HACCP
Vrei să pregătești documentația HACCP pentru siguranța alimentelor? Completează datele firmei, etape…
Vrei să stabilești activitatea unei persoane în baza unui contract de mandat? Completează atribuțiile, remunerația, durata, responsabilitățile și condițiile de încetare, iar documentul final îl poți descărca în format Word, PDF și RTF.
Document întocmit în temeiul art. 2009 și urm. din Codul civil.
Mandant: , CNP / CUI: , cu domiciliul / sediul în , denumit „Mandantul".
Mandatar: , CNP / CUI: , cu domiciliul / sediul în , denumit „Mandatarul".
Mandantul împuternicește Mandatarul să încheie, în numele și pe seama sa, următoarele acte juridice: .
Mandatul se acordă pe perioada – și are caracter .
Pentru îndeplinirea mandatului, Mandantul plătește Mandatarului suma de lei. Cheltuielile efectuate de Mandatar în executarea mandatului se rambursează de către Mandant.
Mandatarul se obligă să execute mandatul cu diligența unui bun proprietar, să dea socoteală Mandantului și să îi remită tot ce a primit în temeiul mandatului (art. 2017–2019 Cod civil). Mandantul se obligă să pună la dispoziția Mandatarului mijloacele necesare și să ratifice actele încheiate în limitele împuternicirii.
Mandatul încetează prin executare, prin revocarea de către Mandant, prin renunțarea Mandatarului sau în celelalte cazuri prevăzute la art. 2030 din Codul civil.
Prezentul contract se completează cu dispozițiile Codului civil. Orice modificare se face în scris.
Încheiat astăzi, , la , în două exemplare originale.
Expresia angajat cu contract de mandat este folosită frecvent pentru a descrie o persoană care desfășoară activități pentru o societate fără să aibă un contract individual de muncă. Din punct de vedere juridic, formularea trebuie utilizată cu atenție, deoarece persoana care lucrează exclusiv în baza unui contract de mandat nu dobândește automat calitatea de salariat.
Prin contractul de mandat, o persoană, denumită mandatar, se obligă să îndeplinească anumite acte juridice pe seama unei alte persoane, denumită mandant. În cadrul unei societăți, mandatul este întâlnit în special în cazul administratorilor, directorilor, managerilor sau altor persoane cărora li se acordă dreptul de reprezentare și conducere.
Contractul trebuie să descrie clar funcția persoanei, atribuțiile primite, limitele dreptului de reprezentare, remunerația, obiectivele, răspunderea și condițiile de încetare. Utilizarea unui model general fără adaptare poate crea riscul ca raportul să fie interpretat diferit de intenția părților.
Persoana care are numai un contract de mandat nu este, în sensul obișnuit al legislației muncii, un salariat. Calitatea de salariat rezultă din încheierea unui contract individual de muncă prin care persoana prestează muncă pentru și sub autoritatea angajatorului, în schimbul unui salariu.
În cazul mandatului, raportul se bazează în principal pe încrederea acordată mandatarului și pe dreptul acestuia de a îndeplini acte juridice sau atribuții de administrare și reprezentare. Mandatarul are, de regulă, o autonomie mai mare în organizarea activității decât un salariat obișnuit.
Tratamentul fiscal al indemnizației poate fi asemănător celui aplicabil veniturilor salariale, însă această împrejurare nu transformă automat contractul de mandat într-un contract individual de muncă. Natura raportului trebuie analizată separat de modul de impozitare a remunerației.
Contractul de mandat este folosit în situațiile în care societatea dorește să încredințeze unei persoane atribuții de conducere, administrare sau reprezentare. Nu este recomandată utilizarea sa pentru orice activitate prestată în cadrul firmei.
Contractul poate fi întâlnit în cazul:
Dacă persoana execută zilnic sarcini operative, respectă un program fix, se află într-o relație permanentă de subordonare și desfășoară activitatea în aceleași condiții ca salariații, societatea trebuie să analizeze dacă forma corectă nu este contractul individual de muncă.
| Element analizat | Contract de mandat | Contract individual de muncă |
|---|---|---|
| Calitatea persoanei | Mandatar, administrator, director sau reprezentant | Salariat |
| Obiectul principal | Administrarea, reprezentarea sau îndeplinirea unor acte juridice | Prestarea muncii pentru angajator |
| Relația dintre părți | Autonomie în limitele mandatului acordat | Muncă prestată sub autoritatea angajatorului |
| Remunerația | Indemnizație, remunerație fixă, variabilă sau mixtă | Salariu |
| Programul de lucru | Se stabilește numai dacă este necesar pentru executarea mandatului | Este reglementat prin contract și legislația muncii |
| Concediul de odihnă | Nu rezultă automat din Codul muncii | Reprezintă un drept legal al salariatului |
| Evaluarea activității | Obiective, indicatori de performanță și rezultate | Criterii de evaluare profesională și atribuții de serviciu |
| Încetarea | Expirare, revocare, renunțare sau alte cauze prevăzute | Modalitățile prevăzute de Codul muncii |
| Răspunderea | Răspundere contractuală și reguli specifice funcției | Răspundere disciplinară, patrimonială și celelalte forme aplicabile salariatului |
| Evidența salariaților | Nu se înregistrează automat ca raport de muncă | Contractul se înregistrează în sistemul de evidență a salariaților |
Contractul se încheie între mandant și mandatar. În cadrul unei societăți, mandantul este compania, reprezentată de persoana sau organul competent să semneze documentul.
Mandatarul este persoana fizică desemnată să îndeplinească atribuțiile de conducere, administrare sau reprezentare. În anumite situații, mandatul poate fi acordat și unei persoane juridice, dacă legislația și natura funcției permit această variantă.
Contractul trebuie să arate în baza cărui document a fost desemnat mandatarul. Pentru un administrator sau director poate exista o hotărâre a adunării generale a asociaților, o decizie a asociatului unic, o hotărâre a consiliului de administrație ori un alt act de numire.
În cazul funcțiilor de conducere ale unei societăți, contractul de mandat poate fi precedat de un act de numire. Numirea și contractul nu trebuie confundate.
Prin hotărârea de numire se stabilește persoana care va ocupa funcția, durata mandatului și, după caz, puterile principale acordate. Prin contract sunt detaliate drepturile și obligațiile părților, remunerația, obiectivele și răspunderea.
Documentul trebuie semnat în numele societății de persoana care are competența necesară. Mandatarul nu ar trebui să semneze contractul atât în nume propriu, cât și în numele societății, fără existența unei autorizări clare care să înlăture riscul unui conflict de interese.
Conținutul documentului depinde de funcția ocupată și de dimensiunea societății. Un contract pentru administratorul unei firme mici poate fi diferit de contractul unui director general care coordonează sute de angajați.
În mod obișnuit, contractul va include:
Obiectul trebuie să arate activitățile pe care mandatarul le va desfășura în numele sau pe seama societății. O formulare foarte generală, precum „conducerea activității firmei”, poate fi insuficientă.
Contractul poate stabili că mandatarul are obligația de a administra societatea, de a pune în aplicare hotărârile asociaților, de a reprezenta firma în raporturile cu terții și de a urmări atingerea obiectivelor aprobate.
Pentru o misiune limitată, obiectul poate consta în negocierea unui contract, coordonarea unei restructurări, reprezentarea într-o anumită procedură sau realizarea unui proiect de management.
Atribuțiile trebuie corelate cu actul constitutiv, hotărârea de numire și regulile interne ale societății. Contractul nu trebuie să acorde puteri care aparțin exclusiv asociaților sau unui alt organ de conducere.
Mandatarul poate primi, după caz, următoarele atribuții:
Pentru operațiunile cu valoare ridicată poate fi prevăzută obligația obținerii unei aprobări prealabile din partea asociaților sau a consiliului de administrație.
Contractul trebuie să stabilească dacă mandatarul poate reprezenta singur societatea sau dacă este necesară semnătura unei alte persoane. De asemenea, pot fi introduse limite valorice și teritoriale.
Printre limitările posibile se află:
Limitările interne trebuie corelate cu regulile privind reprezentarea societății față de terți și cu informațiile înscrise în registrele publice aplicabile.
Mandatul poate fi acordat pentru o perioadă determinată sau pentru realizarea unei operațiuni precise. În cazul administratorilor și directorilor, durata trebuie corelată cu hotărârea de numire și cu actul constitutiv.
Contractul trebuie să indice data începerii și data expirării. Dacă mandatul poate fi reînnoit, documentul poate descrie procedura și autoritatea competentă să aprobe un nou mandat.
Continuarea activității după expirarea perioadei fără o decizie clară poate crea incertitudine privind dreptul persoanei de a reprezenta societatea. Este recomandată adoptarea documentelor de prelungire înainte de expirare.
Mandatarul poate primi o indemnizație fixă, o remunerație variabilă sau o combinație între cele două. Contractul trebuie să precizeze valoarea brută, periodicitatea plății și condițiile în care remunerația devine datorată.
Componenta fixă poate fi stabilită lunar, trimestrial sau pentru întreaga durată a misiunii. Componenta variabilă poate depinde de cifra de afaceri, profit, reducerea costurilor, dezvoltarea portofoliului de clienți sau alți indicatori măsurabili.
Contractul trebuie să evite obiectivele imposibil de verificat. Pentru fiecare bonus este recomandată indicarea formulei de calcul, a perioadei de evaluare, a sursei datelor și a persoanei care confirmă îndeplinirea condițiilor.
Tratamentul fiscal depinde de calitatea mandatarului, de natura mandatului și de prevederile fiscale în vigoare la momentul plății. Indemnizațiile administratorilor, directorilor și ale altor persoane aflate în situații expres prevăzute pot fi încadrate fiscal în categoria veniturilor asimilate salariilor.
Societatea trebuie să verifice obligațiile privind calcularea, reținerea, declararea și plata impozitului și a contribuțiilor sociale. Faptul că venitul este impozitat în mod asemănător salariului nu conferă automat toate drepturile unui salariat.
Înainte de stabilirea remunerației nete sau a unor beneficii suplimentare este recomandată verificarea regimului fiscal împreună cu persoana care asigură contabilitatea societății.
Persoana care lucrează exclusiv în baza unui contract de mandat nu beneficiază automat de concediul de odihnă reglementat pentru salariați. Părțile pot însă stabili contractual perioade în care mandatarul nu este obligat să desfășoare activitatea curentă.
Contractul poate reglementa numărul zilelor de absență, procedura de notificare, continuitatea reprezentării și efectul asupra remunerației. Pentru administrator sau director trebuie stabilit cine poate îndeplini atribuțiile urgente în perioada absenței.
O asemenea clauză contractuală nu trebuie prezentată automat ca un concediu de odihnă acordat în temeiul Codului muncii, deoarece natura juridică a raportului este diferită.
Mandatarul poate avea obligația de a participa la ședințe, de a fi disponibil în anumite intervale sau de a desfășura activitatea la sediul societății. Aceste cerințe pot fi prevăzute în contract dacă sunt necesare pentru executarea mandatului.
Totuși, stabilirea unui program identic cu cel al salariaților, controlul permanent al prezenței și subordonarea față de un superior pot reprezenta indicii care trebuie analizate în raport cu natura reală a activității.
Contractul poate stabili obiective și termene fără să transforme automat mandatul într-un raport de muncă. Important este modul efectiv în care părțile își desfășoară relația, nu doar denumirea documentului.
În anumite situații, aceeași persoană poate avea atât un mandat, cât și un contract individual de muncă, dacă cele două raporturi au obiecte și atribuții distincte și dacă nu există o incompatibilitate legală.
De exemplu, o persoană poate exercita o funcție de administrator în baza mandatului și poate desfășura separat o activitate tehnică în baza unui contract individual de muncă. Sarcinile, remunerațiile și răspunderea trebuie delimitate clar.
Nu este recomandat ca ambele documente să prevadă aceleași atribuții. Suprapunerea poate genera dificultăți privind timpul de lucru, plata remunerației, evaluarea și încetarea fiecărui raport.
Mandatarul poate avea acces la informații financiare, comerciale, tehnice și strategice. Contractul trebuie să stabilească obligația de a nu divulga și de a nu utiliza aceste informații în interes propriu sau în interesul unei alte persoane.
Clauza poate identifica:
Informațiile care sunt deja publice sau care trebuie comunicate în baza unei obligații legale nu ar trebui tratate în același mod ca secretele comerciale ale societății.
Mandatarul trebuie să urmărească interesele societății și să informeze despre situațiile în care interesul său personal poate influența deciziile luate. Contractul poate include o procedură de declarare și soluționare a conflictelor de interese.
Pot fi reglementate tranzacțiile cu firme deținute de mandatar, contractele cu membrii familiei, primirea unor avantaje de la furnizori și participarea la activități concurente.
Pentru o operațiune în care există un interes personal, mandatarul poate avea obligația de a nu participa la decizie și de a solicita aprobarea organului competent al societății.
Contractul poate limita desfășurarea unor activități concurente pe durata mandatului. Clauza trebuie să fie suficient de clară și proporțională cu interesul legitim protejat.
Este recomandată indicarea activităților interzise, a teritoriului, a perioadei și a companiilor ori categoriilor de concurenți vizate. O interdicție generală și nelimitată poate fi dificil de aplicat.
Dacă restricția continuă după încetarea contractului, condițiile trebuie analizate cu atenție în raport cu libertatea persoanei de a desfășura activități profesionale.
Pentru funcțiile de conducere, remunerația variabilă poate fi legată de indicatori de performanță. Aceștia trebuie să fie măsurabili și adaptați atribuțiilor mandatarului.
Pot fi utilizați indicatori precum:
Contractul trebuie să precizeze dacă neatingerea obiectivelor reduce numai componenta variabilă sau poate constitui și un motiv pentru revocarea mandatului.
În executarea mandatului, persoana poate efectua deplasări, poate achita taxe sau poate cumpăra servicii necesare societății. Documentul trebuie să stabilească ce cheltuieli sunt rambursabile și ce aprobări sunt necesare.
Se pot deconta transportul, cazarea, taxele de participare, serviciile profesionale, protocolul și alte costuri justificate. Pentru evitarea disputelor trebuie stabilite limite valorice și documentele justificative acceptate.
Cheltuielile personale sau cele efectuate în afara atribuțiilor nu ar trebui suportate de societate.
Mandatarul răspunde pentru îndeplinirea obligațiilor asumate și pentru prejudiciile cauzate prin încălcarea contractului sau a regulilor aplicabile funcției sale. Întinderea răspunderii depinde de natura faptei, de atribuțiile primite și de prejudiciul produs.
Contractul poate reglementa obligația de a acționa cu prudență, diligență, loialitate și în interesul societății. Mandatarul trebuie să respecte limitele aprobate și să informeze mandantul despre situațiile importante.
Nu este recomandată introducerea unei clauze prin care mandatarul este exonerat în mod general pentru orice faptă. De asemenea, penalitățile și despăgubirile trebuie formulate proporțional și adaptate naturii contractului.
Mandatarul poate avea obligația de a prezenta rapoarte lunare, trimestriale sau la finalul mandatului. Rapoartele permit societății să verifice deciziile, contractele semnate și rezultatele obținute.
Raportul poate include:
La solicitarea mandantului, persoana trebuie să poată prezenta documentele justificative aferente operațiunilor realizate.
Mandatul poate înceta prin revocarea persoanei desemnate, în condițiile legii, ale actului constitutiv, ale actului de numire și ale contractului. Autoritatea competentă pentru numire este, de regulă, și cea care poate decide revocarea.
Contractul trebuie să prevadă efectele revocării asupra remunerației, bonusurilor și beneficiilor. De asemenea, trebuie stabilit dacă revocarea fără un motiv contractual poate determina plata unor despăgubiri.
Revocarea din funcție și încetarea tuturor obligațiilor contractuale trebuie corelate. Pot exista obligații care continuă după încetare, precum confidențialitatea, predarea documentelor sau răspunderea pentru operațiunile anterioare.
Persoana desemnată poate renunța la mandat, cu respectarea condițiilor contractuale și a obligației de a evita producerea unui prejudiciu societății. Este recomandată transmiterea unei notificări scrise.
Contractul poate stabili un termen de notificare care să permită numirea unui înlocuitor și predarea responsabilităților. Pentru situațiile urgente trebuie indicată persoana care va prelua temporar atribuțiile.
Mandatarul trebuie să continue îndeplinirea actelor urgente în măsura necesară pentru protejarea intereselor societății, dacă încetarea imediată ar produce un prejudiciu și dacă legea impune o asemenea conduită.
Contractul de mandat poate înceta prin:
Încetarea trebuie urmată de îndeplinirea formalităților societare și de actualizarea informațiilor în registrele competente, atunci când persoana era înscrisă ca administrator sau reprezentant.
La finalul colaborării, mandatarul trebuie să predea documentele, parolele, echipamentele și bunurile primite. Predarea este recomandat să fie consemnată într-un proces-verbal.
Procesul-verbal poate cuprinde:
Societatea trebuie să modifice drepturile de acces și autorizările bancare imediat ce mandatul încetează.
Denumirea documentului nu este suficientă pentru a stabili natura raportului. Dacă activitatea este desfășurată în condiții specifice unui raport de muncă, autoritățile sau instanța pot analiza situația efectivă.
Un risc ridicat poate exista atunci când persoana:
Părțile trebuie să aleagă tipul de contract în funcție de activitatea reală, nu doar în funcție de costuri sau de denumirea funcției.
Termenii sunt utilizați uneori pentru documente asemănătoare, însă conținutul concret poate varia. Contractul de management pune accent pe conducerea unei activități și pe atingerea unor indicatori, în timp ce mandatul se bazează pe puterile acordate pentru administrare și reprezentare.
Un contract poate conține atât atribuții de management, cât și un mandat de reprezentare. În acest caz trebuie indicate clar operațiunile pe care managerul le poate efectua în numele societății.
Denumirea contractului nu trebuie să ascundă natura reală a raportului. Este importantă analiza atribuțiilor, autonomiei, răspunderii și modului efectiv de desfășurare a activității.
Administratorul unei societăți cu răspundere limitată poate avea atribuții stabilite prin actul constitutiv, hotărârea asociaților și contractul de mandat. Documentele trebuie să fie corelate pentru a evita contradicțiile.
Contractul poate detalia remunerația administratorului, limitele operațiunilor, obligația de raportare și procedura de încetare. Nu trebuie acordate prin contract puteri pe care actul constitutiv le rezervă asociaților.
Dacă administratorul este și asociat, cele două calități trebuie delimitate. Drepturile sale de asociat nu se confundă cu obligațiile asumate în calitate de administrator.
Directorului îi pot fi delegate atribuții privind conducerea operativă a societății. Contractul trebuie să arate relația sa cu administratorul sau consiliul de administrație și limitele în care poate reprezenta firma.
Pentru director pot fi stabilite obiective anuale, bugete, limite de semnătură și obligații periodice de raportare. Remunerația poate conține o componentă fixă și una variabilă.
Persoana care poartă numai denumirea internă de „director”, dar nu are un mandat real de conducere sau reprezentare, poate avea nevoie de un contract individual de muncă, în funcție de activitatea efectivă.
Printre cele mai frecvente probleme se află:
Societatea și mandatarul trebuie să verifice dacă forma contractuală aleasă corespunde activității reale. În cazul administratorilor sau directorilor trebuie analizate și actul constitutiv, hotărârea de numire și regulile speciale aplicabile societății.
Înainte de semnare trebuie verificate:
Nu automat. Persoana are calitatea de mandatar, administrator, director sau reprezentant, în funcție de documentele semnate. Calitatea de salariat rezultă dintr-un contract individual de muncă.
Contractul de mandat nu se înregistrează automat în evidența salariaților ca un contract individual de muncă. Pentru administrator sau director pot exista alte formalități societare, fiscale și declarative.
Da. Contractul poate prevedea o indemnizație fixă lunară, o componentă variabilă sau ambele. Valoarea brută și condițiile de plată trebuie stabilite clar.
Nu beneficiază automat de concediul de odihnă prevăzut pentru salariați. Părțile pot stabili contractual perioade de absență sau suspendare a activității.
Tratamentul depinde de tipul mandatului și de calitatea persoanei. Pentru anumite indemnizații ale administratorilor și directorilor se aplică regimul fiscal al veniturilor asimilate salariilor.
Poate fi posibil atunci când atribuțiile din contractul individual de muncă sunt distincte de cele exercitate în baza mandatului și nu există o interdicție sau incompatibilitate aplicabilă.
Forma duratei depinde de natura mandatului și de regulile aplicabile funcției. Pentru administrator sau director, durata trebuie corelată cu hotărârea de numire și cu actul constitutiv.
Revocarea poate fi decisă de organul competent în condițiile aplicabile. Contractul trebuie să stabilească efectele asupra remunerației, bonusurilor și eventualelor despăgubiri.
Contractul poate prevedea disponibilitatea necesară executării mandatului. Un program rigid și o subordonare identică celei existente într-un raport de muncă trebuie însă analizate cu atenție.
Da. Obiectivele trebuie să fie clare, măsurabile și corelate cu atribuțiile persoanei. Documentul trebuie să stabilească modul de evaluare și efectul asupra remunerației.
Nu este recomandat. Contractul trebuie folosit atunci când activitatea presupune efectiv reprezentare, administrare, conducere sau îndeplinirea unor acte juridice. Pentru munca prestată sub autoritatea unui angajator poate fi necesar un contract individual de muncă.
Vrei să pregătești documentația HACCP pentru siguranța alimentelor? Completează datele firmei, etape…
Vrei să stabilești regulile de organizare și conduită aplicabile în cadrul unei firme? Completează p…
Vrei să stabilești condițiile unei colaborări între două firme? Completează datele societăților, ser…