trebuie să identifice fără echivoc proprietarul, societatea și spațiul pus la dispoziție. Adresa trebuie să corespundă actelor imobilului și datelor care vor fi introduse în actul constitutiv și în cererea adresată registrului comerțului.

• datele de identificare ale comodantului și ale societății;
• calitatea și dreptul comodantului asupra imobilului;
• adresa completă și descrierea spațiului oferit;
• destinația de sediu social și existența sau lipsa activității;
• data începerii și durata dreptului de folosință;
• caracterul gratuit al contractului;
• repartizarea utilităților, cheltuielilor și reparațiilor;
• condițiile de încetare și obligația de eliberare a sediului.

Dacă societatea folosește numai o cameră sau o suprafață determinată din apartament, aceasta trebuie descrisă. Nu este necesar ca întregul imobil să fie dat în folosință dacă sediul poate funcționa într-o parte clar identificată.

Clauzele care trebuie verificate înainte de semnare

Durata contractului și prelungirea sediului

Contractul poate fi încheiat pe o perioadă determinată, de exemplu pentru un an, trei ani sau cinci ani. Data finală trebuie aleasă realist, deoarece expirarea dreptului de folosință poate obliga societatea să înregistreze o prelungire sau o schimbare de sediu.

Părțile pot prelungi durata printr-un act adițional semnat înainte de expirare. Nu este recomandată lăsarea formalității pentru ultima zi, deoarece firma trebuie să pregătească decizia societară, actul constitutiv actualizat și documentele cerute pentru înregistrarea mențiunii.

La schimbarea sediului social în același județ, ONRC solicită, între altele, cererea de înregistrare, declarația privind condițiile de funcționare, hotărârea asociaților sau decizia asociatului unic, dovada dreptului de folosință și actul constitutiv actualizat.

Dacă proprietarul nu dorește prelungirea, societatea trebuie informată suficient de devreme pentru a putea identifica o nouă adresă. Contractul poate include un termen de notificare de 30 sau 60 de zile, în funcție de înțelegerea părților.

Este necesară autentificarea contractului la notar?

Contractul de comodat pentru sediu social poate fi încheiat, de regulă, sub semnătură privată. Părțile îl pot redacta și semna fără autentificare notarială, dacă situația juridică a spațiului și procedura concretă nu impun formalități suplimentare.

ONRC arată că documentele care dovedesc dreptul de folosință, altele decât extrasul de carte funciară și certificatul de rol fiscal, se pot depune în copie certificată de parte sau în copie legalizată, după caz. Contractul de comodat este menționat expres printre înscrisurile acceptate.

Autentificarea poate fi utilă dacă există mai mulți proprietari, dacă semnarea se face prin reprezentant sau dacă părțile doresc o verificare suplimentară a identității și datei. Ea nu înlocuiește însă acordurile și declarațiile cerute separat.

Depunerea contractului la Registrul Comerțului

Contractul se depune împreună cu documentele necesare înființării societății, schimbării sediului sau prelungirii dreptului de folosință. Cererea și actele justificative pot fi depuse la ghișeu, prin poștă ori curier sau prin mijloace electronice, cu respectarea cerințelor privind semnătura electronică și certificarea copiilor.

Solicitantul răspunde pentru legalitatea, autenticitatea și exactitatea informațiilor din documentele depuse. Adresa din contract trebuie să fie identică cu cea din hotărârea societății, actul constitutiv și formularul de înregistrare.

Registratorul poate solicita și alte înscrisuri dacă acestea sunt necesare pentru verificarea situației concrete. Din acest motiv, dosarul trebuie pregătit pe baza listei actuale publicate pentru operațiunea solicitată.

Cheltuielile și utilizarea efectivă a spațiului

Deși folosința este gratuită, contractul poate stabili că societatea achită consumul de energie, internetul, întreținerea suplimentară sau alte cheltuieli generate direct de activitate. Modul de calcul și documentele justificative trebuie descrise clar.

Dacă la sediu nu se desfășoară activitate, consumul societății poate fi inexistent sau foarte redus. Părțile trebuie să evite introducerea unor costuri fixe care ar putea transforma comodatul într-un raport asemănător închirierii.

Firma nu trebuie să modifice spațiul, să monteze echipamente, să afișeze elemente publicitare sau să permită accesul clienților fără acordul proprietarului și fără verificarea autorizațiilor aplicabile.

Cele mai frecvente greșeli la stabilirea sediului prin comodat

Problemele apar atunci când contractul este completat fără verificarea actelor imobilului sau când societatea declară că nu desfășoară activitate, deși primește în mod regulat clienți și angajați la adresă.

• semnarea de către o persoană care nu are drept asupra spațiului;
• omiterea unuia dintre coproprietarii care trebuie să își exprime acordul;
• introducerea unei adrese diferite față de actele imobilului;
• neprecizarea existenței sau lipsei activității la sediu;
• alegerea unei durate prea scurte și omiterea prelungirii;
• confundarea cheltuielilor cu plata unei chirii lunare;
• efectuarea unor modificări fără acordul proprietarului;
• neînregistrarea schimbării după încetarea dreptului de folosință.

O altă greșeală este folosirea aceluiași contract pentru mai multe firme fără să se verifice dacă proprietarul acceptă și dacă spațiul poate fi utilizat în condițiile declarate. Fiecare societate trebuie identificată distinct și trebuie să dețină propriul drept valabil de folosință.

De ce este util un formular pregătit pentru completare

Un model bine structurat ajută proprietarul și societatea să identifice spațiul, durata, destinația și cheltuielile. Câmpurile pregătite reduc riscul omiterii datelor care trebuie să corespundă documentelor depuse la registrul comerțului.

Formularul economisește timp și simplifică stabilirea sediului social, dar trebuie adaptat situației imobilului. Un apartament aflat în coproprietate, un spațiu cu uzufruct sau un sediu la care se desfășoară activitate pot necesita clauze și documente suplimentare.

Înainte de semnare trebuie verificate actele de proprietate, reprezentarea societății, acordurile necesare și durata dorită. Fiecare parte trebuie să păstreze un exemplar, iar actele adiționale trebuie arhivate împreună cu documentul inițial.

Un contract clar asigură un drept valabil asupra sediului

Contractul de comodat pentru sediul social permite unei societăți să folosească gratuit un spațiu pentru stabilirea adresei oficiale. Documentul trebuie să identifice proprietarul, firma, imobilul, durata și modul de utilizare. Dacă la sediu nu se desfășoară activitate, această situație trebuie declarată corespunzător; dacă există activitate într-o locuință, trebuie verificate acordurile și avizele aplicabile. Contractul poate fi încheiat sub semnătură privată și folosit ca dovadă a dreptului de folosință la ONRC. Un formular pregătit simplifică redactarea, însă trebuie corelat cu actele imobilului și cu documentele societății.