Contract de comodat intre persoana fizica si firma – model actualizat pentru anul 2026

Contract de comodat între persoană fizică și firmă – model pentru folosirea gratuită a unui bun

Un contract de comodat între persoană fizică și firmă este documentul prin care o persoană fizică permite unei societăți să folosească gratuit un bun pentru o perioadă determinată sau pentru realizarea unui scop stabilit. Persoana care oferă bunul este denumită comodant, iar firma care îl primește este denumită comodatar.

Contractul poate avea ca obiect un apartament folosit ca sediu social, un birou, o casă, un teren, un autoturism, un utilaj, un calculator, mobilier sau alte bunuri care pot fi utilizate fără a fi consumate. Firma trebuie să restituie același bun la încetarea contractului, ținând cont de uzura produsă prin folosirea normală.

Caracterul gratuit reprezintă un element esențial al comodatului. Firma nu plătește proprietarului o chirie pentru dreptul de folosință. Ea poate suporta însă, dacă documentul prevede acest lucru, cheltuielile generate de utilizarea bunului, precum energia, apa, combustibilul, întreținerea curentă sau anumite reparații.

Un model Contract de comodat intre persoana fizica si firma trebuie să identifice exact părțile și bunul, să stabilească durata, destinația, cheltuielile, persoanele care pot utiliza bunul, condițiile de verificare și procedura de restituire. O formulare generală prin care proprietarul „pune un bun la dispoziția firmei” poate fi insuficientă pentru registrul comerțului, contabilitate sau soluționarea unui conflict.

Ce este contractul de comodat

Comodatul este un împrumut de folosință acordat cu titlu gratuit. Comodantul predă un bun mobil sau imobil pentru utilizare temporară, iar comodatarul trebuie să îl restituie la termen sau după realizarea scopului pentru care a fost oferit.

Firma nu dobândește dreptul de proprietate și nu poate vinde, dona, ipoteca sau utiliza bunul în afara limitelor stabilite de proprietar.

Regulile generale ale comodatului sunt prevăzute la art. 2.146–2.157 din Codul civil. Acestea reglementează caracterul gratuit, folosirea bunului, suportarea cheltuielilor, restituirea și situațiile în care proprietarul poate solicita bunul înainte de termen.

Diferența dintre comodat și închiriere

Prin contractul de comodat, firma primește folosința fără să plătească o chirie.

Prin contractul de închiriere, firma achită proprietarului un preț periodic pentru folosirea spațiului, autoturismului sau echipamentului.

Denumirea documentului nu poate schimba natura reală a relației. Dacă societatea plătește lunar proprietarului o sumă fixă în schimbul utilizării bunului, raportul poate avea caracteristicile unei închirieri chiar dacă documentul este intitulat „comodat”.

Rambursarea facturilor sau a consumurilor reale trebuie delimitată de plata unui preț pentru folosință. Contractul trebuie să explice ce cheltuieli suportă firma și cum sunt acestea calculate și dovedite.

Cine poate avea calitatea de comodant

Comodantul este, de regulă, proprietarul bunului. Acesta trebuie să poată demonstra dreptul său printr-un contract de vânzare, certificat de moștenitor, titlu de proprietate, carte de identitate a vehiculului sau alt document corespunzător.

O persoană care folosește bunul în baza unui alt contract nu trebuie să îl ofere firmei fără să verifice dacă are dreptul să transmită folosința.

Dacă proprietarul este reprezentat prin mandatar, procura trebuie să permită încheierea comodatului, stabilirea duratei și predarea bunului.

Cine semnează pentru firmă

Comodatarul este societatea, nu administratorul sau asociatul în nume personal.

Contractul trebuie să includă denumirea firmei, forma juridică, sediul, codul unic de înregistrare, numărul din registrul comerțului și contul bancar, dacă este relevant.

În numele societății semnează administratorul, reprezentantul legal sau o persoană împuternicită. Numele și calitatea semnatarului trebuie indicate clar.

Dacă proprietarul bunului este și administratorul ori asociatul firmei, acesta trebuie să apară în document în două calități distincte: comodant persoană fizică și reprezentant al comodatarului persoană juridică.

Comodatul încheiat între asociat și propria firmă

Un asociat sau administrator poate pune la dispoziția societății un bun personal, precum un apartament, un autoturism, un laptop sau un utilaj.

Contractul trebuie să fie real, să identifice bunul și să corespundă utilizării efective. Nu este suficientă întocmirea sa numai pentru justificarea unor cheltuieli care nu au legătură cu activitatea firmei.

Părțile trebuie să delimiteze cheltuielile personale de cele generate de utilizarea în interesul societății.

Pentru operațiuni importante, societatea trebuie să verifice dacă sunt necesare o decizie a asociatului unic, o hotărâre a asociaților ori alte aprobări interne.

Contract de comodat pentru sediul social

Una dintre cele mai frecvente utilizări este stabilirea sediului social al unei firme într-un apartament sau într-o casă aparținând unei persoane fizice.

Contractul trebuie să identifice adresa completă, suprafața pusă la dispoziție și scopul utilizării. Poate fi oferită întreaga locuință sau numai o cameră ori o suprafață determinată.

Oficiul Național al Registrului Comerțului include contractul de comodat între documentele care pot atesta dreptul de folosință asupra spațiului destinat sediului social, profesional sau unui sediu secundar.

Documentul trebuie corelat cu actul constitutiv, declarația privind activitatea și celelalte acte solicitate pentru înmatriculare sau schimbarea sediului.

Sediu social fără desfășurarea activității

Firma poate utiliza adresa numai pentru înregistrare, primirea corespondenței și păstrarea documentelor, fără desfășurarea activității economice efective în locuință.

Contractul trebuie să menționeze dacă la sediu nu se primesc clienți, nu lucrează angajați, nu sunt depozitate mărfuri și nu se desfășoară activități care modifică destinația locuinței.

Pentru sediul social situat într-un imobil colectiv cu regim de locuință, avizul privind schimbarea destinației nu este necesar atunci când administratorul sau administratorii declară pe propria răspundere că la sediu nu se desfășoară activitate.

Declarația administratorului este distinctă de contractul de comodat și trebuie depusă prin procedura aplicabilă registrului comerțului.

Sediu social cu activitate în apartament

Dacă în spațiu vor lucra persoane, vor fi primiți clienți, vor fi depozitate produse sau va fi desfășurată o activitate care afectează utilizarea locuinței, trebuie verificată necesitatea schimbării destinației și a avizelor.

În funcție de activitate pot fi necesare acordul asociației de proprietari, acordurile proprietarilor direct afectați și autorizații specifice.

ONRC menționează avizul asociației de proprietari și dovezile autorizațiilor între documentele care pot fi cerute la înființarea unui sediu secundar, atunci când situația concretă și legislația aplicabilă le impun.

Contractul de comodat nu autorizează singur desfășurarea oricărei activități în spațiu.

Contract de comodat pentru punct de lucru

Firma poate utiliza bunul ca punct de lucru, agenție, atelier, birou sau alt sediu secundar.

Documentul trebuie să precizeze suprafața, activitatea permisă, accesul, programul, utilitățile și persoanele care pot utiliza spațiul.

Societatea trebuie să îndeplinească formalitățile de înregistrare a sediului secundar și să depună documentul care dovedește dreptul de folosință.

Comodatul nu înlocuiește declarația privind îndeplinirea condițiilor de funcționare și nici autorizațiile cerute de domeniul de activitate.

Contract de comodat pentru autoturism

O persoană fizică poate pune gratuit la dispoziția firmei un autoturism personal.

Contractul trebuie să indice marca, modelul, numărul de înmatriculare, seria de șasiu, anul de fabricație și datele Cărții de Identitate a Vehiculului.

Trebuie stabilit cine poate conduce mașina, în ce scop poate fi folosită, pe ce teritoriu și cine suportă combustibilul, întreținerea, taxele de drum, parcările și reparațiile.

Firma nu devine proprietar și nu poate vinde, închiria ori transmite mașina unui terț fără acordul proprietarului.

Folosirea autoturismului și cheltuielile firmei

Contractul trebuie să delimiteze utilizarea în interesul firmei de deplasările personale ale proprietarului sau ale altor conducători.

Documentele contabile și fiscale trebuie să demonstreze legătura cheltuielilor cu activitatea economică. Contractul de comodat, de unul singur, nu dovedește că fiecare alimentare, reparație sau deplasare a fost realizată în interesul societății.

Pentru stabilirea deductibilității și a documentelor necesare trebuie consultat contabilul, ținând cont de utilizarea exclusiv profesională sau mixtă și de legislația fiscală aplicabilă perioadei.

Contract de comodat pentru echipamente și utilaje

Comodatul poate avea ca obiect laptopuri, telefoane, imprimante, mobilier, scule, utilaje sau alte echipamente.

Fiecare bun trebuie identificat prin marcă, model, serie, stare și accesorii.

Procesul-verbal trebuie să indice defectele existente și valoarea orientativă, dacă aceasta este relevantă pentru răspundere.

Firma trebuie să utilizeze echipamentul numai în condițiile pentru care a fost proiectat și să permită accesul numai persoanelor instruite.

Identificarea imobilului

Pentru un apartament, o casă, un birou sau un teren trebuie introduse adresa, suprafața, numărul cadastral și numărul de carte funciară, dacă sunt disponibile.

Dacă este transmisă numai o parte a imobilului, aceasta trebuie delimitată. Contractul poate preciza camera, suprafața și dreptul de acces la hol, grup sanitar, curte sau alte zone comune.

Locul de parcare, boxa și garajul nu sunt incluse automat și trebuie menționate separat.

Bunul aflat în coproprietate

Dacă bunul aparține mai multor persoane, trebuie verificată cota și dreptul fiecărui coproprietar.

Pentru transmiterea întregului imobil sau autoturism este recomandată semnarea de către toți proprietarii ori prezentarea unei procuri.

Contractul semnat de un singur coproprietar poate fi contestat dacă afectează dreptul celorlalți asupra întregului bun.

Bunul comun al soților

Dacă bunul a fost dobândit în timpul căsătoriei și face parte din comunitatea de bunuri, trebuie verificat dacă este necesar consimțământul ambilor soți.

Faptul că în documentele administrative apare numai unul dintre soți nu trebuie considerat automat dovada că bunul îi aparține exclusiv.

Pentru sediul social ori utilizarea pe termen lung este recomandată clarificarea regimului matrimonial înainte de semnare.

Durata contractului

Contractul trebuie să indice data de început și data de încetare.

Durata poate fi stabilită în luni sau ani și trebuie să fie corelată cu scopul firmei. Pentru sediul social, perioada trebuie să permită menținerea dreptului de folosință pe durata declarată la registrul comerțului.

Un contract care expiră fără să fie prelungit poate crea probleme privind dovada sediului și continuitatea utilizării.

Părțile trebuie să stabilească dacă prelungirea se realizează automat sau numai prin act adițional.

Predarea bunului către firmă

Predarea trebuie consemnată printr-un proces-verbal.

Pentru imobile se indică starea, cheile, mobilierul, indexurile și defectele. Pentru autoturisme se menționează kilometrajul, combustibilul, documentele, cheile și starea caroseriei.

Pentru echipamente se consemnează seriile, accesoriile, funcționarea și eventualele deteriorări.

Fotografiile pot fi anexate pentru compararea stării inițiale cu cea de la restituire.

Clauzele care trebuie stabilite în funcție de bunul oferit firmei

Cheltuielile necesare folosirii bunului

Firma poate suporta cheltuielile obișnuite necesare utilizării, dacă documentul le atribuie comodatarului.

Pentru un sediu pot fi relevante energia, gazele, apa, internetul, întreținerea și curățenia. Pentru un autoturism pot fi relevante combustibilul, parcările, rovinieta și întreținerea curentă.

Contractul trebuie să stabilească metoda de calcul și documentele justificative. Dacă bunul este utilizat și personal, cheltuielile trebuie repartizate în mod rezonabil.

Plata unei sume fixe proprietarului, fără legătură cu consumul ori costul real, poate ridica problema existenței unei contraprestații pentru folosință.

Utilitățile pentru un sediu aflat într-o locuință

Dacă firma utilizează numai o cameră, contractul trebuie să precizeze suprafața pusă la dispoziție și metoda de repartizare a consumurilor.

Pot fi folosite contoare separate, consumuri măsurate sau o proporție justificată în funcție de suprafață și utilizare.

Firma nu trebuie să suporte automat toate costurile unei locuințe utilizate în principal de proprietar și familia acestuia.

Documentele contabile trebuie păstrate și corelate cu clauzele contractuale.

Reparațiile curente

Firma poate suporta reparațiile minore necesare folosirii normale, dacă acestea sunt prevăzute în contract.

Pentru un spațiu pot fi incluse înlocuirea consumabilelor și remedierea unor defecțiuni provocate prin utilizarea firmei.

Pentru autoturisme și utilaje trebuie stabilite reviziile, piesele consumabile și service-urile permise.

Cheltuielile structurale și reparațiile majore trebuie delimitate de întreținerea curentă.

Investițiile și îmbunătățirile

Firma nu trebuie să modifice imobilul, instalațiile, autoturismul sau echipamentul fără acordul proprietarului.

Contractul trebuie să precizeze dacă amenajările rămân bunului, sunt îndepărtate la final sau sunt compensate.

Un asociat care investește prin firmă într-un imobil personal trebuie să verifice implicațiile contabile și fiscale înainte de efectuarea lucrărilor.

Investițiile importante trebuie aprobate printr-un act adițional care descrie lucrarea, costul și situația acesteia la încetarea comodatului.

Obligațiile persoanei fizice

Comodantul trebuie să predea bunul și să permită folosirea sa potrivit destinației stabilite.

El trebuie să comunice defectele, sarcinile și limitările importante pe care le cunoaște.

Proprietarul nu trebuie să împiedice activitatea firmei prin acces neanunțat, retragerea cheilor sau solicitarea restituirii în afara condițiilor contractuale.

Dacă bunul este necesar urgent din cauza unei situații neprevăzute, proprietarul poate analiza solicitarea restituirii anticipate în condițiile Codulului. citeturn426118search0

Obligațiile firmei

Firma trebuie să folosească bunul cu prudență și numai pentru destinația convenită.

Societatea trebuie să respecte autorizațiile, regulile condominiului, instrucțiunile tehnice și condițiile polițelor de asigurare.

Comodatarul nu trebuie să transmită bunul unei alte persoane, să îl subînchirieze ori să îl utilizeze pentru garantarea propriilor datorii fără acord.

La încetare, firma trebuie să restituie același bun și toate documentele, cheile și accesoriile primite.

Folosirea bunului de către angajați

Contractul poate permite utilizarea de către administratori, angajați sau colaboratori ai firmei.

Pentru un autoturism trebuie identificați șoferii ori categoria persoanelor autorizate și trebuie verificată valabilitatea permiselor.

Pentru utilaje trebuie asigurată instruirea și respectarea cerințelor de securitate.

Firma răspunde față de proprietar pentru persoanele cărora le permite accesul la bun, în limitele contractului și ale legii.

Subînchirierea și transmiterea folosinței

Caracterul gratuit al comodatului nu permite firmei să transforme bunul primit într-o sursă de venit fără acordul proprietarului.

Societatea nu trebuie să închirieze spațiul, autoturismul sau echipamentul unui terț și nici să îl ofere unei alte firme printr-un nou comodat, dacă proprietarul nu a autorizat expres acest lucru.

Pentru sedii partajate ori spații utilizate de mai multe societăți, situația trebuie descrisă încă de la semnare.

Dreptul proprietarului de a verifica bunul

Proprietarul poate verifica modul de utilizare, dar trebuie să respecte activitatea și confidențialitatea firmei.

Contractul poate stabili un termen de notificare și un interval în care verificarea este permisă.

În cazul unei urgențe, accesul poate fi realizat mai rapid pentru protejarea bunului și limitarea unei pagube.

Asigurarea bunului

Părțile trebuie să stabilească cine încheie și plătește asigurarea.

Pentru un autoturism trebuie verificate RCA, CASCO, persoanele autorizate și utilizarea comercială permisă.

Pentru un imobil trebuie analizate polițele obligatorii și facultative, precum și efectul utilizării de către firmă.

Firma trebuie să informeze imediat proprietarul despre accidente, incendii, furt, inundații și alte evenimente.

Răspunderea pentru deteriorări

Firma poate răspunde pentru daunele produse prin folosirea contrară contractului, neglijență, lipsa întreținerii ori intervențiile neautorizate.

Uzura normală trebuie diferențiată de deteriorările imputabile.

Procesul-verbal inițial, fotografiile și documentele de service sunt importante pentru stabilirea cauzei.

Proprietarul nu trebuie să solicite aducerea bunului într-o stare mai bună decât cea existentă la predare.

Încetarea la expirarea duratei

La termen, firma trebuie să înceteze folosirea și să restituie bunul.

Pentru sediul social, societatea trebuie să prelungească dreptul de folosință sau să înregistreze schimbarea sediului înainte de expirarea documentului.

Continuarea utilizării fără un act valabil poate crea probleme administrative și conflicte cu proprietarul.

Încetarea prin acordul părților

Comodantul și firma pot semna un acord prin care stabilesc data încetării.

Documentul trebuie să clarifice predarea, cheltuielile restante, investițiile și eventualele daune.

Pentru un sediu social sau punct de lucru, firma trebuie să îndeplinească separat formalitățile la registrul comerțului.

Restituirea înainte de termen

Contractul poate prevedea cazurile în care proprietarul solicită restituirea anticipată.

Pot fi relevante folosirea în alt scop, deteriorarea, transmiterea neautorizată, neplata cheltuielilor sau necesitatea urgentă și neprevăzută a comodantului.

Notificarea trebuie să indice motivul și termenul de predare.

Pentru sediul unei firme trebuie acordat, când situația permite, un termen rezonabil pentru schimbarea adresei și mutarea bunurilor.

Încetarea dreptului de folosință asupra sediului

Proprietarul trebuie să se asigure că societatea nu continuă să utilizeze adresa după încetarea contractului.

Actul de încetare poate obliga firma să depună mențiunea de schimbare sau desființare a sediului și să prezinte dovada.

Semnarea încetării nu elimină automat adresa din registrul comerțului. Formalitatea trebuie realizată separat prin procedura ONRC aplicabilă.

Restituirea bunului

Restituirea trebuie documentată printr-un proces-verbal final.

Părțile trebuie să verifice inventarul, starea, cheile, documentele, kilometrajul, indexurile și accesoriile.

Trebuie clarificate cheltuielile care nu au fost încă facturate și termenul pentru plata lor.

Predarea fizică fără un document poate face dificilă stabilirea momentului din care firma nu mai răspunde pentru bun.

Caracterul executoriu al obligației de restituire

Codul civil prevede condiții în care un contract de comodat încheiat în formă autentică sau prin înscris sub semnătură privată cu dată certă poate constitui titlu executoriu penire. citeturn426118search0

Un contract nu dobândește acest efect numai pentru că părțile scriu că este „titlu executoriu”. Forma, data, termenul și conținutul obligației trebuie să îndeplinească cerințele legale.

Pentru un bun de valoare mare ori un sediu asupra căruia există risc de refuz al restituirii, forma documentului trebuie analizată înainte de predare.

Este necesar notarul

Contractul obișnuit poate fi semnat sub semnătură privată, fără autentificare notarială obligatorie.

Notarul poate fi util când există coproprietari, procuri, bunuri valoroase, durată mare sau necesitatea unei date certe.

Autentificarea nu înlocuiește formalitățile ONRC, autorizațiile de funcționare și declarațiile referitoare la activitatea desfășurată.

Înregistrarea contractului

Pentru utilizarea drept sediu social sau secundar, contractul trebuie prezentat prin procedura registrului comerțului împreună cu celelalte documente solicitate.

ONRC arată că actul care dovedește folosința poate fi depus în copie certificată de parte sau, după caz, în copie legalizată, coniunii. citeturn212181view1

Contractul gratuit nu trebuie confundat cu o închiriere generatoare de venit pentru proprietar. Implicațiile fiscale ale cheltuielilor plătite de firmă trebuie însă verificate separat.

Semnarea electronică

Contractul poate fi semnat electronic printr-o metodă care permite identificarea semnatarului și protejarea integrității documentului.

O imagine copiată a semnăturii nu oferă automat aceleași garanții ca o semnătură electronică verificabilă.

Părțile trebuie să păstreze fișierul final și dovezile tehnice ale semnării.

Documente și informații necesare pentru completare

• datele complete ale persoanei fizice proprietare;
• denumirea, sediul, CUI-ul și datele firmei;
• numele și calitatea reprezentantului societății;
• actul care dovedește proprietatea sau dreptul asupra bunului;
• adresa, suprafața, seria sau alte date de identificare;
• destinația exactă: sediu social, punct de lucru, autoturism sau echipament;
• precizarea dacă la sediu se desfășoară activitate;
• data predării, durata și condițiile prelungirii;
• cheltuielile suportate de firmă și metoda de calcul;
• persoanele autorizate să folosească bunul;
• regulile privind reparațiile, asigurarea și modificările;
• procesul-verbal de predare și procedura de restituire.

Greșeli frecvente la redactarea contractului

O greșeală frecventă este omiterea caracterului gratuit.

Contractul nu trebuie să prevadă o plată lunară fixă pentru folosință și să fie prezentat drept comodat.

Bunul nu trebuie descris numai prin expresia „apartamentul proprietarului” sau „mașina administratorului”.

Firma nu trebuie confundată cu asociatul sau administratorul care semnează pentru ea.

Un singur coproprietar nu trebuie să transmită întregul bun fără verificarea drepturilor celorlalți.

Contractul nu trebuie să omită dacă la sediul social se desfășoară sau nu activitate.

Cheltuielile locuinței și cele ale firmei nu trebuie amestecate fără o metodă de repartizare.

Investițiile nu trebuie realizate fără acordul proprietarului și fără stabilirea situației lor la încetare.

Societatea nu trebuie să ofere bunul altor persoane fără permisiune.

Expirarea contractului nu trebuie ignorată atunci când adresa este înregistrată ca sediu social.

Completarea online a contractului

Un formular online poate ajuta la introducerea datelor proprietarului, firmei, bunului, duratei și cheltuielilor.

Documentul poate fi descărcat în format editabil pentru verificare și în PDF pentru semnare.

Pentru un sediu social, contractul generat trebuie corelat cu actul constitutiv, declarația privind activitatea și documentele solicitate de ONRC.

Pentru autoturisme și echipamente trebuie anexat un proces-verbal care descrie starea și accesoriile.

De ce este important un contract complet

Persoana fizică poate demonstra că a transmis numai folosința temporară și că a rămas proprietarul bunului.

Firma poate dovedi dreptul de a utiliza spațiul, autoturismul sau echipamentul pentru activitatea sa.

Contractul permite delimitarea cheltuielilor și a responsabilităților pentru reparații și daune.

Procesul-verbal și fotografiile reduc conflictele privind starea bunului la restituire.

Un Contract de comodat între persoană fizică și firmă bine redactat trebuie să reflecte utilizarea reală și gratuită a bunului. Documentul trebuie adaptat destinației, păstrat împreună cu actele de proprietate și completat prin formalitățile ONRC, contabile și administrative necesare situației concrete.